财务部工作手册财务部工作手册会计档案管理规定针对会计档案的重要性，根据企业会计管理规定，制定以下管理规定。

1. 会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要凭证和证据。

具体包括：会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证; 会计账薄类：总账、明细账、日记账、辅助账簿、其他会计账簿; 报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告; 其他类：银行存款余额调节表、银行对账单及其他应当保存的会计核算专业资料。

2. 项目每年形成的会计档案财务部按照归档要求整理立卷、装订成册,并编制会计档案保管清册。

当年形成的会计档案，在会计年度终结后，财务部保管1 年。

期满之后，财务部专人保管并且存放于专用的保管地点。

3. 财务部保存的会计档案不得借出。

如有特殊需要，经财务部经理批准，方可代查阅或复制，并办理登记手续。

查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

4. 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。

会计档案的保管期限，从会计年度终结后的第一天开始计算。

定期保管期限为10 年、15 年两类。

5. 本规定的会计保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本规定附表所列期限执行。

会计档案的具体名称如有同本规定附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。

6. 保管期满的会计档案，除第(七)条规定的情形外，可以按照以下程序销毁；财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容; 总物业经理在会计档案销毁清册上签署意见; 销毁会计档案时，应当行政和财务部共同派员监销; 监销人在监销会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告总物业经理。

7. 保管期满但未结清债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。

单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计保管清册中列明。

8. 采用电子计算机进行会计核算，应当保存打印出的纸质会计档案。

财务预算制定规定为确保管理正常运作，提高财务收支预算的合理性及加强成本控制，制定预算制定方案。

1. 相关职责财务部经理负责协助总物业经理编制公司每一年度财务预算，每年11 月份着手编制下年度的财务收支预算。

费用支出部门详细提供过往12 个月财务资料；客户资料管理部门详细提供过往12 个月电费和水费统计表的明细资料；各部门提供下一年度的费用预算开支计划；总物业经理提供下一年度人员编制计划与调资计划表。

2. 编制要求坚持“以支定收，收支平衡”为预算原则，以集团公司/业主委员会审批的收费标准为准则；根据各部门提供资料，进行分析及计算；将计算分析出的数据资料,形成初稿；预算编制按规定格式进行，对于预算中的项目须附上注解，并提交总物业经理和总公司审核；提交集团公司/业主委员会审批；集团公司/业主委员会审批通过后贯彻执行。

3. 资料处理用于编制年度预算的资料应进行归档登记；年度预算执行完成后，应与实际数进行对比分析，并作为预算附件资料，连同预算资料一齐保存。

管理费支出管理规定管理费的支出应体现管理费“取之于客户，用之于客户”的原则。

制定本规定，是为加强对管理费用开支的管理，确保管理费支出的合理性。

1. 管理费主要支出项目共用设备、设施的维修及保养费；公共区域消耗的公共事业费用；公共区域绿化费及节日装饰费；公共区域清洁、杀虫费用；管理人员支出，包括工资、福利、制服及装备等；物业管理公司酬金；公共、公众等保险费用；审计费、律师费及聘请专业人员费用；固定资产折旧费；应急及不可预测费用；税费；行政办公费用；其他为管理的合理支出。

2. 管理费支出监管每年度的管理费开支必须按年度预算项目执行；每月的管理费用支出应按本预算执行，如每一具体项目的费用支出超过预算金额，物业管理公司必须在季度和年度财务报表做出合理解释。

每年度管理费开支原则上应按照预算项目执行；凡发生与会计制度和税法相违背的费用支出严禁在管理费中列支；财务部负责对每年度管理费支出用途进行审核和监督。

存_________入保证金管理规定为规范对客户所缴交的押金、保证金的管理，正确反映其变动状况，特制定本管理规定。

1. 装修保证金收缴管理为客户进行装修的施工单位，必须缴纳装修保证金，装修保证金按照管理公司有关装修管理规定收取。

装修保证金退还管理装修保证金退还的前提条件为工程验收合格。

客户装修工程完工，提出验收申请，工程部系统工程师、管业部经理及保安部经理会同设计单位、施工单位、建设单位、监理单位对其进行验收并在单位工程验收记录上签署合格，方可申请退还押金。

财务部根据工程部、管理部及保安部签署的验收合格及退还保证金的意见，核实其保证金缴交情况，签署意见。

办理退款时，出纳人员应认真审核用户退款手续的完备性，要求客户在收据或说明书上签收确认，并登记其有效证件的号码；经核实无误后，进入办理退款程序。

2. 施工出入证押金管理为客户进行装修的施工人员，必须办理施工出入证，同时按规定缴交施工出入证押金。

施工出入证押金收缴管理根据管理公司装修管理规定，向施工人员收取施工出入证押金。

施工出入证押金退还管理施工人员凭完好无缺的施工出入证及有关申请表退还押金；管理公司应根据审查后的施工证件，在申请表上签署意见后转交财务部办理退款手续。

财务部人员审核无误后，方可办理退款。

有偿服务收费管理规定为提高服务质量，加强对有偿服务收费的管理，特制定本规定。

1. 工作程序先服务后收费物业部对客户所需维修项目的相关内容详细填写记录并输入电脑，根据物业管理公司的有偿服务价目表标准计费后填入维修单; 维修人员在征询业户同意服务价格后，为业户提供有偿服务，最后请业户对维修效果进行验收并在维修单上签字确认，第一联给物业部，第二联返工程部，第三联交财务部；各服务项目完成后，工程人员应填写维修时间、耗料情况，并签署后交仓库管理员进行库存登记；当工程维修单与工程部核对后，财务部每月15 日前将上月的维修费用列入有关客户的缴费通知书计费收取。

2. 其他要求维修人员对客户提供服务后，不能直接向客户收取现金，更不能接受客户的小费或其他馈赠物品; 若客户要求的服务超出现服务范围时，维修人员应礼貌地给予合理解释，并尽最大能力提供协助，最后将情况反映至管理部负责人；根据市场价格及实际情况的费用变化和客户服务需求，物业管理公司应及时增减服务项目或修订收费标准。

应收帐款管理规定物业管理中心根据《管理规约》及项目的具体实际情况，特制订应收账款收取的原则、方法、管理制度及相关措施如下：〈项目名称〉根据《〈项目名称〉管理规约》，及现在〈项目名称〉应收账款具体实际情况，特制订应收账款收取的原则、方法、管理制度及相关措施如下： 1. 收取原则及计算标准管理费的收取原则，实行上收费的原则管理费收取的标准为RMB /m2 /月。

公共事业费及相关杂费的收取原则，实行下收费的原则即每月发送出的账单是上月的电费、水费、煤气费等实际消耗量发生的金额。

电费的收取标准为RMB /kwh；水费收取标准冷水和中水为RMB /ton；煤气费的收取标准为RMB /m3。

2. 收取方法业主可以将管理费或公共事业费以现金或支票形式直接交到管理中心的财务部，也可以通过银行转账。

我中心的开户行及账号名称如下：开户名称：东莞光大物业管理服务有限公司开户行：银行地址：银行帐号： 3. 应收账款管理制度及相关措施管理中心实行应收账款账单准时发送及时收回的原则。

每月有关部门将准确无误的相关数据15 日前送到财务部。

财务部每月15 至16 日将原始数据录入计算并和制作账单，每月20 日将所有的管理费、公共事业费账单发送完毕。

每月底的最后一天为付款的最后期限。

交费期限：自发出账单之日起，两个星期内交纳。

付款人如遇特殊情况不能及时付款，应以书面形式通知管理中心财务部。

财务部将酌情向公司申请适当延长付款人的付款期限。

逾期管理：如果业主未有特殊情况，在规定的付款期限内没有交纳相关费用，本处将在账单付款最后交款日过后的第日发送催款单。

催款单发送日后，即应付款项的最后期限。

仍未付款的，管理中心将采取进一步措施即开始计算滞纳金。

滞纳金的计算标准为：按天计算滞纳金每天滞纳金金额=付款人应付金额总数X ? 滞纳金总额 =每天滞纳金金额X 逾期天数逾期天数包括国家法定假日和每周的休息日。

如果逾期超过个月，在收取滞纳金的同时，物业公司将向集团公司或业委会提出书面报告，经集团公司或业主委员会同意后，对未支付管理费和公共事业费的业户发出书面通知，明确在通知的7 日后，将采取相应的措施，以避免共同业主及物业公司在经济上的损失。

对恶意拖欠费用的业户，坚决采取相应的法律措施。

手续费的收取：针对逾期付款超过个月以上的业户。

物业公司将收取必要的手续费，作为因业户违约引起管理者额外工作及相关费用的补偿。

超过付款期限个月以上的，每次收取手续费￥元。

代收代缴电话费管理规定 1. 代收代缴电话费每月日之前，必须将上月的客户电话费清单和集团公司已缴纳的电话费发票复印件送交到物业管理公司财务部会计的手里。

作为物业管理公司确认应收款项的依据。

每月日财务部将电话费账单分别发送给客户和集团公司，如果遇到节假日，账单的发送日期和第1 项操作程序相应提前。

财务部将要按照具体的付款信息确定电话费账单发送的对象，客户使用的发送给客户；空号和集团公司承诺付款的发送给集团公司。

电话费的付款期限与管理费和公共事业费用的付款期限相同，即客户自收到账单之日起有2 周的付款时间。

如果超过财务部确认的付款期限而且没有合理书面的逾期付款理，财务部将要按照应收款项管理规定，进行相应的处理和措施，对于60 天内仍不交纳电话费或所欠电话费超过电话押金者，物业管理公司将强行切断电话，并责成欠费者垫付两个月押金，从该电话押金中抵补未收回的电话费。

于电话费用的收取行为属于替集团公司收取的代收行为，每月月底物业管理公司的财务部须与集团公司的财务部进行内部往来款项的确认，具体的确认函需要双方财务负责人签字确认，同时，也可以作为付款申请或者往来账项抵扣的依据。

以上的付款申请或者往来款项的抵扣是指物业财务部实际收回的电话费金额，不应包含应收而未收回款项。

电话费从集团公司账户划款，如需要物业管理公司立即全额划给集团公司，则电话押金应放在物业管理公司；如只将收到多少电话费就划给集团公司多少，则电话押金存入集团公司账户。

2. 代供应商收取的费用为了严格遵守税务局关于发票的使用和管理规定，对管理公司的各项代收款项进行有效的管理，现对管理公司的代收款项的条件做出明确规定：收款人必须是与管理公司签订合同的分包商或者与管理公司签订正式的委托代收款合同，否则，将不予代收。