《实用文体写作》重点辅导（4）第三章公关文书一、教学要求了解公关文书的特点、作用，掌握几种公关文书的写法。

二、教学要点（一）了解公关文书的涵义，特点，作用。

（二）几类常用公关文书的写法1、函电。

掌握调查报告的涵义及其写法。

2、请柬和聘书。

掌握请柬和聘书的涵义及写法。

3、慰问电和慰问信。

掌握慰问电和慰问信的涵义、写法。

4．邀请电和邀请信。

掌握邀请电和邀请信的涵义、写法。

5．感谢信和表扬信。

掌握感谢信和表扬信的涵义、写法。

6．介绍信和证明信。

掌握介绍信和证明信的涵义、写法。

7．求职信。

掌握求职信的涵义、写法。

8．致辞。

掌握致辞的涵义、种类与写法。

三、重点、难点函电、慰问电和慰问信、感谢信和表扬信、致辞的涵义及写作要求。

四、教学方法1、结合实例，重点讲解函电、慰问电和慰问信、感谢信和表扬信、致辞等几种文体。

2、布置学员撰写慰问电和表扬信各一篇。

一、概述1、公关文书就是在公关活动中形成和使用的文书。

公关是公共关系的简称，主要是指一个社会组织或一个人通过与公众进行有效的信息交流或其他交往活动，树立良好的公众形象，赢得公众的信任和支持。

，从而为组织或个人的发展创造最佳社会环境的各种行为方式。

现在目前人们大都将公关看着一种管理职能，也即看作一种组织行为。

2、实际上，很多文书都负有公关职能。

不过，这些文书材料毕竟不是专门用于公关活动的，或者说不是为公关活动而制发的，因而不能称之为公关文书。

专门用于公关活动或者说专门以公关为目的而制发的文书也有很多种，比较常见的有函电类和致辞类两大类别。

函电类的公关文书由包括贺电和贺函、唁电和唁言、请柬和聘书、慰问电和慰问信、邀请电和邀请函、感谢信和表扬信以及介绍信、证明信、求职信等。

致辞类公关文书则包括欢迎辞和欢送词、祝酒词和答谢词、开幕词和闭幕词、追悼词等。

3、目的明确，格式规范、用语得体，是公关文书所应具备的几个最为突出的特点。

二、函电（一）、贺电和贺信贺电和贺信，是指在各种喜庆场合向他人表示祝贺的电文和信函。

贺电和贺信的主要内容是表达祝贺、祝愿或祝祷的感情，有时也根据需要，表达互相慰藉或互相勉励的心愿。

感情色彩教为浓烈，措辞热情、庄重，是贺电和贺信的重要特征。

贺电和贺信通常包括标题、称谓、正文、祝颂语、落款几个部分。

先写明祝贺的事由，再表达祝贺之情，是贺电和贺信正文的一般写法。

（二）、唁电和唁函唁电和唁函，是发给遭遇丧事的死者家属或者死者所在单位的电报和信函。

哀悼死者，安慰生者，是唁电和唁函的主要用途，也是唁电和唁函所要表述的主要内容。

唁电和唁函一般包括标题、称谓、正文和落款几个部分。

标题可居中写“唁电”二字，也可写得略微详细一些，写为“xx电唁xx逝世”、“xx致函悼唁xx逝世”等。

同一般电报和书信一样，要在标题之下顶格写明收电人称呼。

正文部分除了表达哀悼和慰问之情，常常还要概述死者的经历或业绩并予以评价，其中要突出死者与自己交往与联系，特别是给予自己的关心与帮助。

“惊悉”、“倾悉”、“惊闻”及“悲痛至极”、“不胜哀悼”、“节哀顺便”、“节哀自珍”、“尚希珍重”、“特电吊唁，并致慰问”、“特致电唁、以致哀枕”等等，都是唁电和唁函常用的字眼。

须注意的是，唁电和唁函及后面还将谈到的悼词，都讳用“死”字，要用“仙逝”、“作古”、“不幸逝世”、“阖然长逝”、“与世长辞”德不孤说法。

最后是落款，落款包括署名和日期两项内容。

（三）、请柬和聘书（1）、请柬请柬又称请帖，是指单位或个人为邀请有关人员出席某项活动而制发的一种专门信函。

请柬多用于比较隆重的庆典活动，有时也用于规模较大的会议或教为正规的筵席。

请柬一般是由封面和内容两部分组成。

封面写明“请柬”或“请帖”字样，有时也可以加上活动名称。

封面要美观大方、要有庄重感和艺术性。

内容主要包括称谓、正文和落款几项内容。

受邀单位或个人名称也即称谓应顶格书写，为表示尊重，个人的姓名之后要有职务、职称或“先生”、“女士”、“小姐”等称谓。

正文要写明活动的内容、时间、地点以及其他须知事项。

“敬请参加”、“敬请光临”、“请届时光临”等是请柬常用的结语。

落款是指署名和日期，要写在正文的右下方。

请柬的语言表述必须做到准确、简洁、典雅、诚恳，要使受邀者能够领会邀请者的意图，能够感受到邀请者的诚意，并且能够感到愉悦。

（2）、聘书聘书又称聘请书，是指为聘请某人担任某一职务或承当某项工作而制定的一种专门文书。

聘书大都由标题、称谓、正文、落款组成。

标题为“聘书”或“聘请书”，有的以较大字号标在正文上方居中位置，比较讲究的聘书则专门制作封面。

被聘请人的姓名可以作为称谓一项单独写出，也可以写在正文中。

落款是指署名和日期，在正文右下方要写明聘用单位名称和颁发聘书的日期并加盖公章。

如果聘用者为个人，则应签署聘用者的姓名并加盖私人印章。

如果是单位负责人代表单位签发聘书，则应标明其职务并加盖公章。

（四）、慰问电和慰问信慰问电和慰问信是向有关集体或个个人表示安慰和问候的电报和信件。

可以在多种场合应用。

慰问电的篇幅都非常简短、语言极为精炼、内容高度概括。

慰问信一般由标题、称谓、正文和落款几个部分组成。

标题可以只写“慰问信”三个字。

称谓是慰问对象的名称。

用于不同场合的慰问信，正文所写的内容往往是有所不同的。

从整体来看，慰问信主要有两类：一类是表示安慰的，一类是表示问候的。

前者要针对不幸事件的结果，表达同情与痛惜之情；后者则要述及慰问对象的主要贡献，并表达钦佩与赞扬之意。

实际上，即便是同为表示安慰或表示问候的慰问信，由于慰问对象的不同，其写法也会有很多区别。

落款包括署名和日期两项内容。

（五）、邀请电和邀请函邀请电和邀请函是专门为邀请有关人员出席某项工作而发出的电报或信件。

目前邀请电用得不是很多，用得较多的是邀请信，邀请信又称邀请函、邀请书。

邀请信一般由标题、称谓、正文、落款几个部分组成。

标题可以只写“邀请信”三个字，也可以写明活动的名称也即事由。

称谓是邀请对象的名称，如果邀请书是专发性的，即专门发给某个特定的邀请对象的，称谓则为邀请对象的专有名称；如果邀请信是普发性的，即发给某个群体的。

则可以选用一个统称作为称谓。

写明活动或工作的内容及意义，表明盛情邀请对方参加的意愿，交代相关须知事项，是邀请信正文常写的几项内容。

另外，称谓之下、正文之前，通常要有问候语，正文的最后还常有祝颂性结语。

落款部分要有邀请者署名和写信日期。

（六）、感谢信和表扬信1、感谢信感谢信是专门对别人给予自己的帮助、关心与支持表示感谢的信函。

感谢信一般由标题、称谓、正文、落款几个部分组成。

标题可以只写“感谢信”或“感谢电”三个字，也可以在此之外还标明感谢对象。

称谓是对感谢对感谢对象的称呼，要写在标题之下、正文之上。

如果感谢对象较多，或者感谢对象不是非常明确，称谓一项科写统称或者不写。

简述事实也即说明感谢的缘由，表明感谢之情，是正文部分常写的两项主要内容。

有的感谢信还要最后表明深受鼓舞，努力工作的决心。

落款是署名和日期。

注意：内容空洞、套话连篇、没有真情实感，是感谢信写作之大忌。

2、表扬信表扬信是一种对好人好事加以称颂、赞扬的专用书信。

表扬信的作者可以是单位，也可以是个人。

同样，表扬对象可以是集体，也可以是个人。

表扬信可以多种形式发布。

表扬信一般由标题、正文、落款几个部分组成，有的还有称谓一项。

标题大都只写“表扬信”三个字，有的也以充满感情色彩的语言点明核心事实。

如果表扬信的送交对象非常明确，就要有称谓一项，否则可以不加称谓。

在正文部分，首先要介绍好人好事，概述事情的来龙去脉，评价其意义和价值；其次要表达感激和赞颂之情；有的还要在最后表达对表扬对象的良好祝愿及学习好人好事的决心。

同其他书信一样，表扬信也常常要以礼貌语或祝颂语做结语。

落款包括署名和日期两项内容，如果哦表扬信是以单位的名义撰写的，则要加盖单位印章。

3、表扬信和感谢信的区别1）、表扬信有的是以公众为读者对象的，有的是写给单位领导的，但不能直接写给表扬对象；感谢信则是可以直接写给感谢对象。

2）、表扬信大都是针对某一具体事件的，内容相对单一；感谢信则既可以针对一件具体的事情，也可以针对一项工作或一个时期的工作，带有一定的综合性。

3）、表扬信重在宣传好人好事，感谢信重在表达感激之情，二者的写作目的、写作重点均有不同。

（七）、介绍信和证明信1、介绍信介绍信是单位派人去其他单位联系工作、办理事务时所开具的介绍性信件。

介绍信有现成的样本，使用时按项填写并加盖公章既可，有存根的介绍信应在两联之间骑缝处加盖公章。

填写介绍信，必须做到字迹工整、清楚，不得随意涂改。

如果不用现成的样本，而是在单位统一印制的信笺上写介绍信，那么，就应注意一下构成形式问题。

一般来说，介绍应当具备标题、称谓、正文和落款几个部分。

标题为“介绍信”，要以稍大字体标注在介绍信上方居中位置。

介绍信主要在单位之间使用，所以称谓通常为对方单位名称，在个别场合可为个人姓名。

正文通常需要写明被介绍人的姓名、身份及所要联系的事项，内容要简明扼要，高度概括。

正文的最后，通常要写入带有祈祷性质的结语，如：“请接洽”、“接洽为盼”、“请予以协助”等。

另外，还常用“此致、敬礼”之类的礼貌语。

落款为署名、日期及印章。

2、证明信证明信是组织或个人用以证明一个人的身份或其他有关情况的专用书信。

内容真实可靠，表述明确、严谨，是证明信所必须具备的几个特点。

同介绍一样，证明信也是不能随意涂改的。

如果确需涂改，则应在涂改处加盖印章。

证明信的标题和称谓的写法同介绍信相同。

正文部分要根据证明信的具体用途，有正对性的写明相关事项。

正文的最后，通常要以“特此证明”做结语。

落款部分主要有署名、日期和印章。

证明信如果是以单位名义出具的，或者说证明人如为单位，就要由单位署名并加盖公章；如果是以个人的名义出具的，也即证明人为个人，则要由个人署名并加盖私章。

（八）、求职信求职信又称自荐信，是求职者向用人单位介绍自己，并表达求职意愿，以求获得某个指为的一种专用书信。

撰写求职信是求职的第一个步骤，也是直观重要的一个步骤。

求职信通常包括标题、称谓、正文、祝颂语、落款及附件等几个部分。

1、求职信的标题主要有两类：一类是平实型标题，即直接将文书名称“求职信”或哦“自荐信”、“自荐书”等用作标题，这是最为常见的标题形式；另一类是艺术化标题，即自拟简洁、醒目、带有个性特征的词句作为标题。

艺术化标题的使用要慎重，要用得恰到好处，不要给人一种华而不实的感觉。

另外，由于工作性质不同，很多岗位也是不适于在求职信中使用艺术化标题的。

2、称谓是对受信者的称呼，对不同的受信者，可以使用不同的称呼。

称呼必须恰当得体，既要合乎常规，又要能够体现自己对受信者的尊重。

称谓要尽量做到明确、具体，最好不用“相关人士”、“有关领导”之类过于泛化的称呼。