关于阿里钉钉软件的使用报告
一、阿里钉钉软件功能介绍
钉钉由阿里巴巴集团于2014年1月筹划启动,由阿里巴巴
来往产品团队打造,提出的口号是“专注于提升中国企业的办公
与协同效率”,目前通过近20个版本的更新,已经更新至版本。
、即时聊天工具
即时聊天工具,消息可以发送语音和短信,可以多平台同步,
并依赖手机实现消息必达,消息可查看被查阅状态,在软件中这
种即时聊天工具被称为“DING”,发出的DING消息将会以免费电
话、免费短信、系统提醒等的方式通知到对方,无论对方是否安
装钉钉,都可以做出回应,并及时显示。消息也可以设置成为匿
名模式即软件中的“密聊”,进入密聊,头像和昵称都会打码(截
屏无用); 所有消息阅读后30秒自动焚毁,消息不允许复制、
转发,不留存,有三个私密等级可以设置。
、企业群和通讯录
企业群和通讯录,通讯录实名制,组织机构可以分级管理,
人员激活采用短信方式;
、会议系统
移动电话会议系统和视频会议,支持多方移动通话会议,有
条件免费使用。
、公告
公告,支持公告发送到不同终端,也可转化为必答消息,可
查看查阅状态,公告可以设为加密方式;
、智能设备
主要为外接打卡机或者手机登设备
、签到考勤
签到考勤,支持地图实时GPS定位提交考勤位置,支持无线
WIFI接入提交,支持实拍现场图像见证;
、钉盘功能
钉盘功能、钉盘提供企业内部人员使用,云盘数据可转化为消
息传阅,所有数据可以导出;
、审批
流程审批,可灵活设置审批事项和审批人,并可自定义设置
或新增审批事项并可统计查询。
、日志
工作日志,可实现员工工作日报、周报、月报等工作汇报,
可查看统计。
、报表
智能报表,提供给管理员及负责人查询统计各种数据情况;
、开放接口
开放开发平台,可以自主开发微应用,通过加密接口,可和
公司内部系统进行数据交互;
、权限设置
权限可以分级管理功能,云盘分区安全存储功能;
、其他应用
数据采用加密存储和传输,云端安全防护(需使用第三方付
费开发软件);多中企业管理软件(第三方有条件免费使用)
、支持平台
IOS(苹果手机系统)、Android(安卓手机系统)、Windows、
MAC(苹果电脑操作系统),提供手机端及PC后台管理功能。
二、系统的优点及缺点分析
优点分析
1、 真实手机认证,管理可控;
2、 消息状态可跟踪,消息必达,提高沟通效率;
3、消息、云盘数据和邮件数据的有效整合,可统一存放至
个人或部门及公司共享的存储区域;
4、简单的流程审批功能可满足一般日常管理要求;
5、可以灵活的设置单位不同层级的分支机构和管理员;
6、移动电话会议,解决移动办公多方沟通问题(目前仅最
大支持16人,可申请更多人,且有时间限制);移动视屏会议(目
前仅最大支持16人,不可申请更多人,且有时间限制)
7、考勤功能可通过GPS定位、认证的wifi接入和实拍现场
认证等方式实现,避免弄虚作假,具有实际操作和意义。
8、所有功能业务流转最终体现为消息跟进,并可跟踪,能
主动推进工作进度,提高协同工作效率;
9、安全功能从客户端(手机、电脑等)到系统端(阿里巴
巴公司服务器)可以通过付费的第三方应用实现高安全性;
10、支持微应用开发,支持和企业后台系统的整合;
缺点分析
1、不能进行私有服务器部署,数据的流转只能由阿里巴巴
公司控制,数据存在安全、保密的风险 。
2、如对接公司内部系统(邮箱和其他销售系统),需要开发
对接平台,存在安全及成本问题,且目前能够开发在公安网与互
联网互联背景下的对接平台公司很少;
3、必须提供组织结构和企业通讯录,并存入阿里后台,存
在隐私风险(并且手机通讯录将上传至阿里后台);
4、单位公告、邮件或其他文档等重要信息需通过阿里云数
据处理,存在数据泄露风险;
5、后台数据统计管理功能目前还很简单,且不方便使用;
6、自带的流程审批功能有限,不可预定义审批人员和不同
层级的审批流程,需要被审批人自己设定审批流程层级,无法根
据审批事项统一设置规范流程;
7、部分员工不开通钉钉造成沟通中断、离职人员不及时退群
或无人员处理跟踪导致人员内部信息泄露;
三、使用建议
1、通过功能分析可以看出作为沟通工具,钉钉在面对人员相
对固定、分支层级清晰、相对固化的单位和企业时相比微信更具
优势,利用钉钉替代微信作为单位沟通工具,具有一定的优势(问
题跟踪解决状态有提示等)。
2、建议由办公室人员担任软件中的最高权限管理员,负责调
整、设置相涉及的功能模块,其余层级部门相应设置自己部门的
管理员,负责调整、设置本部门的相应模块。
3、依据保密的相关规定,建议使用阿里钉钉软件进行工作交
流时不得涉及国家秘密。
4、针对单位的OA办公系统 ,从保密和成本的角度建议仍
通过局域网运行,不考虑与钉钉软件的对接。在
5、对本单位的公告、通知、以及流程提醒、会议通知、考
核结果等提示类资讯消息都可通过钉钉流转。
6、对于与本单位以外其他部门的沟通使用时,在坚持保密
的原则下,可以小范围的展开应用,既利用钉钉的优势,实现项
目组的有效沟通,又可减少安全方面的忧虑。(我单位的项目管
理可针对业务公司的项目进度跟踪,实现不同协作部门、不同公
司的人员的沟通管理,其他部门的类似使用还需要各部门自己去
发掘。)
7、钉钉作为一个外部即时通讯软件应用,因其安全方面的
开放性,不建议作为本单位内部系统的主要通讯工具,但可以利
用其产品优势,提高沟通效率、节约沟通成本。
8、由于数据在阿里存储,为防止特殊情况(误操作、阿里服
务器被攻击等)数据出错建议每两个工作周进行数据拷贝,并备
份到相应的独立硬盘中。
四、钉钉相关默认协议
于钉钉签署的默认协议.doc 隐私政策(钉钉).
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