2．会议场外的科学管理 （1）经费 会前做好经费预算，合理安排使用。 （2）食宿 根据与会人数预定房间、安排食宿。 （3）交通 保证会议用车、停车，合理分配车次。 （4）活动 会议期间的参观、休闲、接见、宴请等活动，要安排细致，时间、地点、场所、人员都要 细致落实。 （5）保健保安 会议期间要做好会场、住宿的安全保卫工作，确保无重大事故发生。
[小窍门]
如何做好检查催办的工作呢？ 一要加强催办人员的责任心，健全责任制，责任到人。一人负责一项或几项催办工作，及 时了解催办工作，解决出现的问题。 二是健全登记制度，建立催办登记薄，定期记载催办事项的进展情况。 三要建立反映汇报制度，采用口头、书面、专题等各种形式，定期或不定期地向领导反映 催办事项落实的情况。 检查催办的具体办法多种多样，常用的有发催办通知单，打电话催办，直接派人检查催办。 催办通知单上一般要写明催办的内容、催办日期、受催单位、联系人、联系电话等，并按顺序 编号。通知单样式：
【课后练习】
一、判断题
1．会议的薄式签到方式适用于任何类型的会议。（
）
2．会议文件必须在会议召开前发给与会者，以便与会者的参考和使用。（
）
二、多选题
1．根据会议的性质可以将会议分为（
）
A．代表会议 B．领导办公会议 C．决策会议 D．非决策会议
2．对于一般的小型会议，文件的收集方法可以为（
）
A．会议结束后在会议门口收集
【课堂小结】
会议前的准备工作很重要，它是开好会议的前提基础。会议中秘书人员的工作同样很重要， 因为会议中会有一些突发事件发生，会有一些临时事件要办理，需要秘书人员有高度的责任心， 有职业的细心和应变能力。我们要认识到：秘书工作都是一些小事，实际上秘书工作无小事， 有时候一个细节问题就会影响会议的议程或者效果。
大多数会议的人员并不熟悉会场，因此，会议工作人员要引导座位。为减轻会议工作人员的负 担，可以采用印刷“座次表”，还可以设座位标志，摆放名签。
签到证 姓名： 座次：第 排 号 200 年 月 日
（4）分发文件 一般在签到时发放会议文件。 （5）维持会场秩序
会议来宾证 座次：第 排 号
禁止无关人员入会，保证会议安全、机密、无干扰。
议决定、会议简报、会议纪要等文字材料，报有关领导审核。 4．立卷归档 会议结束后，收齐会议整套文件、材料，包括通知和讲话，会议决议和纪要，有关文件、
简报，会议记录、会议报道等，按档案管理的规定整理归档。
5．会务总结 会后，秘书人员要及时回顾会议的组织情况，总结经验，吸取教训，及时发现和弥补工作 中的疏漏，为日后更好地工作积累经验。 6．检查催办 任何会议产生的文件、会议精神及议定事项，会后都要传达、贯彻、落实，才能真正发挥 会议作用。秘书人员在这一过程中就要起检查督促的作用。
第三节 会议中和会议结束阶段的工作
教学目标：
知识目标：了解会议中秘书人员的组织和服务工作，了解会议后的善后落实工作。 能力目标：掌握常用的工作方法与要领，培养一定的管理能力和应变能力。 德育目标：培养学生有始有终的作风和“三服务”的信念。
教学重点：会议过程中及会后的秘书工作。
教学方法：案例法、启发分析
案例一
会议要保密 某高科技公司对新研制的产品开会鉴定。会议期间，发现竞争对手某公司的职员悄悄进了 会场。公司秘书立即向经理汇报了情况，建议停会休息，并及时要求该人员离场。因处理及时， 保证了公司利益未受损失。
点评分析： 市场经济下，谁掌握了高技术，谁就可能赢得竞争。而对公司技术的保密也显得十分重要。
二、会议后的善后落实工作 1．会后检查会场 会后秘书人员要组织人员清理会场，保持会场原貌。 2．离会工作 做好与会人员的返程工作，对贵宾要先送行。会期长的，在会前或会中秘书人员应做好车
船机票的预订工作，对需要送行的要安排好交通工具。 3．整理、编写会议文件 对会议做出的决策，秘书人员应根据会议记录和会议最后议定事项，及时、准确地拟出会
一些对手的渗透可谓不择手段。会议的保密工作不可小视。
（6）内外联系，传递信息 开会时一般不接寻找与会者的电话，接传紧急电话时要注意安全保密。 （7）处理临时交办事项 会议时出现一些临时变动，应根据领导的指示，妥善解决。 （8）做好会议记录 会议记录的形式可以多样：速记、录音、录象。 （9）收集会议资料 一些会议要求收集要讨论的信息，及时反馈给会议的主持者。 （10）编写会议简报 会议简报是会议交流性和指导性文件，要及时编写分发。 （11）其他服务工作 会场的茶水供应，摄影留念安排等。
案例二
会后要落实 有一副对联：“今天会，明天会，天天开会；你也讲，他也讲，大家都讲”横批：“无人落 实”。这副对联批评的是会议开了以后不能落实的情况。这种情况确实普遍存在。例如，某县教 育部门曾召开校长会，要求学校严格按照文件规定收费，但开学后却发现一些学校并没有执行 会议提出的要求，仍然乱收费。
点评：会议决议在工作中落实，会议才能取得实效，否则会议就开得毫无意义。保证会议 要求的落实，需要检查督办。这是秘书在会议后的一项工作。
排会议工作。
签到方法主要有以下几种： A．小型会议由会议秘书人员、会议工作人员代为签到。 B．大中型会议一般采用证卡签到。 C．富有纪念意义的会议可采取簿式签到的方法。 D．座次签到方法。 E．电子计算机签到。 （3）引导就座。
[小窍门]与会者的座位一定要事先安排好，可以以部门为单位集中就坐，也可以划分会区。
（一）
会议决定事项催办通知单
主持人： 记录： 总务： 决议事项
出席人：
缺席人： 承办人
理由： 完成期限
追踪查核
（二）
办通编号 催 办 内 容
受 催 单 位
办 理 情 况
通字[
【课堂反馈】
会议决定事项催办通知单
] 催办人
催
年
办
年
日
年
期
年
联
系
人
备 注
月
日
月
日
月
日
月
日
电话
电话
电话
思考并回答： １．会场内的科学管理包括哪些内容？为什么要按着这样的顺序பைடு நூலகம்做这些工作？ ２．会议后的善后工作有哪些？做这些工作有什么意义？
B．提前发文件清退目录
C．会议结束时提出退还要求
D．发文件收集范围单
3．下列会议属于决策性的会议是（
）
A．董事会 B．展览会
C．职代会
D．人代会
三、简答题
1．会议中秘书应做好哪些组织服务工作？ 2．会议后秘书的善后落实工作有哪些？ 3．会议期间，秘书人员要负责会议文件、资料的分发，分发时要注意哪些问题？ 4．一公司召开小型座谈会，会议结束后，要求秘书人员做好会议文件的收集工作，请列出 收集的渠道和方法。
【板书设计】
第三节 会议中和会议结束后的工作
会场内的科学管理：检查、签到、引导、秩序、内外联系 一、会议中的组织服务工作 临时交办、会议记录、收集资料、编写会议简报、其他
会场外的科学管理：经费、食宿、交通、活动、保健保安 二、会议后的善后落实工作：整理会场、离会工作、编写会议文件、立卷归档、会务总结、检 查催办
课时安排：2 课时 教学过程：
【导入新课】
经过充分的准备，会议召开了，是不是秘书的工作就大功告成了？会议中秘书人员还有哪 些工作要做？会议后还有哪些收尾工作？其实会议中和会议后还有很多工作要做。
【讲授新课】
一、会议中的组织服务工作 1．会场的科学管理 包括以下环节： （1）会前检查会场 如：桌椅、电源、照明、音响等设备及安全情况。发现问题及时解决。 （2）签到 参加会议人员在进入会场时一定要签到。会议签到是为了准确地统计到会人数，更好地安