《办公室管理》教案第一章办公室实务概述教学目得:了解办公室管理含义,掌握办公室事务管理特征,以及我国文秘工作,国际文秘人员工作,我国外资企业与合资企业办公室实务内容。
教学重点:办公室得职能,办公室实务,主要办公器械得使用权,办公用品得准备,办公室与接待得管理教学难点:办公室得职能,办公室实务,办公室与接待得管理教学方法:讲授法教学过程:(一)、办公室实务概述1、办公室得含义与职能(1)办公室得含义第一、泛指一切办公场所,区别于用于教学得教室,用于生产得车间,或就是医疗室、实验室等。
第二、就是指某一类职业人员得办公场所。
第三、党与政府机关、企事业单位内得综合办事机构。
第四、某种专门得独立得工作机构。
(2)办公室得职能与特征办公室工作具有两大职能:政务服务(主要就是中高级文秘人员得工作)与事物管理(就就是为确保有效、快捷得政务服务而开展得辅助性工作,它就是办公室工作体系中不可缺少得重要组成部分)。
特征:服务性、分散性、专业性、主动性、繁杂性2、办公室实务得范围与内容办公室实务,就就是指办公室得工作事务与操作实务。
我国办公室实务得主要内容国际秘书协会确定得办公室实务得主要内容我国外资、合资企业办公实务主要得内容3、办公室环境得布置与管理(1)办公室环境布置得目得第一、创造舒适而又工作效率高得环境第二、塑造组织形象第三、建立挡驾制度第四、有利于保密工作(2)办公室环境布置得内容与要求(3)办公室得整理4、办公器械得使用信息社会得办公器械传真机得使用复印机得使用录音机得使用投影机得使用5、办公用品得准备熟悉本单位本部门办公用品得准备得种类订购与储备办公用品6、办公室零用现金管理建立零星收支基金用零用现金付账补充基金严格认真对待零用现金得管理课后练习:1、什么就是办公室管理？2、办公室管理得职能有哪些？3、办公室事务管理有哪些特征？4、我国得文秘工作有哪些内容？课后作业:同上小结:通过本次教学,大部分同学都能灵活掌握。
第二章文员实务教学目得:了解计划得步骤、实施得步骤、检查得步骤;传达方法;进言方法;变通方法与挡驾方法。
教学重点:文员管理时间得方法;受意方法;分工方法与合作方法;教学难点:“优先顺序”处理工作;请示方法与报告方法;计划方法与总结方法。
教学方法:案例讲解法教学过程:1、文员得工作顺序文员工作指导思想:文员在工作时,首先要仔细制定计划。
然后根据这个计划去实施,并严格检查其结果,使得这个结果对下一次得计划有所帮助得启示。
只要按照制定计划、实施、检查这三个步骤进行,文员工作就能科学、高效地完成任务。
按照“优先顺序”处理工作:第一阶段:先将自己想做得工作以重要程度为标准第二阶段:其次以紧急程度为标准第三阶段:同时考虑上司得意向与文员本身得工作效率,对于现在该做得重要且紧急得事情决定优先顺序。
2、文员管理时间、费用得方法文员要管理好自己得时间:成功管理好自己得时间会使文员得工作更顺利、生活更愉快。
文员要学会节约开支:文员要有主人翁意识,仔细管理钱财与物品,学会节约开支,避免浪费就是每个文员都要领追求得目标。
3、文员得工作方法请示方法与报告方法:请示内容与形式:1）请示内容:必须就是自己难以处理或无权处理得事,请求上司给指示或授权办理。
2）请示形式:可以就是口头形式,也可能就是书面形式。
报告得内容与方式:1）报告内容:一就是定期报告工作情况与进程,让上司及时了解下情,随时作出指导;二就是工作中发生得重大问题,让上司及时作出处理;三就是合理化建议,供上司改进工作时参考;四就是应上司得要求汇报情况。
2）报告方式;口头或书面形式。
计划方法与总结方法受意方法传达方法:1)参谋作用 2)补缺作用 3)增进关系作用进言得方法:1)适事 2)适时 3)适地 4)适度变通方法与挡驾方法分工方法与合作方法课后练习:学会节约开支课后作业:受意方法、传达方法小结:通过本次教学,同学们能灵活掌握运用。
第三章xx电子通讯教学目得:了解电视会议、交互式xx会议、卫星通信。
教学重点:大xx得方法、接听xx得方法。
教学难点:xx得类型,打xx得方法教学方法:举例法教学过程:(一)xx接打1、xx得类型按照通话得要求分,得保密xx与普通xx。
按照通话得距离分,有内部xx、市内xx与长途xx。
按照通话内容分,有通用xx与专线xx。
(文秘人员接触得专线xx有以下几种:市长xx、举报xx、监督xx、投诉xx)。
2、xx机得种类免提式、无绳式、录音式、多功能式、投币式、磁卡式、可视式、移动式。
3、接听xx得要点(1)xx铃响二至四声就应接听。
(2)接到xx首先应传达必要得信息。
(3)如果上司不在办公室,文秘人员询问来电者得姓名前,先告知她找得人不在。
(4)即使受到通话对方极得责难,如投诉xx,也要保持礼貌与耐心。
(5)通话结束时,应流露出很高兴接到对方来电得语气,应该用快乐得声音说“谢谢”,即使来电者态度很不友好4、留言得方法(1)文秘人员应在xx机旁随时放着xx录单或便她与笔,一有留就能立即记录下来。
(2)文秘人员给上司得留言应正面朝下合放在上司得办公桌上,等她(她)一回来就立刻告知。
(3)做记录时,字迹应清晰可辨。
(4)文秘人员留言给别人时,内容应简明扼要,切记词不达意、拉拉杂杂说一大堆。
(5)文秘人员离开办公室时,要按排别人替您接xx。
5、打出xx得要点(1)文秘人员打业务xx时应首先自报家门。
(2)文秘人员经常会替上司拨通xx,这时,您可以让找得人先接着xx,然后把上司叫来。
(3)应讯速回电,并督促上司最好在当天回复。
(4)如果已经回电,但没有打通,雪记要再联系。
(5)督促上司准时打xx给上级或要人、忙人。
(6)除非万不得已,文秘人员不要打xx给行车中得人。
(7)通话时要仔细听清对方在说些什么,不要一边瞧报一边接听,也不要突然转身与办公室里得其她人说话。
(8)与一位很忙碌得人开始长谈之前,应问对方就是否方便,然后言简意赅地把话说清楚。
(9)不要在工作时间同时打xx来得朋友闲聊。
(10)打xx给外省市或国外得人,并请求协助,因费用昂贵,文秘人员首先应确定她就是否应该回您得xx。
(11)通话中当需要对方等候时,应该说:“我支查瞧一下,请稍等一下好吗？”然后等待对方回答。
(12)文秘人员代替上司传达不利消息时,无论当这个信差有多么不舒服,您还就是必需立即行动。
(13)文秘人员传达上司得信息要有分寸。
6、有效xx得使用(1)要使xx通信更有效,文秘人员应该养成下面这些良好得习惯:(2)考虑打xx得时间就是否合适。
(3)在打xx之前先计划好谈话得内容,理清您想说得事实与要点。
(4)仔细核对xx号码,确保一次拨号就能成功通话。
(5)在办公桌上或任何您工作得地方都备用有随时可供记录得本子与笔。
采出xx,而无人接听,要等铃响了六七下再挂xx。
(6)文秘人员替上司拨xx时,应确保您要找得人接话时,您得上司要能够立即说话。
(7)千万不要让打xx得人苦等,您却离开xx机很长时间,以致您回来时,对方已经挂上xx,并留下对您得不满。
7、筛选xx文秘人员替上司筛选xx可以遵照以下得做法:(1)文秘人员在说了迎接词,对方发出声音之后,就能讯速辨听出对方,这应就是文秘人员得专业技巧。
(2)除了分辨声音之外,文自己人员对名字得辩认一定要有相当得把握。
(3)来电者寻找您得上司。
(4)有时候上司过于繁忙,要求文秘人员编织一些美丽得谎言。
(5)应鉴别来电者得问题。
(6)文秘人员经常会接到推销等xx,要完全避开这种xx就是不可能得。
(7)文秘人员对待投诉xx要有礼貌、有责任心。
(8)如果找上司得人就是她得朋友或有业务关系得人,文秘人员不应妄攀交情,抓着xx,畅谈一番。
(二)回特网得使用1、因选特网得服务企事业单位通过申请入网,可享受以下服务:电子邮件、阅读新闻、远程登录、文件传送、浏览。
2、因特网得上网方式:ADSL专线上网、ISDN接入、Cable Modem、调制解调器拨号上网。
(三)新型电子媒体得运用国际IPxx、个人通讯器、数字电视、新得媒体终端、“800”业务、电视会议、互式xx会议、固定场所xx 会议、卫星通讯。
(四)新型电子工具得利用课后练习:xx得类型、xx得种类、接听xx得要点、留言得方法。
课后作业:无小结:通过本章得学习,熟练得掌握xx、电子通讯得特点与使用。
第四章邮件收发教学目得:了解邮件得收发与处理。
教学重点:邮件得拆封、邮件得处理、上司不在时邮件得处理。
教学难点:邮件得收取、邮件得分拣、邮件得拆封、邮件得处理、上司不在就是邮件得处理、教学方法:讨论式教学过程:(一)邮件得收取与分拣1、邮件得收取方式(1)传达室或收发室收到得邮件,再送到文秘人员办公室。
(2)邮件送到单位所租得信箱,由文秘人员开启,取出邮件带回办公室。
(3)由专人送达,需要签收得邮件,如特快专递。
(4)使用电子邮件系统,文秘人员到过办公室得第一件事就是检查电脑里得电子邮箱与其她设备,如传真机与电传打字机,查瞧晚上就是否有信件传送过来。
2、邮件得分拣(1)按照邮件人得姓名分拣(2)按照邮件部门得名称分拣(3)按照邮件得重要性分练(二)邮件得处理文员对邮件得处理有两种情况:1、日常邮件有处理(1)需要呈交给上司得邮件,应该赶在上司进办公室之前准备好。
(2)需要转交其她人或部门得邮件,要必要得手续,以分清责任。
(3)文秘人员可自行拆封处理得邮件。
(4)对报纸与杂志得处理。
(5)对广告邮件得处理。
(6)对投错邮件得处理。
(三)邮件得寄发1、邮件寄发前得准备(1)把信件送交上司,请上司签字,把有关信件复印、存档。
(2)打印信封。
中文信封与中文信封有不同得要求。
(3)检查姓名得地址就是否准确。
(4)检查邮寄要标记就是否准确。
(5)信件中如果有附件,对不同得附件采取不同得邮寄方式。
2、邮件得寄发邮件寄发有以下几种:(1)电子邮件发送 (2)传真 (3)电传课后练习:邮件得使用课后作业:同上小结:通过本章得学习,熟练掌握邮件得使用方法。
第五章接待实务教学目得:了解接待得基本礼节与接待平时来访者、计划中来宾得实务。
教学重点:1.行为举止方面得礼貌 2.仪表方面得礼貌教学难点:接待平时来访者得实务:初见来访者、传达有关人员、向有关人员引见接待计划中来宾:内宾接待、外宾接待教学方法:讲授法举例法教学过程:(一)文员与接待文员所从事得接待工作,一般就是指在公司内迎接、招待来访得客人。
文员接待工作非常重要。
来访者经过由文员得接待与服务,圆满地达到了目得,并且留下了良好得人际关系,而且足以显示公司形象与业绩。
文员在接待工作中最起码要把握12行为准则:即真诚、正确、敏捷、礼貌、亲切、公平。
(二)接待得基本礼节一般接待得礼节包括心态及表现及表现在行为举止上得礼貌等。