北京XX科技有限公司文件
XX字〔2013〕011号
关于落实《POS机管理规定》的通知
公司各部门:
为规范员工关于银联POS机的使用,及使用过程中的账务交接、操作标准,经公司研究决定,现将《POS机管理规定》下发,望各有关部门在接到通知后,积极组织员工认真学习,严格落实制度中的各项规定。
附:《POS机管理规定》
北京XX科技有限公司
二〇一三年三月二十三日
主题词: POS机管理规定落实通知
报送:总经办
抄送:财务部企划部市场部工程部综合部
2013年3月23日印发共印10份
北京X X 科技有限公司
POS机管理规定
一、总则
为规范银联POS机的使用,及使用过程中的账务交接、操作标准,特制订以下规定。
二、适用范围
公司使用POS机及处理POS机相关单据的部门和人员。
三、规范内容
(一)POS系统分类
POS系统分为小额支付系统和中国银联银行卡支付系统。
(二)POS小额支付系统使用流程
1.开机签到
参与收银的相关人员,上班后,应首先对系统开机签到,确保银联POS机正常使用。
2.刷卡交易
(1)审卡
注意审核卡片是否为银行借记卡。
(2)刷卡
注意让整个磁道完全通过磁头。
(3)核对卡号
认真核对POS上显示的卡号是否和卡上的卡号一致。
(4)持卡人签字确认
我方留存的单据上必须有客户签字确认。
并核对签字是否和卡背面签字一致。
A.如果卡背面签字不一致拒绝刷卡。
B.如果卡背面无签字,则要求出具身份证件。
否则拒绝刷卡。
注意事项:
A.严禁收取现金后刷卡套现;
B.小额支付系统无法撤单,输入金额时一定要认真;
C.小额支付系统手续费金额较低,严禁将借记卡刷中国银联银行卡支付系统。
3.结算
在POS机上按一下程序操作
注意事项:
A、每日营业终了前,必须对未结算刷卡信息进行结算。
B、结算操作每日可进行多次,但每次只能结算当批次的交易汇总,且结算后当批次的交易信息将清空,无法再做重打印。
4.报账
每日营业终了,由店长负责相关单据随《北京XX科技有限公司日销售登记表》交财务管理部出纳。
报账时上面附打印结算单,由门店文员及店长签字确认,后附本日所有刷卡签购单客户签字联,并在《北京XX科技有限公司日销售登记表》上收款金额后注明是否刷卡,同时注明本日刷卡结算笔数及总额。
经财务管理部出纳检查后在交接记录上签字确认。
财务管理部出纳POS机每日下班前打印结算单,结算单由出纳签字确认,后附本日所有刷卡签购单客户签字联。
5.记账
(1)记账
出纳登陆银联结算系统,打印《对账明细查询结果》,和门店、出纳的每日刷卡记录、银行记录核对无误后登记现金日记账。
复印刷卡签购单汇总后,交于相关会计记账保管,原始签字签购单由出纳保管时限为24个月,以备查阅,对账,配合调单使用。
(2)手续费
出纳每日打印《对账明细查询结果》、和门店及出纳每日刷卡记录核对无误并与银
行核对。
如有差异,需及时找出,与银行及银联等部门做好沟通调账工作,核对无误经公司批准后记账。
(三)POS中国银联银行卡支付系统流程
小额支付终端和中国银联银行卡支付终端按POS上的功能键相互切换。
流程如下:
1.开机签到
参与收银的相关人员,上班后,应首先对系统开机签到,确保银联POS机正常使用。
2.刷卡交易
注意事项
(1)审卡
注意审核卡片是否为银行贷记卡(信用卡)。
(2)刷卡
注意让整个磁道全部通过磁头。
(3)核对卡号
认真核对POS上显示的卡号是否和卡上的卡号一致。
(4)持卡人签字确认
我方留存的单据上必须有客户签字确认。
并核对签字是否和卡背面签字一致。
A、如果卡背面签字不一致拒绝刷卡。
B、如果卡背面无签字,则要求出具身份证件。
否则拒绝刷卡。
注意事项:
A、小额支付系统手续费金额较低,严禁将借记卡刷中国银联银行卡支付系统。
B、严禁收取现金后刷卡套现。
3.撤单
POS机操作如下:
注意事项:
A、信用卡刷卡交易单日撤销交易必须通过撤单操作,严禁直接退回现金。
B、消费撤单只能在营业终了以前做,并且在结算以前完成。
4.结算
在POS机上按一下程序操作
A、每日营业终了,必须对未结算刷卡信息进行结算。
B、结算操作每日可进行多次,但每次都是只能结算当批次的交易汇总,且结算后当批次的交易信息将清空,无法再做消费撤销和重打印。
5.报账
每日营业终了,由店长负责相关单据随资金报表交财务管理部出纳。
报账时上面附打印结算单,由门店文员及店长签字确认,后附本日所有刷卡签购单客户签字联,并在《北京XX科技有限公司日销售登记表》上收款金额后注明是否刷卡,同时注明本日刷卡结算笔数及总额。
财务管理部出纳POS机每日下班前打印结算单,结算单由出纳签字确认,后附本日所有刷卡签购单客户签字联。
6.记账
(1)记账
出纳登陆银联结算系统,打印《对账明细查询结果》,和门店、出纳的每日刷卡记录、银行记录核对无误后登记现金日记账。
复印刷卡签购单汇总后,交于相关会计记账保管,原始签字签购单由出纳保管时限为24个月,以备查阅,对账,配合调单使用。
(2)手续费
出纳每日打印《对账明细查询结果》、和门店及出纳每日刷卡记录核对无误并与银
行核对。
如有差异,需及时找出,与银行及银联等部门做好沟通调账工作,核对无误经公司批准后记账。
(四)门店现金客户退款/货
1. 退款/货流程
2.客户提出退款/货检查款项并确认
客户通过银联POS机刷卡付款后,提出退宽且无法撤单,经门店确认货已退回。
由门店填写《银行卡POS异常交易/退货申请表》(见附件1)经店长签字后交财务管理中心出纳处。
出纳审核后经公司盖章提交银联公司,由银联公司进行调账。
公司禁止收银员以现金方式清退货款。
公司退货由库房管理员确认退货并完成K3《商品退货单》录入审核,由出纳填写《银行卡POS异常交易/退货申请表》(见附件1)经库房管理员签字并注明《商品退货单》单号后经公司盖章提交银联公司,由银联公司进行调账。
公司禁止收银员以现金方式清退货款。
(五)罚则
1.应撤单交易未撤单,直接退回现金
应撤单交易未撤单,直接退回现金的,处罚操作人员手续费10倍罚款。
由财务管理中心或营销管理中心提报,经公司批准后从工资或提成中扣除。
2.严禁收取现金后刷卡套现。
银联商务POS机只限于客户使用,严禁他人以任何方式套取现金(如客户付款时,其他人代替客户刷卡付款,客户再将现金付给他人等);禁止公司内部员工利用银联商务POS机与公司进行非商品交易。
处罚操作人员手续费10倍罚款,情节严重的给与记过处分。
由财务管理中心或营销管理中心提报,经公司批准后从工资或提成中扣除。
3.借记卡刷中国银联银行卡支付系统
借记卡刷中国银联银行卡支付系统,处罚操作人员承担手续费差额。
由财务部或市
场运营部提报,经公司批准后从工资或提成中扣除。
4.报账时未附打印结算单
报账时未附打印结算单,每次处罚收银操作人员10元。
由财务部提报,经公司批准后从工资或提成中扣除。
5.不及时报账
现金必须当日交出纳处或存银行。
交出纳现金时同时上报打印结算单,后附本日所有刷卡签购单客户签字联。
超过三日未交回财务管理中心处罚店长每日10元。
由财务管理中心提报,经公司批准后从工资或提成中扣除。
6.刷卡签购单客户签字联丢失
刷卡签购单客户签字联是我公司和客户及银行对账的重要单据。
每丢失一张处罚相关责任人5元,并承担由此造成的损失。
7.银联POS机的保管
银联商务POS机要爱惜使用,避免放在阳光直射、高温、潮湿的地方。
因人为原因造成的损坏由责任人照价赔偿。
8.刷卡客户退货私自退还现金
刷卡客户退货私自退还现金,处罚操作人员手续费5倍罚款。
由财务管理中心或营销管理中心提报,经公司批准后处罚。
四、附则
(一)本规定由北京XX科技有限公司财务部负责解释。
(二)本规定自总经理批复后发布之日起实施。
(三)附件
银行卡POS异常交易/退货申请表调整类型:异常交易/退货
POS机常见问题及解决方案。