生效日期2012-08-01
1. 目的
对文件和资料进行控制，从而达到方便查阅、使用与管理，确保其顺畅性与安全性。
2. 适用范围
适用于公司所有文件和资料的规范管理工作。
3. 相关部门
经理室及各部门
4. 职责
4.1 行政科设置文档中心，染二厂/涂层厂设置文档室，并设兼职文管员，负责
文件和资料的统一收发与管理。
4.1.1 负责文件和资料接收，登记编号及建立《文件/资料登记表》，并按照《文
件/资料分类归档表》做好入柜上锁的保存工作。
4.1.2 负责文件资料的查、借阅管理，建立并做好《文件/资料借阅登记表》的
文件和资料借出与回收管理工作。
4.1.3 负责每月1日进行一次的文件和资料之盘点核实工作，若有遗失则及时上
报，并追查相关失职人员责任。
4.2 各单位/部门主管对本单位/部门所拥有的文件和资料作出必要的自我归
档及使用管理。
5. 规范要求
5.1 文件和资料分类与分级：
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5.1.1 文件和资料分类由文档中心或文档室按照《文件/资料归档分类表》进行
操作：
5.1.1.1 公司法人组织类（编号：WA-A）：主要有法人组织文件、综合性文件等；
5.1.1.2 ISO文件类（编号：WA-B）：主要包括质量手册、程序文件、作业指导
书、品质记录表单等；
5.1.1.3 人事档案类（编号：WA-C）：主要有入职资料（含培训记录）、劳动合
同、离职档案、员工录用与离职分析表（每月）、员工流入与流出明细
表等；
5.1.1.4 规章制度类（编号：WA-D）：主要有行政人事管理制度、设备安全操作
规程、其他制度等；
5.1.1.5 机电设备类（编号：WA-E）：主要包括设备适用说明书、机械图与电路
图、其他资料等；
5.1.1.6 外来文件类（编号：WA-F）：主要有政府部门文件、重要通知与通告、
其他资料等；
5.1.1.7 培训教材资料类（编号：WA-G）：主要有内部培训教材、内部培训记录、
外部培训教材、外部培训记录等；
5.1.1.8 消防与安全类（编号：WA-H）：主要有消防安全检查与整改、特种作业
证照、特种设备证照、其他资料等；
5.1.1.9 综合资料类（编号：WA-H）：主要书籍（工具书/管理书）、法律/法规技
术资料、其他资料等
5.1.1.10 公司基建工程类（编号：WA-J）：主要有染一/染二/涂层厂图纸、其他
资料等；
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5.1.1.11 合同协议类（编号：WA-K ）： 2.1.1.12 图片类（编号：WA-L ）:
5.1.1.13 质量检测报告类（编号：WA-M ）：
5.1.1.14 部门信息传递类（编号：W A-N ）：主要有通知/通告、工作联络函、员
工考勤统计表/行政奖罚汇总表（每月）、员工住宿用电统计表（每月等）
5.1.2 各部门文件和资料原则上分为三类，并参照上述归档分类进行管理。
5.1.2.1 色卡类：主要包括色卡系列资料；
5.1.2.2 工艺技术类：主要包括技术条件、标准、工艺改善、作业指导书等； 5.1.2.3 综合资料类：除以上工艺技术类和色卡类外的文件资料。
5.1.3 文件和资料分级要求，管理同5.3
5.1.3.1 一级资料：与公司生产密切相关的技术作业文件资料，技术条件及工
艺改善资料、工作指导书（WI ）等文件；用 在其文件和资料左边上沿作出标示；
5.1.3.2 二级资料：质量手册（QM ）、品质程序书（QP ）、表单记录（FM ）和
员工入职个人资料等；用 在其文件和资料左边上沿作出标示；
5.1.3.3 无上述两种标示的文件和资料，均为一般性的文件和资料，并以作出对
应管理。
5.2 文件和资料接收、分发与归属部门：
5.2.1 各部门凡收到外来的任何文件和资料均需统一送交文档中心/文档室，由
文管员报请部门主管予以判定级别和传递分发形式与归档类别等。
5.2.2 文管员在在接收到文件和资料时，须逐份清查核对，确认其文件和资料
一级资料 二级资料
生效日期2012-08-01 完整后，按照《文件/资料登记表》作出登记。
5.2.3 根据文件和资料的性质情况，原则上规定按下表划分其归属（即部门归
档）。
序号文件和资料名称
归档部门
备注原件复印件
1 操：操作基准（ISO）文档中心使用部门
2 人：人事档案文档中心
3 机：机电设备使用说明书和机械图纸等文档中心机电科
4 化：化工产品说明书文档中心技术科
5 标：国家/国际标准检测中心
6 研：对抗品和新产品研发报告技术科
7 技：技术资料文档中心/技术科
8 综：综合资料文档中心/使用部门
9 书：工具书/管理书、法律/法规文档中心
10 消：消防与安全资料文档中心
11 培培训教材文档中心使用部门
培训记录（含考试卷）使用部门
视情况也可
以统一存入
文档中心
12 工：工程基建图纸文档中心
说明：凡受控的文件和资料均须加盖“红色受控章”。
5.3 文件和资料查、借阅管理
5.3.1 权限核准：一级资料均须厂长及以上职务人员批准方可查阅借出，并要
求1周内归还，不准带出公司；二级资料均须部门主管及以上职务人员批准方可查阅借出，并要求2周内归还。
5.3.2 借阅申请人提出申请时，文管员按其权限核准作出确认后，并认真按照
《文件/资料借阅登记表》填写完整方可进行。
5.3.3 非为我公司服不得借阅公司的任何文件和资料。
若其为我公司服务的人
员，需要查借阅的必须经经理批准方可。
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5.3.4 借阅人必须做好保密工作，不得复印，更不能转借他人。
5.3.5 若造成文件和资料遗失或损坏，依文件和资料的级别追查相关失职者责
任。
5.4 文件和资料的保管
5.4.1 文件和资料的保存位置应注意做好防盗、放火、防虫、防潮等工作。
5.4.2 文件和资料放入柜中，应作出归档分类标识，且在每一册中起始页插入
索引目录。
5.4.3 随时保持文件和资料柜的整洁。
5.5 文件和资料的盘点与清退
5.5.1 文件管理员应于每月1日对所有文件资料进行盘点与整理，核对《文件
/资料登记表》与现有文件资料是否一一对应，若有异常及时查找原因予以纠正。
5.5.2 当文件和资料出现新版，旧版应及时作出清退，并填写《文件/资料清
退单》，自我确认后报部门主管批准，然后收集成册统一标识放置。
6 记录表单
6.1 《文件/资料归档分类表》
6.2 《文件/资料分级表》
6.3 《文件/资料登记表》
6.4 《文件/资料清退单》
6.5 《文件/资料借阅登记表》
批准审核制订行政科制/修订日期。