存货管理制度
第一章总则
第一条为规范公司存货进出管理、堆放管理, 确保存货账实相符, 以及加快存货盘活管理等, 特制定本制度。
第二条存货是指企业生产经营过程中为销售或者耗用而储备的物资, 包括原材料、包装物、低值易耗品、库存商品( 库存房) 、委托加工物资、委托代销商品及其它小额耗材等。
第三条存货管理岗位的职责分离
(一)订货人员与复核、审批人员的岗位分离;
(二)订货人员与验收、存货保管人员岗位分离;
(三)存货保管人员、会计记账人员岗位分离;
(四)存货的盘点应由存货保管人员、会计记账人员及独立于这些岗位之外的人员共同进行。
第四条存货应当制定各品种最高库存量, 明确责任人。
同时, 凡是库存已达到最高库存量的存货, 仓管员应当拒绝收货。
第五条未经财务部门同意, 不得私自设置仓库, 车间尚未使用或剩余的物质在月末盘点时必须全面盘点, 不得以任何理由私藏存货。
同时, 也不得私自增加仓库有关人员。
第六条仓库划分为待检区、退货区、合格区、次品区和寄存区。
1、待检区: 以黄色标识牌表示, 是指已收到采购通知入库但质检部待查质量而将物资存放的区域。
2、退货区: 以灰色标识牌表示, 是指物资在使用过程中经确认属于供应商产品的质量问题, 采购部正在或拟向供应商要求退货的物资而将其存放的区域。
3、合格区: 以绿色合格标识牌表示, 是指已收到采购通知入库并经质检部检验质量确认质量合格而将物资存放的区域。
4、次品区: 以蓝色标识牌表示, 是指物资在使用过程中经确认不能再使用或不能以正品( 合格品) 看待而将其存放的区域。
5、寄存区: 以茶色标识牌表示, 是指经公司领导同意让供应商寄放或客户采购后寄放而将物资暂时存放的区域。
第七条企业设置废品仓库, 并由仓管员建立废品台账。
各仓库不应该存在废品物资, 应当定期清理, 而次品区域的物资更应当及时处理, 该转入废品仓库的要及时转入废品仓库, 仓管员应当承担起管理的责任。
待检区和寄存区的物资不能内部领用和销售。
寄存区的物资如果是供应商或客户自己使用, 也要办理相关财务手续后才能发放, 确保账实相符。
第八条仓库进出物资必须办理入库手续和出库手续, 涉及的所有票据都必须经仓管员签字确认才是有效的单据; 没有经过仓库的物资, 仓管员不得给予开具票据, 也不得给予签字确认。
第九条仓库所有票据的内容必须填写完整、书写工整、不
得涂改。
否则, 视同票据无效。
会计收到仓库传来的票据, 必须认真审核, 发现不符合要求的必须及时退回和纠正, 确保票据书写规范。
第二章存货进出管理
第十条存货进出仓库, 仓管员应当和当事人当面点清数量, 当面开具单据( 包括入库单、出库单和收据证明单据) , 做到单据和数量完全相符。
当事人领用材料的领料单须经领用单位负责人审批。
第十一条存货的采购, 应本着节约与需要相结合的原则, 货比三家。
(一)低值易耗品(办公用品)的购买和验收: 由办公室负责, 其它部门不准购买, 否则不予报销。
(二)材料, 包括工程用材料及修理用材料和生产用材料: 由相应业务部门购买, 大宗材料, 应采用合同形式。
第十二条原辅材料、包装物、外购商品、修理用备品备件等应遵循如下入库流程:
1、待检程序: 仓库凭采购人员的采购通知单或订单和供应商的送货单或发票按品种、规格型号、数量与供应商当场点清数量后入待检区, 并当天上报质检部门, 同时挂上黄色标识牌。
质检部门能够即时检验的, 可直接进入以下”入库程序”办理入库。
2、入库程序: 质量检验合格后, 仓管员凭质量检验报告确认的品种、规格型号、数量填制”入库单”, 并由质检员签字确
认。
同时将物资转入合格区, 挂上绿色合格标识牌。
质量检验报告由仓管员负责保管, 采购通知单( 或订单) 和供应商的送货单或发票随同”入库单”报送财务部门。
入库单一式四联, 一联存根, 一联售货方结账用, 一联本单位会计记账, 一联业务部门对账。
3、退货程序: 质量检验不合格的物资应当及时退货, 同时挂上灰色标识牌。
同时, 仓管员要跟踪管理退货。
第十三条为使库存资金最小化, 公司低值易耗品原则上实行零库存管理。
低值易耗品的领用必须建立领用登记簿, 就领用的时间、部门、物品名称及数量、领用人进行登记, 否则不准领用。
部门负责人对部门内领用的低值易耗品数量及使用状况负责, 手续不全的财务部门有权不予报销。
财务部门对已报销的低值易耗品建立备查账, 进行登记。
第十四条原辅材料、包装物、外购商品、修理用备品备件等出库时, 仓管员凭台账会计由相关合同和总经理的审批条而开具的”领料单”发货, 并根据实际发货数量填写”出库单”, 仓管员和保安凭单据放行。
出库单一式四联, 一联存根, 一联售货方结账用, 一联本单位会计记账, 一联业务部门对账。
第三章存货堆放和日常管理
第十五条仓库必须设置消防设施, 通道必须宽敞, 门窗必须符合防盗要求, 电力设施必须符合消防部门的要求, 以确保存货安全。