青岛市企业档案分类编号办法第一条为科学地管理档案，便于档案信息资源的综合开发利用与交流，制定本办法。

第二条本办法规定了企业各项工作中形成的全部档案的分类原则、类目设置、编号办法以及档案实体的排列方法。

第三条档案的分类原则是以企业全部档案为对象，依据本单位职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的科学管理与开发利用。

第四条档案的类目设置（一）一级类目的设置设置十个一级类目：即管理类、产品类、科研类、基建类、设备仪器类、会计类、照片类、声像类、实物类、职工类。

企业亦可根据具体需要增减一级类目。

（二）档案二级及二级以下类目的设置1、管理类、照片类档案按年度设置二级类目，按保管期限设置三级类目。

2、产品类档案一般按产品种类或产品型号设置二级类目；需设置三级类目的，一般按产品型号或产品结构设置。

3、科研类档案二级类目一般按课题性质设置，三级类目一般按课题设置；研究项目少，不需设置三级类目，其二级类目可直接按课题设置。

4、基建类档案二级类目一般按性质或用途（如生产设施、非生产设施）设置，三级类目按建筑项目设置；不需设置三级类目的，其二级类目可直接按建筑项目设置。

5、设备仪器类档案二级类目一般按使用性质（如专用、通用）或用途、种类设置，三级类目按设备仪器型号设置；6、会计类档案按其种类设置二级类目，会计帐簿、凭证分别按年度设置三级类目，会计报告不设置三级类目。

7、音像类档案一般按载体形式设置二级类目，按年度设置三级类目。

8、实物类档案按其种类或年度设置二级类目。

按种类设置二级类目的，可按年度设置三级类目。

第五条档号的编制档号由全宗号、类目（目录）号、件（案卷）号及间隔号组成。

（一）全宗号全宗号由青岛市档案馆统一确定，在档案未进馆之前该号暂空。

（二）类目号1、一级类目号采用其类目中有代表性的两个汉字的大写汉语拼音字母编写，即GL：管理、CP：产品、KY：科研、JJ：基建、SB：设备仪器、KJ：会计、ZP（SP）：照片类、SX：声像类、SW：实物类、ZG：职工。

2、管理、会计、照片、声像、实物等类二级及二级以下类目号采用阿拉伯数字编写；产品、科研、基建、设备仪器类档案，其项目有代号的，一般应优先采用代号（型号）进行编写，无代号的，采用阿拉伯数字编写。

3、年度号采用相应的四位阿拉伯数字表示。

4、采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期”、“短期”三个不同的保管期限。

（三）件（案卷）号1、管理、照片、声像、实物类档案分别按各年度在各保管期限内编写起止件（案卷）号。

2、产品、科研、基建、设备仪器类档案分别以最低一级类目依次编写件（案卷）号。

3、会计类档案中的财务报告按年度顺序采用“大流水”形式编写件（案卷）号；其他二级类目分别按年度编写起止件（案卷）号。

（四）间隔号1、阿拉伯数字编写的类目层次中间用间隔号“·”隔离。

2、分类号与件（案卷）号中间用间隔号“-”隔离。

第六条档号示意（一）GL2006·1—001件或卷号保管期限代号年度代号管理类代号（二）JJ1—001件或卷号生产设施代号基建类代号（三）KJ3·2006—001件或卷号年度号凭证类代号会计类代号（四）SP2006100001件号保管期限代号年度代号照片类代号（五）SW1·2006—001件号年度代号荣誉证书类代号实物类代号第七条档案实体排列（一）一级类目按管理类、产品类、科研类、基建类、设备仪器类、会计类、照片类、声像类、实物类等大类顺序排列。

（二）各大类内按下列顺序排列1、管理类档案，在大类内按年度、保管期限、时间或问题顺序排架，即在大类内首先按年度分别排列，在各年度内，按保管期限永久、长期、短期的顺序排列，再将同一保管期限的档案按时间或问题顺序排列。

2、产品类、科研类、基建类、设备仪器类档案，分别按大类、属类、项目（一个产品、一个课题、一项工程、一台设备仪器）顺序排列。

3、会计类档案按财务报告、会计帐簿、会计凭证等二级类目分别排列；在二级类目中分别按年度顺序排列。

4、照片类档案按年度、保管期限、问题顺序排列。

5、声像、实物类档案分别按载体种类、年度顺序排列。

第八条职工档案的类目设置、档号编制与实体排列等执行国家有关规定。

第九条科技事业单位档案的分类编号参照本办法执行。

第十条本办法由青岛市档案局负责解释。

第十一条本办法自发布之日起执行。

归档文件整理规程(文件级)1 范围本规程规定了以件为单位对归档文件进行整理的基本要求、程序和方法。

本规程适用于将计算机用于档案管理的企业、科技事业单位纸质归档文件的整理。

2 引用标准DA/T22-2000 归档文件整理规则GB/11822-2000 科学技术档案案卷构成的一般要求DB37/T181-93 工业企业档案案卷格式3 定义3.1归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为档案保存的文件。

3.2 件归档文件的整理与保管单位，可以是一份文件，也可以是一组具有内在联系的文件的集合体。

3.3归档文件整理将归档文件以件为单位进行分类、排列、编号、装盒、编目，使之有序化的过程。

3.4档号档案实体编号的总称。

包括分类号、件号。

4 归档要求4.1 归档文件内容应完整。

4.2 归档文件内容应准确，各项审查、签批和变更等手续应完备。

4.3归档文件的书写和制作材料应能耐久保存，需永久、长期保存的文件不应使用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸等）书写、绘制。

5 鉴别5.1 鉴别文件的完整、准确状况。

对缺漏的文件进行收集补充，对内容不准确的文件进行更正，对文件形成过程中未按规定履行责任签署的文件补办签批手续。

5.2 鉴别文件的保存价值，剔除无保存价值的文件，划定应归档文件的保管期限。

6 分类6.1 分类别将文件按档案分类方案中设定的一级类目进行分类。

6.2 管理类归档文件的分类一般采用年度——保管期限分类法，规模大、档案形成数量多的单位，也可采用年度——保管期限——机构（问题）分类法。

6.2.1 分年度将归档文件按形成年度分开，其中不宜分开保存的跨年度形成的一组文件归入办结年。

6.2.2 分职能（机构）将文件按其所反映的职能性质或形成部门分开。

形成文件少或文件单一的可省略该程序。

6.2.3 分问题将文件按其所反映的问题分开。

6.2.4 分保管期限根据文件的利用价值或保管期限表的规定，确定保管期限。

保管期限分永久和定期两种，定期一般分为30年、10年。

会计档案的期限执行《会计档案管理办法》。

6.3 产品、科研、设备、基建等归档文件（以下简称科技类归档文件）的分类。

6.3.1 将同一类别的归档文件按本单位档案分类方案中的基本分类单位，如一种产品、一个课题、一个项目或一台设备进行分类。

6.3.2 将基本分类单位内的归档文件按文字文件和图样文件分开，文字和图样密不可分的文件除外。

7 组件7.1 文字文件一般以每份文件为一件，也可按问题、阶段、名称、地域等特征分别组件。

一般情况下文件正文与定稿为一件，正文在前；正件与附件为一件，正件在前；原件与复制件为一件，复制件在前；转发件与原件为一件，转发件在前。

7.2 图样文件一般以一套为一件，一套图样文件数量多时，也可以按结构、阶段、专业、工序、性质、名称等特征分别组件。

8 装订采用装订针（永久保存的档案应使用不锈钢装订针）、线绳、塑料拉杆等方式，将归档文件按件进行装订。

对归档文件普遍页数少、宜采用三角袋套装方式的档案，可以不装订。

9 排列9.1 管理类归档文件的排列将同一年度、同一保管期限内的归档文件，按职能或事由结合时间或重要程度排列，会议文件、案件文件、统计报表等成套文件可集中排列。

9.2 科技类归档文件的排列9.2.1 将同一类归档文件中最低一级类目内的文字文件，按职能或事由结合时间或重要程度排列。

9.2.2 将同一类归档文件中最低一级类目内的图样文件按结构、工序、专业、图号、时间等顺序排列。

10 编号10.1 以件为单位，在有书写内容的每页文件正面的右下角、背面的左下角从“1”起依次标注页号。

两张以上小幅面文件托裱在同一页白纸上的，按一页编号。

10.2 以件为单位，在文件首页右上方空白位置加盖档号章，档号章式样见图1。

10.3 依归档文件分类和排列顺序逐件填写档号。

11 装盒将归档文件按档号顺序装入档案盒，不同类别、不同年度、不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。

12 填写档案盒脊背（档案盒封面脊背式样见图2）12.1 类目号填写盒内文件的分类号。

其中一级类目采用其名称前两字的汉语拼音大写声母标注。

如管理类档案—GL、产品类档案—CP、科研类档案—KY、设备类档案—SB、基建类档案—JJ、会计类档案—KJ。

二级及二级以下类目采用阿拉伯数字或项目代号标注。

12.2 年度号填写盒内文件形成的年度，一般用于管理类归档文件。

以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2006。

12.3 保管期限号填写盒内文件保管期限的代码，采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“定期30年”、“定期10年”三个不同的保管期限。

其中，科技类归档文件应依据档案保管期限表的设定填写，或从盒内文件划定的不同的保管期限中，将最长的保管期限作为该盒文件的保管期限。

12.4 部门（内容）填写盒内文件的处理部门或主要内容。

如：“人事处”、“设备处”或“集团办公楼电梯竣工图”。

12.5 起止件号填写盒内文件的起止顺序号。

13 盖立档单位章在档案盒正面上方中央加盖立档单位横排印章，印章离档案盒上端10厘米。

14 填写备考表（备考表式样见图3）14.1 说明填写盒内文件的件数及其归档、管理与提供利用过程中需要说明的问题。

14.2 整理人盒内文件整理人员签名。

14.3 检查人有关部门、项目负责人或档案管理人员签名。

14.4 日期填写盒内文件整理完成的时间和检查时间。

14.5 备考表置于盒内文件之后。

15 编目按档案的类别归属逐件填写档案分类目录（档案分类目录式样见图4）。

15.1 序号填写档案在本大类内的排列顺序号。

15.2 档号按档案档号章的档号内容标注。

15.3 责任者填写制发文件的组织或个人。

15.4 文（图）号填写文件的文号、图号。

15.5 题名填写文件的标题。

对没有标题或标题不确切的文件，应根据文件的内容补充或重新拟写标题，并在补充或重新拟写标题外加“[]”号。

15.6 页数填写每份文件的总页数。

15.7 日期即文件形成时间。

用八位阿拉伯数字填写。

如：2006年2月16日写作20060216。

15.8 保管期限依据有关规定填写文件归档时划定的保管期限。

15.9 位置填写存放档案位置的代字代号。

附件：单位统一为mm图2-1 档案盒封面示意图N=20、30、40单位统一为mm图2-2 档案盒脊背示意图单位统一为mm图3 备考表示意图图意示录目类分案档4图mm为一统位单。