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请购部门 采购部门
/录入请购单 ----------------------- / 维护请购信/采购审查

主要功能与处理流程
主要为：新增（作废）、审核（取消审核）、出库（取 消出库）
具体如下：
a） 新增（作废）
b） 审核：采购日期、验收日期、采购人等
c） 出库：出库日期、出库人等

单
据
修
改
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（一）、采购计划流程
采购计划流程

1 、采购计划执行主流程如上图所示；
2、 由物流部根据年度采购计划， 分解成《月度采购计划》，由部门主管审核，财务审核、 总经理
（授权人）审批。
3、 物流部根据采购计划，联系供应商，考查供应商资质，建立优质供应链体系。与供 应商询价、议
价、订立采购合同，重大的设备工程采购应采用投标方式。
4、 已订立合同的，采购员应在合同签订完毕的第 2个工作日内，在ERP系统中完成“采 购价格管
理”维护。
（二）、采购、入库流程

1 、物流部根据《月度采购计划》在 ERP系统上，编制《进货订单》，由部门主管审核，

采购部 年度采购 计划 分解 月度采购计划 仓库 质量部 财务部 核决
采购部经理审核
联系供应商
订立合同

财务审核
总经理及
被授权人
审批
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经总经理批准。在系统外按标准格式填制《采购订单》 ，要求供应商按采购订单发货， 批送
货数量不得超订单的10%超出部分，仓库应拒收。
2、 供应商送货抵达本公司，采购员将《收料通知单》分别传递至仓库和品质部。仓管
员按单点货、点数，来料检验员按单检验；检验完毕出具《检验报告单》 ，仓管员凭《检验
报告单》办理入库。仓管员在 ERP系统中，通过《进货订单》生成《进货单》 ，并打印，仓 管员按单办理
实物入库，并进行有效的仓储管理。
3、 供应商送货，经检验不合格，不得入库，直接退回；不能直接退回的，和供应商协 商后处理；
4、 财务部负责监督“采购、入库流程”的正确执行。

1 、物流部负责与供应商联系已送货物的发票办理。
2、 供应商开发票之前，采购员应与供应商对账，开票数据核对一致后，供应商根据对 账结果开具正规
发票，由采购员签收发票，首先应对发票记载事项进行核对，确认无误后， 登记业务台账后1个工作日内，
将发票传递到财务部，并办好发票签收手续。
3、 采购员收到发票有瑕疵，应及时与供应商沟通，退回发票，并督促供应商及时补开

4、 财务部签收发票后，应及时对发票进行审查，审查范围包括发票真伪、业务真实、
业务票据一致等。财务部根据《进货单》 、《检验报告单》、《发票》三单汇齐后，在 ERP系统 中，由
《进货单》生成《进货开票》。《进货开票》与《进货单》钩稽后，进行材料入库核算； 检查核算正确后，
编制凭证，并及时进行总账与供应链账目核对一致。
5、 经财务审查，不合格的发票，返回至采购员；采购员应及时与供应商进行沟通，并 将发票及时退回
供应商。
6、各经手发票的部门与人员须持严谨工作态度，确保发票在流转过程的完全，由于管 理不善等导致的
发票遗失，由直接责任人承担赔偿责任，部门经理承担管理责任。

7、具体采购发票流程见上图所示。
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（四）、退货流程
1 、物流部负责与供应商联系退货、补货、红字发票等事宜。
2、 供应商开发票之前， 采购员应与供应商对账， 就退货事宜达成一致后， 采购员将《退 货通知
单》传递仓库，通知仓管员准备退货事宜。仓管员根据《退货通知单》生成《进货退
货单》，仓管员按单整理退货，包装好、清楚标识，放置在特定退货区域，由采购员检查后 发运给供应商。
3、 采购员与供应商协商一致，退货需补货的，由供应商及时办妥补货，补货入库流程 参照“采购、入
库流程”。由采购员提示财务人员在 ERP系统中就退货与补货在《进货单》 中“对等核销”。
4、 采购员与供应商协商一致，退货不补，且有未开发票的送货，可直接在送货中抵消 开票数量。
5、 采购员与供应商协商一致，退货不补，且无未开发票的送货，由采购员填写《退货
协商》，列明退货信息资料与相关的采购发票号码，交财务至税务机关办理《开具红字增值 税专用发票申请
单》，并从税务机关取得 《开具红字增值税专用发票通知单》 ，交采购员签收
后，寄给供应商开具红字增值税发票，在 ERP系统中的操作流程同“采购发票流程” 。
6、 具体退货流程见上图所示。

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退货流程