管理。技术性文件编号原则依据《图面与技术资料管理程序》5.3 进行。 5.2.4 外来文件分发、传阅： 5.2.4.1 各部门视需要用【联络单】提出申请，经权责主管批准后交文管,相关权限详见“职责 4.2”。 5.2.4.2 文管于外来文件上加盖“外来文件章”，分发至需求部门并于【外来文件分发回收记录一览表】上
部，不进行相应的转化作业。
4.职责：
4.1 内部文件管理职责：
阶别 文件类别
制/修/废
审核
批准
分发/回收/ 销毁与管理
体系：管理手册 一阶
内控：公司章程
体系 GM 室
管理者代表
总经理
文控文管
体系：程序文件 二阶
内控：规章文件
相关部门人员 相关部门
相关部门主管 管理者代表/总经理 部门经理/副总 总经理/指定代理人
3.1 内部文件：
3.1.1 内部管理性文件：体系文件：与质量管理体系运作相关的受控文件。内控文件：涉及财务及行政纪
律事务规章等非体系运作相关的文件。两者均划分为一、二、三阶文件和四阶表单。
3.1.2 内部技术文件：包括内部技术文件（如图面、检验规范、工序卡等）,具体依《图面与技术文件管理
程序》的规定。
5.1.4 内部文件编号：经批准后的文件交文管。文管根据《文件撰写架构细则》附录一：【内部管理性文件
编号对照表】的规定进行编号，并录入于【文件总览表】。
5.1.5 内部文件分发、借阅：
5.1.5.1 重新打印（此时有受控编号）经批准后的文件和【文件制修废审批表】交文管。文件的生效日期
以右上角“受控章”内的日期为准，文件首页及各单页的制修定日期则代表文件初定稿未签核前
4.2 外来文件管理职责：
文件类别
收集/接 收/更新
审核 建议
登录 发行管
内部借阅分发
机密
存档 理 发给单位 核定权限 等级
管理性法律法规（包 行政
管 括环境、安全卫生类）
部门经理
行政 文管 文管 申请单位
B
文控主管
理 相关方提供的管理性 业务/采 相关部
文管 文管 申请单位 副总经理 A
文
文件资料
6 相关使用部门
N
Y 适用
N
A
文件名称：文件与资料管理程序
文件编号：
制定日期：
修定日期：
页 码：Page 6 of 10
受 版 次：第 1.0 版 控 （红色受控章方为有效）
步骤
权责
输入
相关部门
文控中心
输出
文管
《记录管理程
7
相关使用部门
序》
A
回收/作废/销毁
【文件分发回 收记录一览表】
文管
《记录管理程
5.1.6.7 表单需外部印刷时,各单位以联络单的方式向文控中心提出需求，并附上需印刷的表单，经文控中
心文管确认后,由文控中心统一走采购签核流程。
5.1.7 内部文件适用性检查：
5.1.7.1 文件在使用过程中发现不适用时，由发现人员以【联络单】形式提交至文件的制定部门。
5.1.7.2 文控文管每季度安排各单位依据【文件总览表】对文件进行查核，并登录于【各单位文件互查汇
修改处要有清晰的标注、签名缩写并注明日期；修改后的文件由原制订部门尽快向体系申请正式
发行。
5.1.8.3 文件版次：首次发行为 1.0 版，修订一次为 1.1 版，第二次修订为 1.2 版，依此类推。文件更改
内容只涉及到单页，只更换有更改的当页；文件内容作大变动时（更动 1/3 以上），文管须将文
件版本直接升级（如 1.0 版改为 2.0 版），并将整份文件全部更换。表单首次发行为 01 版，修订
购/行政 门
件 其它参考资料（如管 相关部
不控制 不控制 不发行 申请单位
理图书等）
门
视性质
国内标准
业务 品保部 文管 文管 品保部 文控主管 B
国外标准 技
业务 品保部 文管 不发行 申请单位 文控主管 B
客户提供之技术标
术
准、技术条件、产品 业务 品保部 文管 文管 品保部 文控主管 B
文
法规、技术法规等
文件名称：文件与资料管理程序
文件编号：
制定日期：
修定日期：
页 码：Page 1 of 10
受 版 次：第 1.0 版 控 （红色受控章方为有效）
1.目的：使本公司文件/资料的管理有章可循，保证管理文件资料的准确性及有效的控制。
2.范围：适用于公司中所有的内部管理性文件、外来管理性文件、技术文件。
3.定义：
件
客户提供之图纸、产
业务
业务
文管 文管 开发文员 文控主管 B
品规范
开发
4.3 机密文件的申请使用管理：
等级
申请人 申请人的部门主管
文控中心主管
资料收集部门 的最高主管
（副）总经理
A 级（高度机密） 立
审
决
B 级（一般机密） 立
审
决
C 级（普通资料） 立
审
决
5.内容：
项别 步骤 权责
输入
文件制定 《文件撰写
记录保存
记录归档 保存
5.1 内部管理性文件管理 5.1.1 内部文件编制： 5.1.1.1 文件格式、内容及编号原则要求见《文件撰写架构细则》。 5.1.1.2 各部门文件由制订者编制打印并填写【文件制修废审批表】（暂不填写编号），提交部门主管审核。 5.1.1.3 内部文件审核：由审核人确认文件制修废的必要性、适宜性、合理性。 5.1.2 内部文件会审： 5.1.2.1 经部门主管审核确认后的文件交至体系。
5.1.6.2 文件应分类存放注意防潮防湿，必须保持文件清晰、易于识别。
5.1.6.3 文件破损、模糊不清时，可持该文件向文管申请换发。
5.1.6.4 经文管发行加盖红色“受控章”之文件均为管制性文件，如须复印须向文管申请，不得自行复印。
5.1.6.5 文件原稿由文管保存，原稿不盖发行章。
5.1.6.6 机密文件管理依相关规定执行。
3.3 外来文件：
3.3.1 外来管理性文件：客户或公司外所输入的管理性资料或文件（如客户提供的供应商手册、国际/国家
管理性法律法规/标准）。
3.3.2 外来技术资料：指客户及供应商所提供的图面与技术文件/资料，以及产品法律、法规，设计所使用
的相关技术书籍等，主要包含：
3.3.2.1 客户提供的图面文件、资料：泛指客户提供的图纸、技术标准、技术条件、协议、品质规范、样
文件名称：文件与资料管理程序
文件编号：
制定日期：
修定日期：
页 码：Page 4 of 10
受 版 次：第 1.0 版 控 （红色受控章方为有效）
5.1.2.2 体系审核确认后根据文件的涉及单位决定文件必须的会审部门，由体系提请相关部门传阅会审或
会议会审。
5.1.3 内部文件批准：文件必须经相关权责人员批准。详见 4.1 职责。
为作废之依据。
5.1.9.2 已回收的副本旧版文件由文管盖“作废章”作废，盖“作废章”之作废文件可作二次用纸使用；
作废正本文件有需要特别保留时，加盖“作废章”留存，最低保存年限为二年。
5.1.10 记录保存：记录保存依据《记录管理程序》执行。
5.2 外来文件管理
外来文件管理流程图
步骤
权责
输入
相关部门
总表】，并追踪确认各部门文件的有效性和完整性。
5.1.7.3 在内审、管理评审前一个月内，文管须整理出【文件最新版次一览表】，并分发至各单位。
5.1.7.4 体系专员根据实际需要安排内部稽核，查核文件执行的有效性、适用性和完整性。
5.1.8 内部文件修订：
5.1.8.1 除特别指定外，文件的修订或废止，须由文件原制定部门执行且经原审核、批准部门批准。体系
性、有效性，并记录于【外来文件一览表】。 5.2.2.2 技术性资料：
1) 业务部收到国外标准、国内标准及客户提供的技术标准、技术条件、产品法规和技术法规后 在 1 个工作日内提交品保 QE 评审。
2) 业务收到客户提供的图纸和产品规范，需经开发部门工程师和品保 QE 会审。 5.2.2.3 将审核后的外来文件和【外来文件一览表】转至文管。 5.2.3 外来文件登录：文管将收到的外来文件依据文件类型进行分门别类登录于【外来文件一览表】，归档
提出人 架构细则》 1
提出部门
文
主管
件 体系专员
制
定
2 相关部门
主管会审
A
内部管理性文件管理流程图
相关部门 提出部门
体系
文件编制
N
审核
Y
N 会审 Y
B
N
审核
Y
文控中心
输出
【文件制修
废审批表】
【文件制修 废审批表】
【文件制修 废审批表】
文件名称：文件与资料管理程序
文件编号：
制定日期：
修定日期：
页 码：Page 3 of 10
文控中心
输出
相关权责文员 1
（见 4.2 职责）
收集/接收/更新
外来文件
相关权责主管 2
（见 4.2 职责）
N
Y
审核
【外来文件一 览表】
3
文管
文管 4
相关使用部门
登录 分发/借阅
【外来文件一 览表】
【联络单】 【文件分发回 收记录一览 表】【文件借 阅记录表】
相关使用部门 5
文管
使用管理
【外来文件一 览表】
8
相关使用部门
序》
记录保存
记录归档保持
5.2.1 外来文件的收集/接收/更新：相关部门将收集/接收/更新到的外来文件原件（含电子文件）转交给 审核部门。详见 4.2 外来文件管理职责。