收文登记簿
顺序号 来文日期 来文机关 来文标题 密 级 送往部门 签收人 备 注
（一）收文登记的方法
• 根据具体情况采用总登记或 分类登记的方法。总登记适 用于收文数量较少的单位， 即把所有收到的文件按年度 、按收文时间先后编流水号 登记；分类登记适用于文件 量多的单位，即对所有收到 的文件先分类别，可以按文 件的来源分，也可以按文件 的内容分，然后在各类别内 再编流水号登记。
三、审核
• 审核即在收到下级机关上报的需要办理的公文时 ，由文书部门对公文的内容、行文规则、文种的 使用等项进行的审查核对工作，看其是否规范。 这一环节是针对下级来文所设置的，目的是把好 上行文的质量关。 • 审核的重点包括:是否应由本机关办理；是否符合 行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他 有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否 已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。
一、签收
• 签收就是单位文秘人员收到文件材料后，在对方 的传递文书单或送文登记簿（见表）签字，以表 示文书收到。目的是明确交接双方的责任，保证 公文运转的安全可靠。
送ห้องสมุดไป่ตู้登记簿
序 号 发文时间 封套号 发文机关 文 别 签收人 签收时间 备 注
签收的具体操作步骤如下：
• 1.清点。 • 清点就是检查、核对所收公文的件数是否与传递 文书单或送文登记簿登记的件数相符。 • 2.检查。 • 检查就是核对所收公文封套上注明的收文机关、 收件人是否确与本机关相符，核对封套编号是否 与传递文书单或送文登记簿的登记相符，检查公 文包装是否有破损、开封等问题。如有错误，要 及时退回，如有包装破损、开封等现象要及时查 明原因。
项目一 文书处理工作
任务一 按照收文处理程序进行收文处理
• • • • • • • • [知识目标] 掌握文书处理的规范 掌握文书收文程序的含义及要求 [能力目标] 能够按处理制度进行收文处理 [教学重点] 收文处理技巧 [教学方法]任务驱动 情景教学
实地训练
任务导入
• 天地公司（中外合资 公司）收到集团总公 司的一份《关于各子 公司财务负责人向集 团总公司述职的通知 》。作为天地公司的 秘书高山将按照收文 处理程序进行收文。
（二）收文登记的具体要求
• 收文登记是一项十分繁琐而细致的工作，在登记中，文书 人员应认真负责，一丝不苟。要做到以下几点： • 登记时不能漏项，能在登记时完成的项目，应当即填上， 需要后补的，应及时补上； • 在填写收文号时不要空号、重号； • 登记项目不可任意删减； • 书写时，字迹要工整、规范，不得随意涂抹。用钢笔和签 字笔； • 分清轻重缓急。如果收文较多，那么先登记急件和重要件 ，一般件稍后处理。
签收的具体操作步骤如下：
• 3.签字。 • 签字就是经清点、检查无误后，在传递文书单或 送送文登记簿上签署收件人姓名和收到日期。应 该签写收件人的全名，并写上收到的时间，普通 件注上收到的年、月、日即可，急件则要注上收 到的年、月、日、时、分，以备事后查考。签字 一定要清晰、工整。
二、登记
• 登记就是对收进的文件在收文登记簿（见表）上 编号和记载文件的来源、去向，以保证文件的收 受和处理。目的是便于对收文数量进行统计以及 今后的查考利用。登记是文书工作中的一项重要 环节和程序。
任务分析
• 秘书高山要完成收文 的任务，首先要了解 关于文书处理的一些 规范，并对文书收文 程序的各个环节的要 求有所掌握。
相关知识
• 文书处理工作，就是机关、企事业单位在公务活动和 经营管理过程中，围绕公文的撰写、印制、收发、办 理及立卷、归档等一系列环节所进行的许多具体文书 工作。这些工作构成了文书处理工作的内容。 • 收文处理是指对外单位发给本单位的所有文书进行收 进处理的一系列程序性的工作。收文处理主要的工作 程序包括签收、登记、审核、分送、传阅、拟办、批 办、承办、催办、注办、归档等环节。
四、分送
• 分送也称分发或分办，是指文秘人员在 文件登记后，按照文件的内容、性质和 办理要求，及时、准确地将收文分送有 关领导、有关部门和承办人员阅办。
（一）分送工作的原则和要求如下：
• (1)已有明确业务分工的文件，根据本单位的主管工作范围 分送到有关的领导人和主管部门。 • (2)来文单位答复本单位询问的文件，如收到的批复、复函 或情况报告、报表等，要按本单位原发文的承办部门或主 管人分送，即原来是哪个部门请示、询问或要求下级报送 的，复文就送哪个部门办理。 • (3)分送文件要建立并执行登记交接制度。无论是分送给本 单位领导人和各部门的文件，还是转发给外单位的文件， 都要履行签收手续。 • (4)要求退回归档的文件，要在文件上注明“阅后请退回归 档”字样，以便及时收回，防止散失。
五、传阅
• 传阅即有关人员在工作职责范围内传递阅读文件 。需要传阅的文件有两种情况：一是文件经主要 领导批办后需要其他副职领导或有关人员传阅， 以掌握文件精神和主要领导的批示意见；二是来 文属于抄送件，不需要特别办理，只要求有关单 位、部门和人员了解的，收文后，文秘人员将文 件直接送有关部门和人员传阅。
六、拟办
• 拟办是文秘人员对收文应如何办理所提出的初步 意见，以供领导批办时参考。 • 拟办的意见，是一种参谋性意见或建议，协助领 导及时、有效地处理文件，为领导节省时间和精 力，提高办文效率。文秘人员提出的拟办意见， 要抓住中心，有针对性，考虑全面，切实可行， 文字表述要简明精练。
（一）拟办的范围
（一）传阅文件的要求：
• (1)有密级的文件，应严格按照保密工作的要求做 好文件保密工作，即按不同的密级要求限定传阅 范围。 • (2)传阅文件要有时间限制，尤其对有办理时限要 求的文件，更要严格控制好传阅时间。 • (3)文件传阅完毕必须及时交还给办公室保管，不 得随意存放在个人手中。 • (4)每份传阅文件，都要由文书部门在文件首页附 上文件传阅单（见下表）。凡传阅人员都要在文 件传阅单上签注姓名和日期。
• 需要注意的是，不是所有的收文都要写拟办意见 ，只是那些除了阅知之外，还需要具体处理的文 件，才需要写拟办意见，其范围包括： • 上级机关主送给本机关需要贯彻落实的文件； • 机关直属各部门祝颂本机关的情趣性或建议性文 件、重要计划、方案、财务预决算等； • 下级机关主送给本机关的请求性文件； • 平级机关和不相隶属机关主送本机关的商洽性， 涉及重要答复和共同研究协作等问题的文件；其 他需要贯彻和承办的文件。