第一节办公室管理发展概况"办公室与管理"活动,远在古代氏族社会就已经存在了.(一）我国现有的办公室,最早是在19世纪末20世纪初,随着西方文化潮流的东进而涌进中国的,所以,我国今天的办公室基本上是源于西方行政办公室的模式.（二）现代办公室的主要特点:○1信息化○2效率化○3多功能化○4现代办公室信息化的发展,使它很自然地成为任一管理系统的信息中心.渊源理论是泰罗的<科学管理原理>第二节办公室管理在管理中的地位和作用1.中心地位:"决策---执行---监督---反馈"——“一个龙头，三个部门”作用:1办公室在横向关系的协调中,往往带有领导性质,体现一定社会组织系统的领导意图.2办公室又是一个单位的信息网络中心,是各种信息的交汇点和集散地.3办公室的中心地位,还体现在办公室工作的多向性上.2.枢纽地位和作用推动各职能机构运转，处于整个单位管理系统中的总控制和总调度的地位3.窗口的地位和作用:○1办公室是一个单位领导机关的总出进口.○2对于上下级和其它兄弟单位来说,是信息网络中心,处于联络站的地位,是联络上下左右,沟通四面八方的"窗口".○3办公室是沟通上下的咽喉,是联系左右的纽带,是传递信息的中枢,又是协助领导决策的"外脑"和处理日常事务的手足.第二章办公室管理的理论及方法第一节办公室管理的理论依据管理是指一定组织中的管理者,通过实施计划,组织,人员配备,指导与领导,控制等职能来协调他人的活动,使别人同自己一起实现既定目标的活动过程.(管理是决策,计划,组织,执行,控制的过程)管理的目的是效率,管理的核心是人.办公室管理即依据办公室内在活动机理,利用先进的科学技术,综合运用办公室中的人力资源,从而有效地实现组织目标的过程.办公室管理四个要素:○1明确的组织的目标;○2服从自己目标的运转方式;○3管理人员;○4先进的科技管理手段.办公室工作与管理的关系:1.科学理论是一门系统地研究管理过程的普遍规律,基本原理和一般方法的科学.这个理论是从社会普遍存在的管理活动中概括出来的.办公室管理是管理学的一个分支.因此,管理理论为办公室管理理论的建立,提供了重要的理论依据.2.首先,办公室工作管理引进现代管理理论的可行性,从现代管理理论角度看,管理具有普遍性.这些都说明,办公室工作与现代管理理论存在内在联系,这就为运用现代管理理论研究办公室工作打下了基础.3.其次,管理理论与办公室工作管理的一致性.现代管理的核心和本质内容是对人的研究和管理.从这个意义上讲,现代管理理论与办公室管理具有本质的相同.这也是建立办公室管理的重要依据.第二节办公室管理原理办公室工作管理具有综合性,辅助性,服务性三重属性.职能即权限的具体规定性,它强调的是职责和功用.办公室工作管理职能包括如下几方面:○1指导职能;○2参谋咨询功能("顺向"参谋咨询;"逆向"参谋咨询;"侧向"参谋咨询);获得信息和处理信息的方法和途径a获得实际面的信息b理论研究方面的信息c信息加工；参谋咨询工作主要包括：收集信息，协助决策，帮助制定目标实施方案。
○3管理服务职能;公文管理，内息处理，事务管理，搞好服务○4协调职能;内容：统一步调，化解矛盾，合理安排。
方位划分：纵向协调，横向协调，内部协调。
方式划分：指令性协调，协商式协调，说服式协调，缓冲式协调，突发式协调。
○5监督职能，内容：检测进度检查质量，督办，排忧解难。
"三服务指导思想":为领导机关服务;为相关的各级部门和领导服务;为人民服务.办公室管理的基本原则:○1准确原则;○2速迅原则;○3协调配合原则;○4密切联系群众原则;○5一切从实际出发原则;○6保密原则;○7办公室指导思想和基本原则,是办公室工作管理必须遵循的基本规范和准则.只有掌握和运用这些指导思想和基本原则,才能在观察，认识和解决问题的过程中,有明确的方向和基本依据,才能使办公室工作管理沿着正确的轨道不断前进.办公室机构设置的准则:○1科学合理原则○2效率效能原则○3层次管理原则○4精简有力原则第三节办公室工作管理方法彼得.杜拉克于1954年发表了<管理实践>一书.首先提出了目标管理的思想.其基本思想为:○1强调以目标为中心的管理即确立目标;○2强调以目标网络为基础的系统管理;○3强调以人为中心的主动式管理.目标管理,是让主管人员和员工亲自参加目标的制定,在工作中实现"自我控制"并努力完成工作目标的一种管理制度或方法.目标管理的特征:首先,目标管理是参与和管理的一种形式;其次,强调"自我控制".再次,建立客观的考核标准.目标管理的基本过程,概括说来包括目标的制定,目标贯彻，目标考核三个阶段。
目标制定是目标管理的基础，过高过低都不行；目标贯彻强调“纵向到底，横向到边”的目标分解原则进而建立目标实施网络。
目标考核是指目标完成状况的考核。
沟通沟通七要素：发循着，编码，信息，解码，接受者，反馈，噪音。
沟通特点：范围逐渐扩大，横向联系加强横向沟通增多，信息反馈在沟通作用下越来越多，手段趋于现代化。
沟通方式是指沟通时所采用的方法、技术、技巧。
正式沟通又可分为上行沟通、下行沟通和平行沟通。
协调协调是最大限度地协调起来，步调一致，实现共同目标的手段。
协调功能有以下几个方面：○1统一功能；○2导向功能；○3放大功能；○4控制功能；经济社会思想领域的协调方法主要有：○1经济政策法；○2计划控制法；○3调整纠偏法；○4教育新闻法。
组织系统关系方面的协调方法主要有：○1目标导向法；○2沟通融汇法；○3协商启发法；○4利益制约法。
人际关系方面的协调方法主要有：○1平等说服法；○2诚信联结法；激励是办公室管理的核心问题。
简单来说，激励就是调动人的积极性的过程。
人的动机是促使人产生行为的基本因素激励的具体方法有很多：○1目标激励法；○2参与激励法；○3期望激励法；(美国心理学家：弗鲁姆)○4榜样激励法。
第三章办公室管理系统第一节办公室管理系统构成用系统理论描述办公室管理工作，是为了把办公室管理这一研究对象作为一个整体、一个系统来考虑，从而以“系统”为研究对像，从“系统”的整体出发，用最合理、最经济、最有效的组织管理方法和技术，最优地达成系统的目的。
作为一种系统，办公室管理系统必然具备系统的一般特性，它们是：○1系统的整体性；○2系统的层次性；○3系统的相关性；○4系统的目的性；○5系统的适应性。
办公室管理系统，是由具有一定职责和职务分工的各办公机构所组成的一个完整的系统，它包括政府机关的办公体系和企，事业单位的办公体系。
要开展办公室管理活动，必须具备办公人员，办公信息，办公手段，和办公环境等必要条件。
办公室人员分为四类：○1决策者或高层管理人员；○2中层管理人员；○3专业技术人员；○4辅助人员。
现代化的办公室就是产生与处理信息的场所，信息化是现代化办公室的主要特点。
从信息处理的角度看，办公室管理活动就是对给类信息进行采集、加工、传输和输出的过程，办公信息或信息处理实际上是传统的办公室工作的信息化。
办公信息处理业务可分为三个方面:1 信息传输2 信息加工3 信息管理办公室手段主要是指办公室管理活动中所使用的各种工具和设备，它是从事办公室管理的必要条件。
包括：传统的办公室设备，现代化办公设备，办公家具。
办公机构是指政府机关或企事业组织中的基本职能单位。
办公环境包括：物质的和抽象的，内部的和外部的环境。
第二节办公室管理系统组织结构办公室管理系统组织结构即办公机构。
组织是一种机构，不同的组织具有不同的结构，组织的功能是由其结构决定的。
组织结构是指对于工作任务如何分工，分组，和协调合作。
办公室组织结构的类型通常是按办公室职能划分的：集权组织结构，线性组织结构，横向组织结构，线性-横向组织结构，委员会组织结构（集体领导式）办公室管理系统组织结构设计原则必须遵循下列原则：○1明确性；○2动态性；○3适当性。
进行组织设计时要考虑的6个因素为：工作专门化﹑部门化﹑命令链﹑控制跨度﹑集权与分权﹑正规化。
○1工作专门化是用于描述组织中完成某项工作任务需采取的若干步骤的细化程度。
究其实质是：先把工作分解成若干步骤，每个人独立完成某一步，而不是全部。
○2部门化。
一旦通过工作专门化完成细分之后，就需要按照类别对它们进行分组以便使共同的工作可以协调进行，工作分类的基础是部门化。
主要优点在于提高工作绩效的稳定性。
○3命令链。
是一种不间断的权力路线，从组织最高层扩展到最基层，明确谁向谁汇报工作一类的问题。
在讨论命令链时，要明确两个辅助性概念：权威性和命令统一性，权威性是指管理者发布命令并期望命令被执行的权力。
命令统一性原则有助于保持权威链条的连续性。
它意味着一个人应对一个上级，且只对一个上级直接负责。
○4控制跨度。
决定着组织要设置多少个层次，配备多少名管理人员，在其客观存在条件相同时，控制跨度越宽，在成本组织方面的效率越高。
○5集权化。
是指组织决策权集中于一点的程度。
○6正规化。
是指组织中的工作实行标准化的程度。
组织结构设计方案包括：简单结构，官僚结构，矩阵结构。
影响这些方案的选择因素：首先是组织战略；其次是技术，技术与结构间的关系并非高度丰关；此外，组织规模和环境也是决定组织结构的主要因素。
第四章办公室职位划分与职位分析职位划分首先解决的是办公室职位数问题。
第一节办公室职位划分依据与功能职位是指一定的人员所经常担任的工作职务和责任，包括三要素：职务，职权，责任。
职位划分是在办公室工作管理过程中根据其性质和任务划分为工作岗位上的职务与责任，包括三方面内容：一，职务的责任；二，必须有一定的工作任务；三，有相应的职权。
职位，职务，职权三者既有区别又有联系：○1职位包括职务；○2职位是人与事的有机结合的基本单位，并且数量有限；○3职务与人结合在一起，但又不是终生的，可以是专任，也可以兼任，可以是常设，也可以是临时的；○4职权虽然与人紧密相连，岗位的权力是不变的。
职位与职称的区别：第一：职称是以人为中心而设置。
第二：职称不受数量限制。
第三：职称的高低并不反映职务高低和工作任务大小。
第四：职称可以随人走。
职称是科技和学术水平的重要标志。
职务是管理水平高低的标准。
“因事设职”是办公室职位划分的总标准，具体来说有以下几个标准：首先，职位划分应以办公室地位为前提。
其次，职位划分应以事为中心，而不应以人为中心。
再次，办公室职位划分应随客观情况变化而加以调整。
最后，办公室职位划分的主要任务，是对个人职位加以分析评价。
办公室职位划分的功能是根据客观职位划分标准做到人适其职，以发挥办公室人员的技能，获得高效率，具体来说，办公室职位划分有以下功能：首先，办公室职位划分提供了“因事求才的用人标准。