数字档案馆的规划与建设国家档案局科研所邱晓威一、数字化档案馆提出的背景1、概念的出现数字档案馆的概念源于三种途径：一是随着计算机档案管理的普及，使档案馆的信息管理数字化，实现了从档案机读目录的管理到档案原文信息的数字化管理；二是随着办公自动化和生产科研的计算机化，直接产生了电子文件和电子档案，实现了档案进馆前的数字化；三是随着信息高速公路的建设与发展，国家基础数字信息工程建设中对档案馆、档案信息以及其他部门的各种信息的综合管理与使用模式提出了新的要求。

数字档案馆的提出与数字图书馆的建设有密切的关系。

可以说是由于包括中国在的一些国家正在积极建设的数字图书馆工程，带动了档案馆对自身数字化建设的思考，于是出现了数字档案馆的提法。

数字档案馆是信息时代的产物数字档案馆的规划和建设是信息技术对档案事业发展影响和要求的必然结果。

数字档案馆建设过程中要充分运用先进的计算机和网络等信息技术，配置先进的软硬件设备，研制高性能的信息管理系统；数字档案馆要解决信息技术发展和应用给档案管理带来的复杂问题，要保证归档电子文件的真实、完整、长期可读。

数字档案馆是电子政务、电子商务、单位办公自动化的一个必需的组成部分，是信息社会中档案管理新模式的集中体现，代表着新世纪档案馆工作的发展方向。

2、国际上数字图书馆的建设1994至1995年，美国国家数字技术通讯指导办公室把数字图书馆列为9项重点项目的第一位，排在危机及应急处理、教育及终身学习、电子商务、能源管理、环境控制和废品最小化、保健、加工处理和产品、公众存取政府信息等重要项目之前。

这项工程从1999年到2001年为第一阶段，投资4亿美元，2002年以后的第二阶段继续投资6000万美元。

其他国家对数字图书馆建设的投资也十分可观，如英国投资4亿美元，俄罗斯每年投资2亿卢布。

到2001年为止已经宣布正式开始数字图书馆建设的国家有20多个。

由此可见，数字图书馆受重视程度非同一般。

国际数字档案馆建设的情况在美国，20世纪90年代中期，作为数字化图书馆建设项目的一个组成部分，美国国家档案与文件管理局就成立了数字档案馆特别工作组，开始数字档案馆的研究和筹建工作。

到了20世纪90年代末期，随着对数字档案馆研究和认识的不断深入，特别是美国国家档案馆发现其收集的电子文件种类日益丰富，除了文本文件、数据库文件之外，还有电子、地理空间数据、数字影像等结构复杂的数据，数字档案的种类和管理难度日益增加，公众也迫切希望能够通过在线方式获取国家档案馆中保存的数字档案。

这些促使美国国家档案与文件管理局决定自2000年起建立一个自动化程度很高的集成系统，在实现数字资源提供利用的同时，管理、维护各种类型电子文件，保证其真实、完整和长期可读。

2002年6月18日，美国数字档案馆新馆建筑在华盛顿破土动工，标志着美国国家数字档案馆实体开始建设，数字档案馆建设已经进入新的阶段。

3、数字档案馆与数字图书馆的比较1）共同性档案和图书都是信息社会重要的数字资源，数字档案馆和数字图书馆的基础和管理对象都是数字化的信息资源。

在建设数字档案馆的过程中，数字档案一方面来源于接收立档单位的归档电子文件，另一方面就是对现有馆藏档案中珍贵的、利用频率高的、易受损的档案进行数字化转换。

数字图书的来源也有两个方面，就是新接收进馆的电子图书和对馆藏的珍本、善本等图书转换成电子形式。

2）不同性第一，数字档案和数字图书的数据类型存在显著差异;第二，馆藏差异;第三，数字档案馆和数字图书馆的管理方式存在差异;第四，安全性要求不同。

第五，数字档案馆在保证馆藏数字档案的真实性、完整性、长期可读性、法律凭证作用等方面也有特殊的要求。

二、数字档案馆的构成与作用数字档案馆的概念：首先所谓的数字档案馆不是一个档案馆，而是通过计算机网络连接在一起的档案馆群体。

二是数字档案馆中的信息不仅仅是档案，还应包括未归档的各类电子文件和图书、资料，甚至是采集于实物的信息，可以说是上述综合性的数字信息的完整集合。

三是数字档案馆不是封闭的档案馆信息网络，而是包含在办公自动化系统、计算机辅助设计和管理系统、公共信息数据管理系统等更为广阔的大系统中的一部分。

四是数字档案馆不是仅仅为档案管理服务，而是面向全社会提供服务。

1、数字档案馆的构成1）以现代通信、计算机网络、多媒体信息技术设备为基础设施。

这些基础设施不可能全部由档案部门自己建立，而必须依靠国家和社会的支持。

2）以各个时期、各种类别的档案信息库及其他综合信息库为基础资源。

这些信息库必须在严格的标准化和规化的基础上由多个部门联合建立。

3）以智能信息处理技术为主，将原有的数据库转变为知识库，使用自然语言，提供高度有序化的基本管理和应用。

4）支持高层决策、司法凭证、大众教育等综合服务，形成立体应用体系。

数字档案馆应成为国家基础信息资源的出入口。

5）以优质快速的不间断服务满足社会需求。

2、数字档案馆的建设遵循如下原则：1）公益性为主，该项工程由政府投资，目的是充分开发档案等信息资源，实现政府信息资源共享，更好地为经济建设、领导决策、社会公民服务；2）统一规标准，工程的目的之一是实现资源共享，因此在建设过程中要统一标准规，优先采用国际标准和国家标准，以保证工程设备环境兼容、数据统一、软件通用，达到科学、有序的要求；3）以资源建设为核心进行系统开发，工程建设的核心是建立各类信息资源库及开发应用系统，依靠国家建设的骨干通信网络为传输手段，集中力量建设各类数字资源库及应用系统的开发；4）开放建设、利益共享，工程实现建设与服务结合，坚持开放性，实行广泛的共建共享，调动各方积极性，为此要加强管理协调，避免重复和遗漏；5）开发与引进相结合，工程坚持采用国已有的成熟技术与国外先进技术相结合的原则，开发具有自主的数字档案馆系列化软件系统。

3、数字档案馆的作用使档案信息成为知识经济的基础信息资源组成部分，为现代化建设服务。

用中国丰富的档案信息去参与解决国际信息环境的中、西文化比例失调问题。

用翔实的档案信息支持决策、管理、政务公开等，为提高国力和国家的战略地位服务。

为科学研究、知识普及等提供智能化服务，落实“科教兴国”，营造科研、教育的良好环境。

改善档案管理工作，提高档案工作的社会地位。

传统的档案自动化管理目标一般是提高工作效率和改善工作质量。

三、数字档案馆的技术条件1、主管部门的组织协调与规划数字档案馆涉及的部门多，牵扯的围广，必须由主管部门统一组织协调，进行很好的规划。

组织协调的主要工作有：明确指导思想、提出建设原则、确定设计目标、制定建设规划、落实建设资金、指导工程管理、负责部门协调和人员配备等。

其中最应当引起重视的是档案部门与办公或其他业务管理部门的纵向关系和档案管理部门与其他信息管理部门的横向联系，以及负责信息基础设施的国家或地方部门的协调。

2、制度、标准等规化体系的建立1）标准化管理与制度管理结合，形成数字档案馆所需的严密的规化管理体系。

2）首先考虑采用国际标准，其次是国家、行业及地方标准。

标准和规原则是：面向计算机和网络及信息平台的处理，直接采用国际和国家标准；面向综合性信息的处理优先采用国家标准；面向档案信息的处理以借鉴为主进行补充。

由此形成完整的标准和规体系。

将充分借鉴国际上常用的文件生命周期管理方法，对数字档案馆涉及的各类文件或信息进行从始至终的连续管理，保证真实性、完整性、有效性。

数字档案馆管理系统软件设计需要遵循的相关技术标准主要包括：《G B2312-1980信息交换用汉字编码字符集、基本集》、《G B18030-2000信息技术信息交换用汉字编码字符集、基本集的扩充》、《M A R C/C N M A R C机读目录格式》、《I S O/I E C 11179元数据的规和标准》、《可扩展置标语言（X M L）》、《I S O Z39.50检索协议》、《标准置标著录（E A D）》、《资源描述框架标准（R D F）》等以及计算机程序设计通用标准、计算机网络安全等方面的标准。

有关数字档案的标识、存储、交换、检索、管理等方面的标准主要包括：《中国档案机读目录格式》（国家标准）、《电子文件归档与管理规》（国家标准）、《资源归档与管理规》（正在研究制定）、《归档电子文件真实性鉴定规程》（已列入计划研究制定）、《纸质、缩微、录音、录像档案数字技术规》（正在研究制定）、《档案管理网络安全测试规程》（已列入计划研究制定）、《数字档案元数据标准》（需要研究制定）等。

3、计算机网络和通信基础设施的建设一般要求，部应具备连通各个部门的计算机网络平台，外部应有支持高速信息通信的宽带公共通信网络。

因此在经济较发达和技术条件好的地区起步建设数字档案馆是一种必然的选择。

数字档案馆外部的公共网络通信基础设施建设必须依靠国家为主、地方和部门为辅的综合性投资。

4、综合信息数据库的建设与充实数字档案馆的核心是综合信息数据库的建设。

某数字档案馆工程设计规划中所包容的数据库有：来自多个档案馆（室）的由传统档案数字化转换后获得的数据库、办公自动化系统生成的电子档案数据库、来自政府机构和职能部门的各类信息库。

5、智能性知识库的管理技术应用数字档案馆管理的数据种类多、数量大、结构复杂，普通数据库管理系统难以适应。

某数字档案馆工程正在计划进行智能知识库管理技术的开发。

负责系统研制的合作者具有系列档案管理商品化软件研制丰富经验，其初步设想是在多层网络结构和分布式数据库的基础上加设知识索引，同时为管理者到家庭的多种类用户开发独立于特定系统的产品化智能搜索引擎。

6、适合于开放网络环境的档案信息安全管理手段数字档案馆必须采取一系列措施保证档案信息的使用与用户的权限相符。

通常采取的措施可分为管理制度和技术保证两类。

数字档案馆对此，应形成一套法规标准的管理制度体系，此外还需要有相应的技术措施进行自动控制，才能做到更为严密。

7、各类相关人才的培养使用遵循如下原则：1）做到有提前量，使有关人员对新技术新设备提前了解；2）针对不同对象分层次培养，做到岗位与知识技能相吻合；3）充分依靠社会支持，吸引人才但不浪费人才，做到人员结构合理。

四、数字档案馆建设遇到的问题1、规划问题国家档案局对于数字档案馆的建设很重视，已组织了若干相关课题推动这项工作。

但全国统一规划尚未完成，目前国家级的数字档案馆的建设模式还没具体化，所以这项工作暂时处于自下而上的实验摸索状态，先行一步的地方，这项工作难度很大。

尤其是在缺少总体规划的情况下，很难向有关领导清晰描述和解释，同时与其他部门的协调也会困难重重。

2、标准问题档案工作的标准化工作还处于逐步完善过程之中，而数字档案馆的建设可以说在很多方面带有开创性，标准化工作只能与其建设同步进行。

其中有些标准规要超出档案工作的围，如文中举例的数字档案馆的综合数据处理格式就满足跨行业、跨部门的要求。