外来文件管理规定
1 目的
为了外来文件识别并控制其分发，规范外来文件的管理，特制定此规定。

2 使用范围
适用于公司外部提供的文件管理，包括国家标准、行业标准、法律法规、政策文件、客户资料等；
3 外来文件分类
3.1 技术性文件：与本公司产品技术有关的的国家标准、行业标准、客户提供的技术图纸、技术要求等；
3.2 质量文件：与本公司产品质量的检验、测量有关，与质量或环境管理体系相关的国家标准、国际标准、政策文件等；
3.3 管理性文件：使用的法律法规，与管理、安全、卫生等相关的政策文件
4 职责
4.1 销售部负责客户资料的接收与更新；
4.2 质量部负责识别、更新质量类文件；
4.3 装备部负责识别与安全有关的文件；
4.4 办公室负责识别更新管理性文件；
4.5 相关部门负责人负责文件的审核，主管领导负责批准；
4.6 各部门负责本部门外来文件的归档和资料的发放、回收、保存、销毁等管理工作。

5 工作内容
5.1 外来文件的获取：公司各部门通过如下渠道收集相关的外来文件；
a）国家、省、市、政府及各相关职能部门；
b）各种会议、专业报刊、杂质、出版社；
c）互联网、电话传真；
d）客户；
5.2 外来文件的识别
5.2.1 技术性文件
a）客户提供的产品图纸、技术要求等文件，销售部在两天内移交给技术部；
b）技术部对客户文件进行确认，识别与产品相关的图纸、技术要求、产品规格等，并考虑加入内部技术文件要求或工艺文件中；
c）技术部对国家标准、行业标准进行识别，应识别文件的有效性和适宜性。

5.2.2 质量文件
a）测试中对与本公司产品检验测试有关的标准进行识别，以确保所采纳的检验、测量方法正确或更优，并考虑加入内部检验规程中；
b）质量部对质量环境体系相关的标准或政策文件进行识别，识别其有效性及使用本公司条款，并作为质量手册和程序文件更新的依据。

5.2.3 管理性文件
a)凡是国家颁布的与安全有关的法律法规、政策文件、安保文件，装备部及时收集筛选，识别其有效性和适用性；
b)国家颁布的与管理、卫生有关法律法规、政策文件，由办公室收集筛选，识别有效性和适宜性；
5.3 外来文件审批
经过相关部门识别后的外来文件，需部门负责人审核，主管副总批准。

5.4 外来文件分发
5.4.1 文件审批后，有文件识别部门确定发放范围并发放；
5.4.2 文件分管部门建立《外来文件清单》，编号按元文件编号记录，并按《文件控制程序》进行发放、回收、管理；
5.4.3 对发放文件加盖“受控”章，回收文件加盖“作废”章，登录“发放回收记录”并有接收人签字
5.5 外来文件更新
5.5.1 各部门对各自负责的外来文件应及时更新，至少每3个月确认一次，确保未最新的有效版本；
5.5.2 各部门应谁是关注国家行业标准、法律法规、政策文件，有新出台的文件技术收集识别；
5.5.3 销售部及时更重客户信息，及时更新客户资料。

5.6 外来文件使用、保管、借阅、更改、回收、作废、销毁参照《文件控制程序》
编制：审核：批准：。