Word中邮件合并的妙用
减小字体增大字体作者：李静来源：中国电脑教育报发布时间：2003-8-12 3:15:21
现在很多公司的工资都是背对背不公开的，但是把工资条打印出来一份一份地发太费事。
不用急，用Word的“邮件合并”轻松搞定。
第一步：建立数据库
新建一个Excel电子表格，将每个职工的工资结构输入表格（注意不要省略表格中的标题行，以免邮件合并时找不到合并域名），保存名为“x月工资.xls”后即可关闭以备后用。
第二步：建立成绩单表格
新建一个Word文档，画好表格填好项目，并保存为“x月工资.doc”。
第三步：邮件合并
1. 在刚建立的“x月工资.doc”文档中，选择菜单栏的“工具/邮件合并”，则出现“邮件合并帮助器”对话框（如图1）。
2. 在“邮件合并帮助器”对话框中点击“创建”下拉按钮，选择“分类（C）…”，再在出现的对话框中点击“活动窗口（A）”按钮。
3. 在“邮件合并帮助器”对话框中点击“获取数据（G）”下拉按钮，选择“打开数据源(O)…”，在出现打开文件对话框中打开刚保存的Excel电子表格“X月工资.xls”，点击“确定”并在弹出的对话框中点击“编辑主文档（M）”，这时你会发现在工具栏中多了一栏邮件合并工具栏（如图2）。
4. 把光标置于要插入相应项目的位置，点击“插入合并域”下拉菜单（下拉菜单中的相应选项与“x月工资.xls”表格中的标题行是一一对应的），然后单击下拉菜单中的相应选项，直至操作完毕（如图3）。
5. 最后点击“合并至新文档”按钮，你会收到意想不到的效果——每位员工的工资记录都成了一个新文档，试试吧！
以上方法同样可适用于老师给学生做成绩单、领导给下属反馈个人信息等等，这样既保密又方便。
用Word“邮件合并”制作奖励证书
河北省围场县中小学教研室黄瑞山
学校经常组织各种竞赛活动，活动中总是把评比数据整理在Excel之中，然后根据评比的结果设立奖励等次，最后再用Word录入编辑成奖励证书，这种传统的做法效率很低且容易出错。
其实我们可以使用Word中的邮件合并功能来与Excel进行数据交换，自动完成编辑任务。
一、创建通知单文档
按常规方法在Word中创建奖励证书文档，按证书的大小进行“页面设置”，根据证书的内容进行文字编辑，其中，姓名、文章题目、奖励等次空着不填，如图1所示。
图1
二、选取Excel数据文件
在Word 2003菜单栏中，单击“工具”菜单的下拉菜单“信函与邮件”的级联菜单“邮件合并”，在Word文档的右侧弹出的向导中选择“信函”文档类型，单击“下一步‘正在启动文档’”，如图2所示。
图2
选择“使用当前文档”选项，单击“下一步‘选取收件人’”，如图3所示。
图3 图4
选择“使用现有列表”选项，单击“浏览”，如图4所示。
找到你整理好的Excel工作表，如图5所示。
图5
在“选择表格”对话框中单击“确定”按钮，这时出现“邮件合并收件人”对话框，单击“全选”按钮，然后单击“确定”按钮，如图6所示。
图6
三、插入域
把插入点定位在“奖励证书”文档的“同志”前面，单击“下一步‘撰写信函’”，然后单击“其他项目……”，如图7所示。
图7
在“插入合并域”对话框中选择“数据库域”选项，然后选中“插入合并域”对话框中的“姓名”，再单击“插入”按钮，如图8所示。
图8
接着，把插入点定位在“奖励证书”文档的书名号里面，单击“下一步‘撰写信函’”，再单击“其他项目……”在“插入合并域”对话框中选择“数据库域”选项，然后选中“插入合并域”对话框中的“题目”，再单击“插入”按钮。
最后，把插入点定位在“奖励证书”文档的“荣获”的后面，单击“下一步‘撰写信函’”，再单击“其他项目……”在“插入合并域”对话框中选择“数据库域”选项，然后选中“插入合并域”对话框中的“等次”，再点击“插入”按钮。
四、合并到新文档
插入完成后，单击“预览信函”，然后单击“完成合并”，再单击“编辑个人信函”，在“合并到新文档”对话框中选中“全部”选项后单击“确定”按钮，如图9所示。
这样就完成了新文档的合并任务。
图9
最后查看各页再做适当调整和编辑，所有的证书就这样全部一次性编辑完了，编辑好的证书就可以打印了，这样既减少了录入错误，又大大提高了工作效率。
利用Word“邮件合并”功能不仅能制作奖励证书，还可以制作“家长通知书”或者“考试通知单”等。
Office使用心得：Word“邮件合并”技巧四则 2004年07月08日 10:09 赛迪网--中国电脑教育报
文/李平
“邮件合并”是Word的一项高级功能，是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一。
但是大多数书上对“邮件合并”的介绍都很简单，如果按照书的上介绍去做，合并打印出的邮件并不能完全令人满意。
教你几个邮件合并技巧，希望能帮你提高办公效率。
1.用一页纸打印多个邮件
利用Word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件，很多情况下我们的邮件很短，只占几行的空间，但是，打印时也要用整页纸，导致打印速度慢，并且浪费纸张。
造成这种结果的原因是每个邮件之间都有一个“分节符”，使下一个邮件被指定到另一页。
怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢？其实很简单，先将数据和文档合并到新建文档，再把新建文档中的分节符(^b)全部替换成人工换行符(^l)(注意此处是小写英语字母l，不是数字1)。
具体做法是利用Word的查找和替换命令，在查找和替换对话框的“查找内容”框内输入“^b”，在“替换为”框内输入“^l”，单击“全部替换”，此后打印就可在一页纸上印出多个邮件来。
2.一次合并出内容不同的邮件
有时我们需要给不同的收件人发去内容大体一致，但是有些地方有区别的邮件。
如寄给家长的“学生成绩报告单”，它根据学生总分不同，在不同的报告单中写上不同的内容，总分超过290分的学生，在报告单的最后写上“被评为学习标兵”(如图1右)，而对其它的学生，报告单中则没有这一句(如图1左)。
怎样用同一个主文档和数据源合并出不同的邮件？这时就要用到“插入Word域”。
在邮件中需出现不同文字的地方插入“插入Word域”中的“if…then…else(I)…”。
以“学生成绩报告单”为例，具体做法是将插入点定位到主文档正文末尾，单击邮件合并工具栏中“插入Word域”，选择下级菜单中的“if…then…else(I)…”，在出现的对话框中填入图2所示的信息，单击“确定”按钮。
图1
有时可根据需要在图2的两个文字框中写入不同的语句。
这样就可以用一个主文档和一个数据源合并出不同内容的邮件来。
图2
3.共享各种数据源
邮件合并除可以使用由Word创建的数据源之外，可以利用的数据非常多，像Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件内容都可以作为邮件合并的数据源。
只要有这些文件存在，邮件合并时就不需要再创建新的数据源，直接打开这些数据源使用即可。
需要注意的是：在使用Excel工作簿时，必须保证数据文件是数据库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。
这样可以使不同的数据共享，避免重复劳动，提高办公效率。
4.筛选与排序
用邮件合并帮助器中的“查询选项”，可以筛选记录有选择地进行合并，也可以在合并的同时对记录进行某种排序。
工作时记住它们，可以提高你的办公效率。
(责任编辑：铁炮玉)。