1
超市有限公司费用报销制度与费用报销流程
第一条：为了严格公司管理制度，合理控制公司经营费用，根据
公司经营活动的特点，特制订制度
第二条：费用报销的控制原则：计划管理、分级负责、层层把关。
由各部门负责人负责本部门人员费用报销的实质性、合理性的一级审
查；由财务对报销票据的合法性进行二级审查；由常务副总进行最后
的审核批准。
第三条：费用的控制实行计划管理，由需要支付费用的部门或个
人先行填写“借款单”，列明：费用的性质、费用的用途、费用的预
计金额、款项支付预计时间等要素，先报部门负责人审批同意后，报
常务副总审批，待取得常务副总签署同意的“借款单”后方能执行。
第四条：费用发生过程中，原则上必需由两人或两人以上同时参
与或执行，并互相监督和共同承兑相关责任。
第五条：费用发生过程中，当事人应充分取得费用的相关单据，
如：合约或协议、合法的票据等，如因未能取得合法（被税务机关认
可）的票据而遭受财务剔除的部分支出，公司原则上不予以承担，由
当事人自行负责。
第六条：费用发生完毕后，当事人应及时将收集到的费用单据加
以整理归类，采用公司统一印制的“费用报销单”规范粘贴，粘贴过
程中应区别费用性质（如：交通费、住宿费、餐饮费、招待费、办公
费等）分类粘贴，便于归类计算和整理。
2

第七条：当事人在填写“费用报销单”时，应遵照“实事求是、
准确无误”的原则，将费用的发生原因、发生金额、发生时间等要素
填写齐全，并签署自己的名字，交共同参与的人员复查，并请其在证
明人一栏上签署其姓名。“费用报销单”的填写一律不允许涂改，尤
其是费用金额，并要保证费用金额的大、小写必须一致，否则无效。
第八条：当事人应将填写完整、附件齐全的“费用报销单”和已
经审批过的“用款申请单”一起送交本部门负责人进行审批，部门负
责人应重点对费用发生的真实性、费用预算金额与实际金额的差异合
理性进行审查，部门负责人审查无异议后，应在“费用报销单”部门
负责人一栏签署审批意见并签署部门负责人的名字。
第九条：当事人将取得经过本部门负责人审批签署后的“费用报
销单”以及原审批的“借款单”送交财务进行审核，财务应重点对
“费用报销单”后所附的原始发票和单据进行合法性审查，对费用金
额的计算进行复核稽查。财务审查无异议后，应在“费用报销单”财
务部门一栏签署审批意见并签署财务的名字。
第十条：当事人将取得本部门负责人、财务部门审核签署后的
“费用报销单”以及原审批的“借款单”一起，通过公司内部单据传
递程序报送到公司常务副总处，由常务副总进行最后的审查和审批。
常务副总一般仅从“费用报销单”的形式要素上进行审查，看报销审
批程序和相关人员的签字是否齐全、字迹是否真实。常务副总审查无
异议后，在“费用报销单”常务副总一栏签署审批意见并签名。
3

第十一条：当事人取得审批齐全的“费用报销单”以及“借款
单”后，应在3天之内送交财务部门的出纳员手上领取资金，出纳人
员应对“费用报销单”进行审核，重点看报销单是否有涂改、费用的
计算是否正确、后附的发票是否齐全合法，审批手续是否齐备。出纳
人员在审核无误后方能付款。
费用报销的一些操作流程
一、费用报销流程：费用报销人报销申请（填制费用报销单）
------报销人部门负责人（或上级主管）确认签字------财务部门审
核（单据、数据等方面要求）-------公司常务副总（或委托授权人）
审批（侧重真实、合理性等方面负全责）------出纳复核并履行付款。
上述流程为公司各项费用报销的既定程序，以后各项事务的报销均需
要遵照上述流程操作，否则财务部有关人员有权拒绝付款。
二、费用单据要求：为了强化公司的财务纪律，规避财务风险，
原则上公司一切事项报销的单据均必须取得合法的凭证。合法性的认
定以国家财务、税务等方面的规定为准，具体操作由财务部负责把控
落实，以可操作性为前提。公司员工任何不符合报销规定的单据财务
部门有权拒绝，各级确认、审核、审批人员也不应予签字。各级签字
人在不能确定的情况下不能随意签字。
三、单据整理要求：报销人在报销前必须事先整理好各类单据，
首先对单据的类别、时间、批次、项目等进行分类，然后按照一定的
标准清晰准确的粘帖在报销单据的后面，并在附件中写明所附单据的
张数。单据数量比较烦杂的要写出报销明细清单附在后面。单据分别
4

不清晰，粘帖不规范的财务部门可要求对方改正，不改正的有权予以
拒绝受理。
四、预借款的操作要求：公司员工因工作需要需要事前预借款的，
必须填写借款单或支票使用申请单，写清借款原因、预计的金额和还
款日期，财务人员严格控制现金的使用。借款单要由部门负责人、副
总或财务主管签字后出纳人员才能放款。在预定还款日期到期后不能
还款或报销的从有关人员的工资中扣除。
五、报销金额审批规定：公司为提高工作效率，规定如下：单笔
报销金额或单笔票据报销金额在10000以下的，常规的货款、员工的
工资支付按照正常的流程由公司常务副总审批即可，金额超过10000
以上的必须要由公司总经理的审批。财务人员操作付款时须掌握好审
批金额权限，操作不规范的不得付款。
六、报销或单据传递时效要求：财务人员根据财务作账的及时性
配比性要求掌握好各项报销的时间，原则上各项单据或费用必须在发
生结束后按照正常规定的流程操作。原则上当月发生当月取得并当月
报销，业务人员有及时催收票据的义务。
七、费用报销的其他规定：公司费用报销必须真实合法，严禁使
用白条或其他不合法的凭证，一些特殊情况需要使用替代凭证的，也
必须由副总和财务主管的共同认可，同时做到财务操作的安全合法。
另外替代凭证要求做到时间合理、摘要明确、金额确定，不能真假混
杂，给公司带来财务风险。
公司各阶层人员，在上述规范中操作失当，给公司带来损失风险
5

的，根据情节大小由办公室负责责任追究，讨论决定。