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3、以“不同属性”为划分标准，数据库文件又有 FOXBASE(动态数据基地)数据库、FOXPRO(“京通” 软件应用的)数据库、ACCESS(通路)数据库、 ORCAL(“灵通”软件应用的)数据库等。而 无论数据 库文件还是非数据库文件，又有文本文件、超文本文 件和纯文本文件之分。文本文 件带有一定的格式。超 文本文件是集文、像、声于一体的多媒体文件。纯文 本文件是不带格 式的文本文件。 以“数据的表现形式”为划分标准，它有字符文件、 表格文件、图文混排文件、数据库文件 、图形文件、 动态影像文件与声音文件之分。
的文件。
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1.2电子文件分类
1、“载体的异同”划分标准，可以把电子文 件分为光盘文件、硬盘文件、软盘文件和磁带 文件。光盘文件要通过光盘驱动器识读，硬盘 文件要通过硬盘驱动器识读，软盘文件要通过 软 盘驱动器识读，磁带文件要通过磁带机识 读。为适应不同的主、客观需求，人们可以通 过一 定的设备和技术，将这一载体上的文件 移植到那一载体上去。
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2电子档案的管理
2.1 电子文件的管理原则包括 1、 完整性原则 2、 可读性原则 3、可靠性原则
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2.2电子档案的管理体系
1、 集中统一管理电子档案的问题 2、 纸质文件和电子文件双套归档问题 3、 文书档案管理一体化问题
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3电子档案归档
3.1机读文件的归档范围 机读文件的归档范围原则上与纸质文件的归档范围相同，凡
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2、以“文件的不同用途”分，又可以把光盘文件、 硬盘文件、软盘文件、磁带文件分为程序文件和数据 文件两大类。程序文件是管理设备、生成数据文件的 文件，数据文件是供人们利用 加工的数据信息的集合。 而程序文件又有系统软件和应用软件之分。以“文件 内数据的组合 形态”为划分标准，数据据文件又有数 据库文件与非数据库文件之分。数据库文件内的数据 关联性强，非数据库文件内的数据关联性弱。
3．与数据文件配套的计算机软件、程序和技术文档 （纸质文件）。这些程序和文件是机读文件的配套 资料，只有借助这些资料，才能够阅读机读文件。 因此，这些资料也需同时收集齐全。属本单位自行 开发的软件、程序（包括其技术文档）可以归档， 属从外单位引进的商品化软件，可作为资料保存而 不归档。归档时应注意机读文件和其相关程序、软 件（也是一种机读文件）等保持整体完备性。
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而各类数据文件，按“依存环境”分，又有WPS文件(具有 金山中文处理软件提供的格式 )、DOC文件(具有微软中文 处理软件提供的格式)、XLS文件(具有EXCEL工作簿软件提 供的表格格式)、XLS文件(具有EXCEL工作簿软件提供的表 格格式)、DBF文件(FOXBA SE数据库格式)、BMP文件(位 图文件格式)、CDA文件(声音文件格式)、TXT文件 (纯文本 文件格式)等等的分别。格式不同，所需操作条件就不相同， 操作方法也有不同。而 同一内容的文件，又有屏幕文件和 存盘文件之分。屏幕文件是在编辑文件，而存盘文件是已 编辑文件。存盘文件又有正式文件与备份文件之分。正式文 件是文件的正本，备份文件是文件的副本。正式文件还有源 文件与目标文件、只读文件可与读写文件、显性文件和隐藏 文件之分。源文件是提供编辑数据的文件，目标文件是接受 编辑数据的文件；只读文件是只能读 出禁止写入的文件， 可读写文件是可以再编辑的文件；显性文件是可见文件，隐 藏文件是在 一定条件下才能显现的文件。它们都是能够满 足人们特定需要的电子文件。可以预料，今后，随着电脑应 用实践的不断发展，还会有新的文件类型涌现。
电子文件的两个基本特征：
第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进
制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子
文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与
其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种两种数码的组合
来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比
是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的机读文件均属 归档范围。但考虑到机读文件的特性，应注意下述文件的收 集和归档。 1．纸质文件不能代替的机读文件。对于纸质文件不能代替 的机读文件，要特别注意归档，并且注意制备一定数量的机 读文件备份同时存放。 2．与纸质文件内容相同的机读文件。在今后相当长的一段 时期内，纸质文件和机读文件，纸介质和磁介质两种载体也 许会长期并存。同样内容的文件有纸质文件形式也有机读文 件形式，应当注意将两者同时归档。机读文件的查询速度快、 可复用性好，这些特点会在档案利用中发挥作用。这类机读 文件归档时应注意和相应的管纸理课件质文件建立对应关系。 10
第十章 电子档案管理
1电子档案 2电子档案的管理 3电子档案的归档 4电子档案的利用
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1电子档案
1.1电子档案的定义 电子档案是指利用计算机技术形成的，以代码
形式存 贮于特定介质上的档案。 又称为机读 档案或数字式档案。
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新近颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》中，电子文件 的定义为“电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式 存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、 处理，并可在通信网络上传送的文件。”
4．没有保存价值的机读文件不归档。没有实用价值 的中间数据、草稿、程序软件等不必归档。
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3.2建立机读文件归档制度
目前机读文件还没有统一的归档规范。因此，在 进行归档工作时，应当特别注意建立必要的、切 实可行的归档制度，对机读文件的归档范围、时 间、份数、手续等加以规定。特别注意和计算技 术人员密切配合，确保归档的机读文件的完整性、 可靠性和可用性。
特存储于计算机存储器（包括内存储器和各种外存储器）中，并
可通过通信网络进行传输。
第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属
性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信
息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。
从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念
的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征