第2章 ERP信息系统学习目标通过本章学习，了解会计信息系统、会计电算化信息系统的概念及其组成，掌握手工会计与电算化会计的区别，熟悉会计电算化信息系统的开发方法，掌握商品化会计软件的选择与系统转换。

2.1 会计电算化信息系统概况2.1.1 会计信息系统1.会计数据和会计信息在会计工作中，从不同的来源和渠道取得的各种原始会计资料称为会计数据，如某日仓库的进货量、金额，某日某产品的产量、费用等。

按一定的要求通过加工处理的会计数据，称为会计信息。

只有将会计数据进行加工生成会计信息后才能满足管理的需要，为管理者所用。

会计信息主要包括资产、负债信息，生产费用和成本信息以及利润实现和分配等信息。

2.会计信息系统会计的各项活动都体现为对会计信息的某种作用:取得原始凭证，是信息的获取;原始凭证的审核，是信息的特征提取和确认;设置会计账户，是对信息的分类;填制记账凭证和登记账簿，是变数据为信息，并进行传递和存储;成本计算，是对成本信息的进一步变换和处理;账务检查和核对，是会计内部信息的反馈，对企业经济活动过程进行调节和控制;会计预测、决策和管理，是对会计信息的进一步应用。

会计工作过程是一个有序的信息输入、信息处理和信息输出的过程，这一过程可分为若干部分，每一部分都有各自的信息处理任务，所有部分互相联系、互相配合，服从于一个统一的目标，形成一个会计活动的有机整体，这个有机整体，就构成了会计信息系统。

即会计信息系统就是以完成会计工作为目的的信息系统，也就是以输入、处理和输出会计信息为目的的系统。

作为管理信息系统一个子系统的会计信息系统，与管理信息系统的其他子系统相比，具有数据量大，数据结构复杂，数据加工处理方法要求严格，数据的真实性、准确性要求高，数据要具有可验证性等特征，而且会计信息系统兼有监督和管理的功能。

2.1.2 会计电算化信息系统会计信息系统要有一定的操作技术和处理手段，用来对会计的原始数据进行采集、加工、存储和输出等。

会计电算化信息系统是以电子计算机为主的当代电子信息处理技术为手段的会计信息系统。

也就是当会计信息系统使用计算机作为主要数据处理工具后，所形成的系统。

会计电算化信息系统是一个人机结合的系统，它不但需要机器的支持，而且更需要人的操作和使用，所以从系统的组成来看，会计电算化信息系统由硬件、软件、人员、数据和规程组成。

1.硬件。

硬件是系统中所有固定装置的总称。

它是系统工作的物质基础，硬件设备一般包括数据输入设备、数据处理设备、存储设备和输出设备。

这也是计算机硬件系统的组成部分。

数据输入设备是指能够把会计数据输入到计算机中的设备。

目前常见的有:键盘、鼠标、光笔、扫描仪及光学阅读器等。

数据处理设备是指按一定的要求对数据进行加工、计算、分类、汇总、存储、转换及检索等处理设备，这由计算机主机的功能来实现。

数据存储设备是指用于存放数据的设备，目前常见的有磁盘、磁带、光盘及驱动设备等。

数据输出设备是指从存储设备中取出数据按照一定的方式和格式进行输出的设备，如显示器、打印机及绘图机等设备。

此外还有通讯设备、机房设备等。

2.软件。

会计电算化信息系统的软件包括:系统软件和应用软件。

系统软件主要包括操作系统，如DOS、Windows及网络操作系统、语言加工系统及数据库管理系统等，应用软件主要包括通用应用软件和会计软件。

3.人员。

一般指直接从事系统研制开发、使用和维护的人员。

这些人员一般可分为两类，一类为系统开发人员，包括系统分析员、系统设计员、系统编程及测试人员;另一类为系统的使用人员，包括系统管理人员、系统维护人员、系统操作员、数据录入人员、数据审核人员、档案管理员、专职会计人员和专职分析人员等。

4.数据。

会计电算化信息系统的主要任务是向内部和外部提供会计信息。

这些信息都是按照一定的结构存放在计算机存储设备中，组成会计信息系统数据库，供会计电算化信息系统处理、查询和输出。

由于会计信息涉及面广、量大，因此，其数据库系统的结构也十分复杂。

会计电算化信息系统所处理的数据主要是经济业务数据，处理经济业务数据是财会部门的传统职责。

任何使企业财务状况发生变化的事件或过程都可以说是经济业务，这些业务是通过数据来反映的，经济业务包括外部业务、内部业务和转账业务。

外部业务是企业与外部之间发生的业务，如购买原材料和销售产品。

内部业务指企业资金在企业内部的转移流动，如领料、发放工资、产品入库等。

转账业务指根据会计工作需要而进行的转账工作。

5.规程。

规程指有关会计电算化的各种法令、条例及规章制度。

主要包括两大类:一是政府的法令、条例;二是系统运转的各项规定，如数据准备说明书、会计电算化核算系统操作使用说明书、机房管理制度及会计内部控制制度等。

2.1.3 会计电算化信息系统的特点1.手工会计信息系统的特点⑴数据量大会计信息系统以货币作为主要计量单位，对生产经营活动进行系统、连续、全面及综合地核算和监督。

一个企业的生产经营活动涉及到具体的货币资金、债权债务的收支增减变动。

具体品种规格的材料物资和机器设备、工具器具的增减变动，都要归入会计信息系统，经过加工处理，最后得出反映单位财务状况和经营成果的综合性数据。

会计数据核算详细、存储时间长、数据量大，占整个企业管理信息量的70%左右。

⑵数据结构复杂会计信息必须反映企业整体的经济活动，主要从资产、负债、所有者权益、成本费用和损益五个方面进行，核算时表现为五大分支体系。

这些数据不仅结构层次较多，而且数据处理流程也比较复杂，一项经济业务的发生，可能引起各个方面的变化，数据处理比其他信息处理系统都要错综复杂。

⑶数据加工处理方法要求严格会计信息系统对各项经济业务的处理都必须遵守一套严格的准则和方法。

如存货计价、成本计算等从内容到范围、方法，在会计法规和财经制度中都做了明确的规定，必须严格按规定执行，不得随意更改。

⑷数据的及时性、真实性、准确性、完整性及全面性等要求严格会计信息的及时性是对经济活动有效核算和监督的基础，会计信息系统应该及时地向有关部门及个人提供数据，及时将有关资金运转、成本消耗的信息反馈给管理部门，以利于管理者能够及时作出正确的决策。

为全面反映经济活动情况，会计信息系统收集的数据必须齐全，不允许有疏漏，保证资料的连续、完整;数据加工的过程要有高度的准确性，不能有任何差错。

只有全面、完整、真实和准确地处理会计数据，才能正确反映企业的经营成果和财务状况，准确处理国家、企业及个人之间的财务关系。

⑸安全可靠性要求高会计信息系统的有关资料包含了企业单位的财务状况和经营成果的全部信息，是重要的历史档案材料，不能随意泄露、破坏和丢失。

应采取有效措施加强管理，保证系统数据的安全可靠。

2.会计电算化信息系统的特点计算机方式下的会计信息系统，不仅具有电子数据处理系统的共性，而且具有以下几个自身特征:⑴及时性与准确性计算机方式下会计信息系统，数据处理更及时、准确。

计算机运算速度决定了对会计数据的分类、汇总、计算、传递及报告等处理几乎是在瞬间完成的，并且计算机运用正确的处理程序可以避免手工处理出现的错误。

计算机可以采用手工条件下不易采用或无法采用的复杂的、精确的计算方法，如材料收发的移动加权平均法等，从而使会计核算工作更细、更深，能更好地发挥其参与管理的职能。

⑵集中化与自动化计算机方式下会计信息系统，各种核算工作都由计算机集中处理。

在网络环境中信息可以被不同的用户共享，数据处理更具有集中化的特点。

对于大的系统，如大型集团或企业，规模越大，数据越复杂，数据处理就越要求集中。

由于网络中每台计算机只能作为一个用户完成特定的任务，使数据处理又具有相对分散的特点。

计算机方式下会计信息系统，在会计信息的处理过程中，人工干预较少，由程序按照指令进行管理，具有自动化的特点。

⑶人机结合的系统会计工作人员是会计信息系统的组成部分，不仅要进行日常的业务处理，还要进行计算机软硬件故障的排除。

会计数据的输入、处理及输出是手工处理和计算机处理两方面的结合。

有关原始资料的收集是计算机化的关键性环节，原始数据必须经过手工收集、处理后才能输入计算机，由计算机按照一定的指令进行数据的加工和处理，将处理的信息通过一定的方式存入磁盘、打印在纸张上或通过显示器显示出来。

⑷内部控制更加严格计算机方式下会计信息系统的内部控制制度有了明显的变化，新的内部控制制度更强调手工与计算机结合的控制形式，控制要求更严，控制内容更广泛。

2.1.4 会计电算化信息系统与手工会计信息系统的比较1.会计数据的采集手工会计信息系统由财会人员收集、填制及审核各种原始凭证，根据有关会计制度将反映经济业务的会计数据集中在记账凭证中。

在会计电算化信息系统中，会计数据的采集有多种方式:①直接输入。

财务人员根据原始凭证或记账凭证，通过输入设备将数据直接送入计算机，存入凭证文件中。

②间接输入。

财务人员首先将会计数据存放在存储介质上，然后再将其转换成计算机所能接受的凭证，并保存在凭证文件中。

③自动输入。

计算机自动编制凭证，如固定资产系统的计提折旧业务。

2.会计数据的处理在手工条件下，会计核算要由许多会计人员共同协作完成。

出纳根据记账凭证登记现金日记账和银行存款日记账，有多个会计人员分别登记各自有关的明细账，总账会计负责登记总账并编制财务报表等。

由于登记账簿的工作由多个会计人员完成，不可避免地会出现各种错误，所以要进行总账和明细账的核对，总账和日记账的核对。

在会计电算化信息系统中，只要与人工输入有关的记账凭证经审核无误后，计算机可自动完成记账、算账、编制会计报表的一系列工作。

而像材料核算和成本计算等复杂又受时间限制的核算内容，可由计算机按照一定的程序不厌其烦地计算，并可随时抽取所需相关数据。

相应的会计核算程序与变动主要在计算机上完成。

3.会计信息的存储在手工会计信息系统中，会计数据的收集、加工处理及会计报表的编制等都由手工完成，会计信息都是以纸制介质形式保存，对会计资料的查询，也是以调阅纸制档案为基础。

在电算化会计信息系统中，无论是记账凭证、账簿，还是会计报表都是以磁制介质为主，纸制介质为辅的形式保存，但与手工会计信息系统相比，对信息存储所要求的环境和技术等都提出了新的要求。

4.会计信息的输出方式在手工会计信息系统中期末财会人员从账簿或其他资料中取得数据，并对其进行加工，以规定的格式编制成各种报表，并将报表发送给企业管理者、投资人及税务部门等信息的使用者。

在电算化会计信息系统中，会计数据保存在存储介质中，只要从存储介质中提取信息，即可输出。

目前最常见的方式有:①屏幕显示输出。

即将存储介质中的会计数据，按照会计人员的需要输出到显示器上，如在计算机中查询有关的明细账。

②打印输出。

即将存储介质中的会计数据，按照需要通过打印机将有关信息打印在打印纸上，如会计人员打印输出各种会计报表。