采购与供应商管理程序文件
總經理核准:
分發規定:?總經理室/ ?品保/ ?研發/ ?業務/ ?生產/ ?行政/ ?其他
“內部管制文件，非經書面准許，不得以任何形式複製及對外發行”
1.目的:
1.1對本公司的物品採購流程進行控制,確保所採購的物品符合規定要求。
1.1規範我司對供應商的管理，以確保生產物料的適時、適質、適量供應。
2.范圍:
2.1公司生產所需原物料、零部件、委外加工品采购及相应之供应商管理。
3.權責:(见
4.定義:
由本公司提供原物料至供應商處進行 4.1委外加工:因公司生產超負荷或巳設定外發生產,
加工作業為委外加工。
4.2供应商: 為本公司提供原材料、零部件或半成品的廠商(含委外协力商)。
5.作業流程:
流程权责单位表单
相关单位
生管
請购单請购单核決權限管理辦法請购单
采购订购单
外包单供应商
送货单
送货单仓库/IQC 进料检验记录表 6.作業程序:
6.1 采購原則:
“內部管制文件，非經書面准許，不得以任何形式複製及對外發行” 品质异常处理单仓库/采購退货单仓库/采購原材料庫存表
6.1.1經評估合格的供應商方可對其進行采購,合格供應商資格的評估見
6.1.2臨時急需新物料，須經總經理或其指定代理人簽核後方可下單采購，后續一個月之內再對供應商進行评估。
6.1.3 采購單產生方式:
6.1.3.1由ERP系統產生:依《核決權限管理辦法》相關規定核准;
6.1.3.2非ERP系統產生(計劃性采購、零星采購、差異補料單采購):依《核決權
限管理辦法》相關規定核准;
6.1.4採購物料的單價如有異動,依《核決權限管理辦法》之相關規定核准。
6.2 采购作業流程:
6.2.1生管依業務《製令單》、工程《BOM》,在ERP系統進行核料,开出《请购单》依《核決權限管理辦法》之相關規定核准後轉採購单位執行採購作業。
6.2.2採購選擇合格供應商進行下單,在ERP系統中轉出《訂購單》/《外包单》,依《核決權限管理辦法》之相關規定進行審核、核准。
6.2.3經核准的《訂購單》/《外包单》由各采購人員整理后，採取傳真/電子郵件/信件等方式交由供應商，並請供應商回傳接收記錄或簽收。
6.2.4采購人員須適時與供應商聯系，確認供應商是否收到《訂購單》/《外包单》，如供應商未收到《訂購單》/《外包单》時，則注明“重傳”字樣再通知供應商，同樣請供應商回傳接收記錄或簽收，直到確定供應商收到《訂購單》/《外包单》為止。
6.2.5當生產需補料時，由責任部門人員開立《差異補料單》依《核決權限管理辦法》相關規定進行签核后,如庫存不能供應則交一聯《差異補料單》給采購人員开出《訂購單》或《外包單》進行採購。
6.2.6下單時采購需提供給供應商有關產品的技術資料，作為供應商生產及檢驗的依據，並請廠商簽名或以傳真方式回傳接收記錄，並作記錄於《廠商圖樣技術資料登錄表》，當標準有更新時需及時通知供应商將舊版销毁;
6.2.7如该供应商為第一次供应，必须要求廠商送样，并附承认书,经品保/研发確認后才可下單,具体依《物料承认管理办法》执行.
6.2.8订单变更作业:
因業務取消《製令單》，采購應以傳真發出《訂購單》/《外包单》(須加注或印上“取消”字樣),再補以電話通知供應商,和供應商協調取消相應的採購/外包訂單,同時需供應商簽核后傳回留底。
“內部管制文件，非經書面准許，不得以任何形式複製及對外發行”
如属非取消订单之变更(如数量、交期变更)，須由採購在原《外包單》/《採購單》上注明相關變更內容，並蓋章簽名，同時要求供應商回簽，以作為後續作業的依據;當同一《外包單》/《採購單》修訂超過兩次時，必須重新發《外包單》/《採購單》，不可再在原單上修改,以免造成信息錯誤。
采購人員依《訂購單》之交期，跟進和催促供應商按時交貨; 如供应商因为特殊情况,如停电、品质异常等, 需要变更订单时,采购单位须及时将相关信息通知生管、业务、品保等部门,以便及时调整生产计划满足客户要求供应商若违反采购订
单合约之交期规定,对我生产带来损失;本公司将取消采购单或依违反采购单合同之条款,将相关的损失费用转嫁给供应商.
6.3 驗收入库:倉管人員依《訂購單》對供應商所送之物品進行點收,品保人員依《品质检
测管制程序》进行檢驗。
若檢驗不合格,則依《不合格品管理程序》執行。
入庫后倉儲依《产品防护管理程序》執行。
7. 供應商评估:
7.1供應商評估小組:供應商評估/稽核由供應商評估小組執行,評估小組由品保部主導成立,採購和研發工程部參與,評估或稽核組長由總經理指定.
7.2 供應商開發登錄階段的評估:
客戶指定供應商:由業務提供《供應商基本資料調查表》並註明“XX客戶指定”,經總經理核准後可直接列入《合格供應商名錄》;
独家供应商:由採購提供《供應商基本資料調查表》並詳細說明採購市場狀況,經總經理核准後可直接列入<合格供應商名錄>;
一般供应商:以生产性物料、主要辅料供应者;采购要求其填写《供应商基本资料調查表》呈交品保/研發工程評鑑;對於電池,開關,馬達,電子線路板,充電器,電線連接器組件,紙箱,五金零件等主要材料的供應商必須到生產現場稽核,並提交《供應商現場稽核報告》,會採購/研發工程确认符合本公司要求，最後经总经理核准后将其列入《合格供應商名錄》.
委外加工商(外包):除了必须确保《供应商基本资料表》符合本公司要求外,还
必须对其进行现场评估;具体依照《供应商现场评估报告》执行.
歐規/美規之材料供應商:對於涉及歐盟和美國市場有關的法令/法規要求的原
材料之供應商, 除了必须确保《供应商基本资料表》符合本公司要求外,还必须对
其进行现场评估;具体依照《供应商现场评估报告》执行.
除客戶指定供應商之外,其餘供應商必須簽署《品質協議書》和《採購供銷合
同》等文件,對於歐規/美規相關的材料,供應商還必須簽署符合歐盟/美國法令/法
規之相關要求的聲明性文件,否則不得登錄于《合格供應商名錄》,也不得下單採購.
7.3 供應商定期評估:定期評估分為書面評估和現場稽核兩類; 定期評估在主
要/歐
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規/美規材料供應商和委外加工商中進行;現場稽核限月平均採購金額高於人民
幣之供应商,具體名單由採購統計並提報.
書面定期評估方法:每季度由品保部/採購單位依供應商交貨實績進行,並填寫《合格供應商(季度)評估報告》,對合格供應商進行評估.
現場定期評估: 品保部主導採購/研發部組成現場评估組,制定《年度供應商現
場稽核計畫》,稽核組長依據《供應商現場稽核報告》將稽核缺失做成《供應商稽
核缺點改善追蹤表》,要求供應商提供改善報告,並對改善狀況進行跟進,直到結案為止;具體依照《供應商現場評估報告》執行.
所有的評估結果須紀錄于《供應商基本資料表》.具體評估方法見《合格供應商(季度)評估報告》。
採購應根據評估結果調整更新《合格供應商清單》,並將採購量做相應的調整和規劃,以督促和激勵供應商持續改善.
流程權責單位表單記錄
商現核報告應場稽品保/採購/研發供
供應商基本資料表
合格供應商名錄採購
採購
採購
報價單訂購單採購/品保/研發合
格供应商(季度)评估表供应商现场稽核报告合格供應商資格撤銷申請單品保/采购、
總經理
採購/倉管
“內部管制文件，非經書面准許，不得以任何形式複製及對外發行”
7.4 合格供應商資格撤銷申請及核准:無論是書面評估還是現場評估,對於評估結果不符合
本公司要求之供應商,由評估或稽核組長填寫《合格供應商資格撤銷申請單》呈總經理核准
後,撤銷其合格供應商資格,從《合格供應商名錄》上刪除。
8相關表單:
8.1.請購單 QF/PU-01?
8.2訂購單 QF/PU-02?
8.3外包單 QF/PU-03?
8.4退貨單 QF/PU-04?
8.5差異補料單 QF/PU-05?
8.6供應商基本資料表 QF/PU-06?
8.7合格供應商名錄 QF/PU-07?
8.8合格供應商(季度)評估報告 QF/PU-08?
8.9 供應商現場稽核報告 QF/PU-09?
8.10供應商稽核缺點改善追蹤表 QF/PU-10?
8.11合格供应商资格撤消申请单 QF/PU-11?
8.12 採購供銷合同 QF/PU-12?
8.13 品質協議書 QF/PU-13?
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