第一章秘书1.秘书的含义是什么?秘书是一种社会职务或职业,是辅助领导管理,为领导提供服务的工作人员.2.现代秘书有哪些种类?纵向:按层次分:初级、中级、高级秘书.按辅助功能分:技术操作层、行政执行层、辅助决策层秘书.横向:按服务对象和经济来源分:公务、私人秘书.按不同行业或所属部门分:党务、行政、经济、金融秘书等.按工作内容分:文字(笔杆子)、机要、行政、通讯、事务、信访、生活、外事秘书等.3.秘书的职业特征?①服务对象多元化②业务工作专业化③工作手段现代化④商务秘书女性化⑤资格认证制度化.4.秘书学性质与研究对象:①运用性、综合性、政治性、群体性.②秘书人员、工作、方法、环境、领导意图.5.秘书工作的原则:保密、准确、迅速、实事求是.6.请示的方法:①对象要准确②内容要单一③时机要适当④形式要灵活.第二章秘书机构1.我国秘书机构的划分:行政机关的秘书部门、公司企业的秘书部门(综合性的、职能型的、专业性的、1到2人秘书办公室)、股份制企业集团中的秘书部门.2.秘书机构的设置原则:适应性、精简、高效、相对稳定3.秘书工作的职能:辅助管理职能、综合服务职能(办文,办会,办事服务事物的范围:办理常规事物、随机事物和授权处理事物).4.授权理事的方法:准确理解领导授权的内涵,明确授权理事的双重角色,与领导者保持密切沟通.5.如何有效获取信息并利用信息为领导进行适时的沟通协调工作:①分析信息本质,不被假象蒙蔽②提供客观信息,排除信息干扰,保证领导科学决策.第三章秘书的素质1.★秘书职业道德修养的内容:①爱岗敬业、任劳任怨②尊重领导、主动服务③遵纪守法、严守机密④团结合作、廉洁奉公⑤谨行尚实、善于学习.2.★加强秘书职业道德修养的途径:①树立“三观”,积极进取②努力学习,完善自我③自我反省,接受监督④加强锻炼,注重实践⑤学会慎独,提高修养.3.★秘书怎么设计自我职业形象,达到形象与职业、地位的匹配?穿着:有职业特色,简单大方的组合型套装,优雅大方利落,穿带准则(top准则:时间、地点、目的)；仪容→发式、指甲、口腔、面容.4.秘书的行为举止?站立规范、行走规范、会面规范、握手规范、介绍规范、交谈规范.5.秘书在交谈中适宜和忌讳的话题?适宜:目的性,内涵性,时尚性,时代性,对象性.忌讳性的话题.6.秘书应具有什么样的意志?①自觉性②果断性③顽强性④自制性.7.如何在工作中保持心理健康?①树立自信②不患得患失③制定新计划④正确的人生观⑤适度的抱负水平⑥良好的人际关系⑦调整不良心态⑧参加有益活动.第四章秘书的日常事务工作1.办公环境的优化包括哪些内容?办公环境选址、内部分区、配套设施、选择合理的办公环境、办公模式(开放式、封闭式)、保持办公环境的整洁有序.2.开放式和封闭式办公的异同?开放式优点:①空间可以根据需要灵活地调整②能够最充分地利用办公空间③有利于上下级互相监督④方便同事间的沟通⑤办公资源充分共享⑥服务集中提供.缺点:①工作的机密性没有保障②员工的工作易被干扰③个人的私密空间没有保障④局部的调整会影响到全局.封闭式优点:①每个部门可以根据自己的需要随时调整办公布局②信息安全性有保障③员工工作易集中精力④员工可以有相对独立的私密空间.缺点:①浪费空间,成本增大②不利于员工间的交流③不利于上下级间的监督.3.为什么要对办公环境进行安全维护?①组织提供的办公环境要能保证它的工作人员、外来人员的安全,是一项对办公环境最基本的要求②如果组织的房屋、设备造成其中人员的伤害,就会使组织发生医疗赔付、诉讼费用,还要发生设备维修及重置的支出,因设备无法正常运转而影响工作效率③信息的消失和外泄导致企业客户的流失,利润的降低.4.如何维护办公环境的安全?①保证房屋、设备的安全②保证信息的安全.5.接听电话和拨打电话的基本步骤是什么?接听电话:①及时接听②自我介绍③确认对方④转接和电话记录⑤及时提问⑥复核内容⑦结束通话⑧整理来电记录.拨打电话:①通话准备②准备拨号③自我介绍④清楚陈述⑤解答疑问⑥礼貌告别⑦整理记录.6.秘书分拣邮件时应该按照哪些标准进行?①按照收件人分拣②按照收件部门分拣③按照收件的重要性分拣.7.秘书是否可以开具空白介绍信?为什么?不可以.因为:①一个组织的介绍信是这个组织对外联系的标志,是各部门行使职权的凭证和信息传输的重要途径和形式②严格按规定的权限、传递流程与范围操作是秘书部门和秘书人员的重要职责③因介绍信代表了一个组织的权利和利益,信息是一个组织的生命线,一旦出现问题可能会给单位带来重大大损失.8.简要说出团体接待的工作程序.①制订接待计划②开展接待工作③善后总结工作.9.如果由你来迎接多位客人,见面后按照什么顺序握手?先女士后男士,先长辈后晚辈,先上级后下级.10.秘书值班工作的主要任务是什么?①传递信息②公务接待③处理紧急电文和突发事件④承办领导交办的临时事项⑤协调安全保卫工作.11.秘书值班工作的要求有哪些?①坚守岗位②态度认真③处理及时④做好记录⑤了解领导的活动情况.12.制作某单位国庆节假期值班表,要明确以下要素:①值班表的名称②值班表的使用期限③值班具体时间④值班具体地点⑤值班人员姓名及电话.多人值班室,要明确负责人.⑥值班要求或注意事项.13.简述秘书保密工作的含义.保密工作是指国家机关、企事业单位从本组织的安全和利益出发,将组织秘密控制在一定的范围和时间内,防止泄漏并被非法利用,从而发挥最大效益而采取的各种措施与手段.14.值班时,秘书如何处理突发事件?①应及时向领导汇报,以便迅速处理②如来不及请示,应根据实际情况做好应急处理③如果遇到生产、交通事故、火灾、盗窃、自然灾害等突发事件,值班人员应冷静、沉着,立即报警,迅速部署工作,或就近组织人力抢险并紧急转移机要文件和贵重物资.15.秘书保密工作的要求有哪些?①要重视保密工作,警惕思想上的麻痹和工作上疏于防范的不良苗头及倾向②要严格遵守保密制度和纪律,在思想上树立高度的保密观念和政治责任感③要掌握一定的保密知识④认真处理好信息披露与保密工作的关系.16.常见的秘书保密工作有哪些?①文件保密②计算机的保密③通信保密④会议保密⑤领导人隐私保密⑥商业机密的保密.17.简述如何做好文件保密工作和计算机保密工作?文件保密工作:①保密文件的起草②保密文件的印制③保密文件的传递④保密文件的接收和拆封⑤保密文件的处理⑥保密文件的存放和保管⑦保密文件的清查和清退⑧保密文件的销毁.计算机保密工作:①要提高计算机安全保密的意识和观念②要依靠技术手段防泄密.18.在安排领导每周工作计划时要注意些什么?①要事第一②预约优先③综合考虑④分工负责⑤领导确认.19.在安排领导接受约见邀请之前,必须做好哪些工作?①确认是否有安排接见的必要,是不是领导相见的人或者必须见的人,领导时间是否可以安排②了解清楚约见的目的,提前做好相关准备(如会谈文件、背景材料)③必须得到领导的确认.20.公务旅行需要准备的差旅物品较多,一般可分为哪几类?①商务活动文件资料②差旅相关资料③办公用品④个人物品.第五章秘书的调研与信息工作1.秘书调查研究工作有哪些作用?①调查研究是秘书人员帮助领导更好地决策和管理的前提②调查研究是秘书人员完成好各项工作的基础③调查研究是提高秘书人员的工作能力和综合素质的必要途径.2.秘书调查研究的方法有哪些?①实地观察法②个别访谈法③座谈调查法④问卷调查法⑤通信调查法⑥网络调查法.3.秘书信息工作的作用是什么?①是发挥秘书辅助领导决策功能的保证②是秘书完成日常工作的重要基础③能促进秘书提高自身的综合能力.4.秘书可以用哪些方法收集信息?①观察法②听读法③调查法④索购法⑤交换法.5.个别访谈法与座谈调查法对调查者的要求有哪些异同?个别访谈法:①对不同的受访者要采取不同的发问方式②提问的角度要尽量小,有利于受访者把握作答的方向③注意自己角色的定位,不要用居高临下的姿态和讯问的语气④一定要做好记录.座谈调查法:①会前要准备充分②做好会前沟通,让与会者了解座谈的主题与目的③会前拟好提纲,有利于组织者把握会议进程④力争使会议在轻松的气氛中进行⑤对取得的关键性材料要经过核实后方可采用,会后对记录要及时整理并总结.6.信息处理工作的原则有哪些?答:①明确信息处理的目的②保证信息处理的及时③保证信息的准确性④综合处理各种信息.第六章秘书的文书与档案工作1.发文的处理程序是什么?①复核②登记③印制④核发.2.收文的处理程序是什么?①签收②登记③初审④承办⑤传阅⑥催办⑦答复.3.机关文件材料的归档范围是什么?①反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料②机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料③本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料,下级机关报送.4.请阐述档案工作的基本内容?①档案的收集②档案的整理③档案的鉴定④档案的保管⑤档案的检索⑥档案的编研⑦档案的提供利用⑧档案的统计.第七章秘书的会务工作1.会议的要素有哪些?①会议名称②会议时间③会议地点④会议参加者⑤会议议题和议程⑥会议的形式⑦会议的文书⑧会议的结果.2.秘书在会议筹备工作阶段应做哪些工作?①明确会议内容:1.明确会议议题2.确定会议名称3.确定会议时间4.确定与会人员5.选择会议地点。
②制定会前文件:1.制定会议议程2.制定会议日程3.制定会议程序4.编制会议方案5.完成会议通知.3.你认为会议的议程和程序有何区别?会议的议程是指会议对所要讨论研究议题前后顺序进行安排的具体议事程序.它经常与会议通知一起发出.会议议程需要按习惯顺序、公司章程、会议的性质或会议的轻重缓急,科学地统筹安排.会议程序是指一次会议活动中按时间先后排列的详细工作步骤,它可以让与会者了解每次会议的内容和具体的时间顺序,同时也是会议主持人掌握会议的操作依据.4.会议方案包括哪些内容?要明确会议主题与议题,确定会议名称、会议议程、会议日程、会议时间、参会人员、所需文件.明确会议机构和会上分工,选择会场、安排会议食宿,确定会议经费预算等.5.会间秘书最重要的工作有哪些?①组织会议签到②监控会议进程③做好会议记录④编写会议简报.6.会议评估的有效方法是什么?①设计评估表②设计调查表③设计评估内容④提出改进建议.7.会议纪要与会议记录有何区别?会议记录:是随着会议的实际进程记录下来的原始情况和具体内容.在日常工作中,会议记录应逢会必鸡,并妥善保存,以备考查.会议记录一般不上报,不下发.会议纪要:是记载、传达会议情况和议定事项的公文.这是重要会议后的一项重要的文字工作,具有通报情况、指导工作和日后考察的作用.会议纪要的印发范围应根据会议的性质和纪要的内容来确定.8.分析常见的会议病,并就提高会议效率提出你的解决方案?①严格控制会议,控制会议的次数和长短是提高会议质量的有效手段.非开不可的会才开,并要做好充分的准备,把握会议节奏,精简会议程序,讲求实效②改进开会方式,利用先进的技术设备,采用电子政务的方式,召开电话会议、电视会议等,可以克服传统会议的时间紧、场所限制、人员集中、资料准备工作紧张、交通不便等困难,有效提高会议效率③强化会议落实,会后即全面收兵,使会议精神的落实不了了之,没有反馈、没有督查,会议的效力难以达到.要实现会议的预期目标,就要及时督促贯彻落实会议决策,有效发挥会议职能.第八章秘书职业准入制度1.秘书专业学生可以通过哪些途径收集招聘信息?①各大型求职招聘网站②各级各类人才市场③学校就业指导部门④电视广播等媒体⑤实习单位.2.各类型组织对秘书人员的工作要求对我们有什么启示?①精通办公软件②要有良好的逻辑思维能力,能承受工作压力③养成良好的执行力④培养自己的书面及口头表达能力⑤团队协作能力佳,具备良好的沟通协调能力和较强的统筹能力.3.如何准备完备的求职资料?①封面,求职简历应有封面,以显示庄重、正式,但封面的设计不可过于花哨②个人简历,不可篇幅过长,用两页纸表明关键信息即可,简历排版不要过于花哨,过于丰富的字体运用让人眼花缭乱③其他需要准备的资料,还可以包括求职信、学校推荐表、本专业开设的主要课程、学习成绩单、各种证书等,丰富详实的佐证材料有助于争取到工作机会.4.我国秘书职业资格考试的内容有哪些?秘书职业考核以《秘书国家职业标准》和《秘书国家职业资格培训教程》为依据,包括职业道德、基础业务素质、案例分析、工作实务四项基本内容.涉外秘书增加了外语考核部分,秘书职业资格二级增加了业绩评估部分.。