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采购入库整体操作步骤
申请部门：
一、打开华瑞ERP系统，进入“物流管理——采购管理——请购单管理——请购单录入”，
进入申请界面，如图：

在上图申请界面，无特殊注意点，保存完即为申请录入完毕，可进入下一审核阶段。
二、打开华瑞ERP系统，进入“物流管理——采购管理——请购单管理——请购单审核”，
进入申请审核界面，如图：

上图界面中，如果审核人具有终审权限，则此单据直接决审通过；如果审核人无终审权限，
则须进入下一阶段，即复核与核准环节。
请购单多级审核暂未开启，如需启动，可联系系统管理员，启用系统参数加以控制。
请购单多级审核仅涉及数量审核，金额可以不控制。

采购部门：
三、打开华瑞ERP系统，进入“物流管理——采购管理——采购订单管理——采购订单录
入”，进入订单录入界面，如图：
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上图中：
第一步，确定订单录入方式，分别为请购、合同、手工录入，合同代表从合同导入，暂未启
用；手工录入省略了采购订单的前置步骤，直接从订单开始；请购代表从请购单导入。
第二步，确定方式后，即可录入基础信息，包括供应商、结算方式、拟入库仓库，及其他一
些采购相关的信息等。
第三步，添加明细。如果订单录入方式选择手工录入，则添加明细后，直接录入编码输入拟
采购数量即可；如果订单录入方式选择合同或请购，则点击明细行“请购/合同”弹出合同、
请购单选择框，即可直接导入合同与请购单数据。

四、打开华瑞ERP系统，进入“物流管理——采购管理——采购订单管理——采购订单审
核”，进入订单审核界面，如图：

上图界面中，如果审核人具有终审权限，则此单据直接决审通过；如果审核人无终审权限，
则须进入下一阶段，即复核与核准环节。
采购订单多级审核暂未开启，如需启动，可联系系统管理员，启用系统参数加以控制。

作废单据指单据录入后，订单无须继续执行，又希望软件中有一个记录，则可作废。
关闭单据指单据录入后，已经部分执行，余下部分不再执行，则可关闭。

采购订单多级审核仅涉及金额审核，不涉及数量审核。
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仓储部门：
五、打开华瑞ERP系统，进入“物流管理——采购管理——采购入库管理——采购收货单
录入”，进入收货单录入界面，如图：

上图操作界面，直接选择采购订单号，即可导入订单数据，核对数量后录入实际到货数量，
输入实际到货单价，保存即可。
处理结果显示免检，表示物品无须检验，直接可生产入库单据。如需质检，则处理结果处显
示“待检”字样。
质检系统暂未启用，如需启用，可联系系统管理员，启用参数加以控制。

六、打开华瑞ERP系统，进入“物流管理——采购管理——采购入库管理——收货单产生
入库单”，进入入库单生成界面，如图：

上图操作界面，左边框内显示所有待入库的收货单据，右上框内显示每一收货单内的明细，
右下框内则显示已产生未审核的入库单据。

选择所须产生入库单的收货单据，点击“生成”按钮，系统自动根据收货单据生成入库单据，
入库单生成后，自动弹出入库单界面，如图：
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上图所有信息由系统自动依据收货单生成，如需修改，则需要在下一步骤中，右键入库单，
选择取消入库，再返回收货单界面修改。入库单界面保留允许修改操作，但为了保持单据的
一致性，不建议直接修改入库单。

七、打开华瑞ERP系统，进入“物流管理——采购管理——采购入库管理——采购入库单
审核”，进入入库单审核与反审核界面，如图：

上图界面，直接选择单据审核即可，右键选择取消入库，可删除入库单据。此处无直接删除
单据功能，取消入库代表删除。

至此，采购入库操作完毕，库存报表、采购报表中即可查询已入库的物品数据。
下一阶段进入财务部门或采购内勤处，月底会有两种可能情况：
1、发票未至，可直接跳过采购发票录入、采购发票审核、采购发票钩稽、采购发票核算，
进入步骤十一的采购价格暂估界面，对未开票物品进行暂估操作。

2、发票已开，进入采购发票录入环节。
3、以下步骤八、九、十、十一有作业顺序之分，步骤十二、十三有作业顺序之分，但步骤
八、九、十、十一与十二、十三为并行环节，非此即彼，无先后次序。
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财务部门：
八、打开华瑞ERP系统，进入“物流管理——采购管理——采购发票管理——采购发票录
入”，进入采购发票录入界面，如图：

上图界面，可能实际发票到后，数量金额会小于一张入库单或多张入库单累计相加的数，请
如实填写发票单据，入库单多余数量金额会在下一环节自动拆分出未开数量，系统根据未开
数量自动生成一张新的入库单据，以方便下一次发票开回后继续进行发票录入。
如实填写发票只针对实际开回发票的数量与金额，不包括虚假发票、虚开发票、其他代开发
票等。

九、打开华瑞ERP系统，进入“物流管理——采购管理——采购发票管理——采购发票审
核”，进入采购发票审核界面，如图：

上图界面操作无特殊之处。
十、打开华瑞ERP系统，进入“物流管理——采购管理——采购发票管理——采购发票钩
稽”，进入采购发票钩稽界面，如图：

上图界面操作无特殊之处，点钩稽按钮后，进入实际钩稽内容界面，如图：
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上图界面操作注意点：
第一、上框内发票可点击左上角“发票”按钮，选择多张发票，多张发票可对应一张入库单，
形成多对一钩稽。
第二、下框内入库单据可点击左上角“单据”按钮，选择多张入库单，多张入库单可对应一
张发票，形成一对多钩稽。
第三、当发票选择多张，入库单选择多张时，即为多张发票对应多张入库单，形成多对多钩
稽，此种情况较为常见。
第四、以上三种情况都会出现发票数量小于入库单数量的可能，此时钩稽发票时，系统会提
示警告框，同时自动拆分最大数量入库单，保持已钩稽发票数量与入库单数量一直。被拆分
形成的入库单，即可待下次发票开回时，再次选择开票录入。
第五、钩稽完成后，进入发票核算环节。

十一、打开华瑞ERP系统，进入“物流管理——存货核算——采购入库核算管理——采购
入库核算”，进入采购发票核算界面，如图：

上图界面操作无特殊注意点，选择需要核算的发票，点击“核算”按钮即可。
核算时，如发票金额大于所对应入库单金额，则以发票金额为准，返写入库单金额，以保持
入库单金额、单价、数量与发票形成一致性。
至此，采购发票部分完成，以下步骤为并行环节，跟发票作业无先后顺序之分。
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十二、打开华瑞ERP系统，进入“物流管理——存货核算——采购入库核算管理——采购
价格暂估”，进入采购价格暂估界面，如图：

上图界面操作无特殊之处，选择入库单据，点击“暂估”按钮即可。
统一暂估价为内部自定义成本价，此价格与实际入库单价格可能会形成较大出入，导致部分
报表金额数据不统一。建议采用实际入库单价格暂估，待发票开回，即可以实际发票价格核
算。

十三、打开华瑞ERP系统，进入“物流管理——存货核算——采购入库核算管理——暂估
入库单生成红字回冲单”，进入暂估红冲界面，如图：

上图界面操作无特殊之处，选择上月暂估入库单，点击“生成”按钮即可。
红冲操作是上一步骤完成之后，且上月结账业已完成，本月开始，即可进行暂估回冲。
回冲的目的是为了保证上月暂估入库单的发票在本月开回之后，可以选择入库单开具发票。
回冲必须在月末结账后，本月启用时操作。如有入库单据延年累月发票未开回，则此入库单
据必须每月月底暂估，月初回冲。

此操作与实际财务成本核算中的暂估方式一摸一样，建议每月执行。