关于档案管理办法及实施细则【2019年第一版】为进一步完善公司的管理体系，完加强全公司档案的收集、整理、归档的效率与措施，确保档案的完整性、准确性和系统性，促进公司的持续健康发展，结合实际，制定本办法。

一、总则1.1为加强公司档案管理工作，有效地保护和使用档案，特制订本办法。

1.2本办法所称的档案是指过去和现在的公司各部门、各项目及员工从事作业、经营、管理、宣传及行政类文件、人事类文件、各类合同、财务管理等，直接形成的对公司有保存价值的各类文字、图表、帐册、凭证、报表、技术资料、电子文件、声像、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

1.3档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。

1.4档案管理工作采用“双部门管控，共同管理”原则，由综合管理部统一管理。

1.5档案管理指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、登记、归档、装订、封存、销档等活动。

1.6档案材料收集整理归档工作应遵循真实、全面、及时、规范、系统的原则。

二、归档范围2.1公司资料：公司章程、注册资料、验资报告、资质证书（原件、申办资料、变更记录、年检记录）、机构变革记录、公司大事记、公司年报/推文、各类固定资产资料（包括车辆）、企业文化建设和社会活动中直接形成的有保存价值的各种文字、视频、照片、录音等形式的历史记录。

2.2行政类档案：流程制度类文件、行政法规性文件、会议记录、各类公文、公司重大事件记录、政府职能部门颁发需要公司执行的各种行业标准、公司对外的正式发文与相关机构来往的函件、物资采购（物资采购、库存、保管、调派等）管理中形成的各种文件材料。

2.3人事档案：员工履历、学历及技能证书、考评、晋升、薪酬调降记录、奖惩记录、员工培训、工作总经、考勤资料、保险资料、人事任免、劳动纠纷、部门职责、岗位职责、操作规程、员工手册、员工合同、员工花名册、员工月度异动记录、组织结构变更与变革、年度组织发展规划、人员配比评估记录、进出人才库记录等。

2.4合同类：购销合同、租赁合同、广告合同、保险合同、项目合同、投资协议和其他合同（协议）等。

2.5财务类：申请单、报账单、票据、文件、原始凭证、计帐凭证、帐簿报表、纳税申报、统计报表、基础资料等有参考价值的原始资料和电子文档。

2.6项目档案①办公室：项目轨迹照片、简报、项目往来函件、温馨提示、通知通告、催收费记录、电子台账、项目会议记要、制度学习文件、上墙职责与行为规范、各类应急预案、维修资金申请材料等。

②设施设备类：维养记录、维修更换凭证、外包协议、③安全管理类：消防巡查记录、巡逻打点记录、车辆人员进出登记记录、④环境卫生类：清洁卫生记录与照片，园林绿化养护、栽种、修剪等记录与照片、清淘污水/雨水井记录与照片、建渣清运记录与照片等。

⑤客户服务类：业主/住户投诉意见台、邻里协调、入住业主的权属情况记录、变更档案、装饰装修管理档案等。

2.7电子档案：电子版档案遵循纸质分类建立文件夹，每月25日压缩打包发至综合管理部备档。

三、档案级别划分档案等级的划分标准根据档案文件的性质、重要性、档案类型及常用程度划分为四个等级。

等级的划分：一级为绝密文件（总经办及股东成员）二级为秘密文件（经理以及重要涉岗核心成员）三级为机密文件（主管以上管理人员）四级为普通文件（普通管理人员）3.1会议材料（除总经办中高层会议）、通知、报告、决议、总结、会议记录、文化推广、团建活动等属于普通文件，划分等级为四级；3.2公司对外的正式发文与有关单位来往的文书，此类型文书属于秘密文件，划分等级为二级；3.3公司的各种请示、批复、高层管理会议记录等中高层管理过程中形成的重要议题与文件，划分等级为二级；3.4公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料，属于人事方面档案均为二级秘密文件；3.5除与业务部门相关联的收费台帐、票据、通知/通告等相关数据为三级机密文件，其它如公司财务报表、财务帐簿报表、统计报表等属于财务方面的档案均为一级绝密文件。

3.5公司的大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等，属于机密文件，划分等级为三级。

3.6项目业务运营及工作轨迹文件材料,除项目往来函件为二级秘密文件，其它均列为四级普通文件。

3.7固定资产、行政法规性文件、与各机构往来函件等为二级秘密文件。

3.8公司资质、行政类其它文件为三级机密文件。

四、文件归类原则4.1归档文件的整理单位：一般以每份文件为一件。

文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；转发文与被转发文为一件；来文与复文为一件，本单位复文与外单位来文为一件，本单位去文与外单位复文各为一件；文件处理单有实质内容的有批示或办理情况的与文件为一件；原件与复制件为一件；月报刊、报表、维修资金等每批次/册为一件；会议记录一份为一件，可装订成册保存。

4.2归档文件的整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

4.3归档文件的整理要求：归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整；已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制；归档的文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

4.4归档文件的整理方法：归档文件装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；文件批复结果在在前，请示文件在后。

此外，对重要文件历次修改稿都需要留存的，定稿在前，历次修改稿按时间顺序依次在后。

4.5归档文件的保管期限分类：根据文件的不同价值保管期限为短期（3-5年）、中期（5-10年）、长期（15-25年）、永久（50年以上）；此期限中的短期、中期、长期年限为该档案失效后保存的年限。

五、档案编码标准5.1公司资料HLY-A（年份）（1）HLY-A1公司资料：组织结构变更与变革、年度组织发展规划、各类证照/证书、等资料。

（2）HLY-A2企业文化建设：公司年报、宣传推文及公司企业文化建设和社会活动中直接或间接形成的有保存价值的素材等。

5.2行政类编号：HLY-C（年份）（1）HLY-C1会议记要：总经办会议记要、周例会议记要、议程上会讨论会议记要、安全生产会议记要、全体职工大会议记要等各类会议记录与照片等资料；（2）HLY-C2印鉴管理：印章管理资料、资质办理资料等。

（3）HLY-C3采购资产：物资采购、库存、保管、调派等管理中形成的各种文件材料。

（4）HLY-C4行政法规文件：公司行政法规性文件、行业行政法规性文件、与相关机构来往的函件、公司重大事件记录等。

（5）HLY-C5固定资产：公司固定资质采购、调派、报废、转移等资料、公车管理与使用记录等。

5.3人事类编号：HLY-R（年份）（1）HLY-R1员工基础档案（履历、学历及技能证书、离职证明等个人材料）（2）HLY-R2员工培训（计划、调查、评估、外/内部培训记录等）（3）HLY-R3员工合同：劳动合同、承揽合同、劳务合同等及合同台帐；（4）HLY-R4员工考评、调派、晋升、任免、奖惩、工作总结、人员配比评估记录等员工行为类记录档案；（5）HLY-R5管理制度：公司各项管理制度、规程、岗位职责及与制定各项制度有关的各项记录档案；（6）HLY-R6劳动关系管理档案：包括但不限于面谈记录、述职记录、纠纷协调记录、劝退记录、入职/在职跟进材料等。

（7）HLY-R7招聘档案：招聘岗位材料、月度/年度招聘分析表、邀约面试记录、渠道投放报告及招录成本费用等相关于招聘类资料。

（8）HLY-R8人事报告/通告：重要人事通知/通告、部门衔接文件、内外往来函件、政府职能部门最新重要通知/通告等。

（9）HLY-R9员工离职：包括但不限于离职申请表、移交清单、社保转移及在岗时所有个人档案资料等。

（10）HLY-R10员工保险：包括但不限于员工社保保险、人身意外险、工伤报销等材料。

（11）HLY-R11公司福利团建：包括但不限于公司、部门组织的团队活动、福利发放等。

(12)HLY-R12员工考勤：包括但不限于月度员工花名册、手工考勤、指纹考勤、请销假单等。

5.4单位合同HLY-U（年份）购销合同、租赁合同、广告合同、保险合同、项目合同、投资协议和其他合同（协议）等。

5.5财务档案HLY-F申请单、报账单、票据、文件、原始凭证、计帐凭证、帐簿报表、纳税申报、统计报表、基础资料等有参考价值的原始资料和电子文档。

5.6项目档案：HLY-B（1）HLY-B1办公室：项目轨迹照片、业务简报、项目往来函件、温馨提示、通知通告、催收费记录、电子台账、项目会议记要、制度学习文件、上墙职责与行为规范、各类应急预案、维修资金申请材料等。

（2）HLY-B2设施设备类：维养记录、维修更换凭证、外包协议、（3）HLY-B3安全管理类：消防巡查记录、巡逻打点记录、车辆人员进出登记记录等安全管理过程中形成的照片、文件等材料。

（4）HLY-B4环境卫生类：清洁卫生记录与照片，园林绿化养护、栽种、修剪等记录与照片、清淘污水/雨水井记录与照片、建渣清运记录与照片等。

（5）HLY-B5客户服务类：业主/住户投诉意见台、邻里协调、入住业主的权属情况记录、变更档案、装饰装修管理档案等。

5.7 以上档案立卷归当与分项说明，请参照第七条中7.3项“档案目录与分类”进行管理。

六、存档流程6.1适用范围：各部门、员工有收集原始档案的义务，及时将收集资料移交项目综合管理员统一保管。

6.2资料检查：综合管理员在资料登记前要对存档资料进行全面检查，包括资料的完整性和准确性，经检查无误后方可进行立卷归档。

6.3资料登记：综合管理员要对存档资料进行详细登记，登记内容包括存档时间、存档部门、资料名称、资料类别等，以备查阅，登记后由存档人签字确认。

6.4资料分类：综合管理员根据资料类别分区存档并按时间顺序填写分区资料目录，保证资料存放位置的准确性。

6.5资料目录：综合管理员根据档案盒类别建立与更新封面目录，便于查阅。

6.6建立电子档案：对存档资料建立电子索引目录，实现资料存档信息化管理。

七、过程管理7.1原始文件资料统一由公司综合管理部立卷存档、保管，公司及各部门的综合管理员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或每月25日归档日将预立卷的文件整理成册移交综合管理部保管，任何人不得据为己有。

7.2借阅：因公司或部门需要借阅文档的，应填好《档案查阅单》，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续即《档案外借审批表》，经综合管理部核准后，方可带出，用毕即归还。

阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

（注：如遇紧急外借情况需请示总经理，经总经理同意方可带出，并在事后完善手续）7.3档案保存期限及档案目录与分类7.4文件销毁：综合管理部每年清查过期限档案资料，并报公司总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在《档案销毁清册登记表》清单上签字。