**制度管理办法（修订）1目的：规范公司各级制度管理，使制度更有效、更合理的为业务服务。

2适用范围2.1归属部门：行政部；2.2相关部门：全公司。

3原则3.1业务导向：制度应服务于业务，因业务需求而生，保障和促进业务健康发展；3.2理念导向：体现公司文化，特别是：严格自律、认真仔细、积极主动、解决问题、高效有序、重诺守信、客户意识（换位思考）、团队协作、学习总结；3.3高效原则：制度的内容必须合理、明确、高效、可操作。

4职责与权限4.1责任岗位：行政文员；4.2监督岗位：行政部经理；4.3相关岗位：总经理室成员、各部门负责人；4.3.1涉及2个或2个以上部门的制度的批准岗位为总经理，不涉及其它部门的制度的批准人为部门负责人；4.3.2总经理室成员有权力和义务要求相关部门根据业务需要建立、完善相关制度。

5修订信息5.1起草于2008年6月，发布之日2008年8月26日起正式生效；5.22008年8月第一次修订；5.32008年12月第二次修订；5.42009年9月第三次修订。

6名词解释6.1制度：制度是指公司或各部门根据职责权限及业务管理需要起草的，经规定的签字权限人批准的规范性文件，是对下述管理事项的规定：6.1.1公司、部门、员工的权利、义务、责任界定；6.1.2员工在职业场所的行为规范；6.1.3管理行为、管理流程的规定；6.1.4业务运作流程、操作规范等。

6.2业务：公司对外经营和对内管理的所有活动的总称。

6.3制度分级6.3.1公司级制度：由归属部门起草，部门负责人审核，总经理审批，以公司名义发布，适用于：6.3.1.1公司各部门或全员必须清楚知晓或遵照执行的制度，如：考勤制度、行为规范等；6.3.1.2不确定执行的部门（人员），在某项经营管理行为发生时必须遵守的制度；6.3.1.3有明确的执行部门，但需由公司进行集中监督管理的制度。

6.3.2部门级制度：以部门名义发布，部门负责人批准，适用于：6.3.2.1制度的起草部门（人员）独立执行的制度；6.3.2.2业务涉及若干部门时，牵头部门征求相关部门意见后发布，指定部门（人员）执行的制度；6.3.2.3或业务涉及各部门，但只要求相关接口岗位执行的制度。

6.3.2.4备注6.3.2.4.1部门级制度不得与公司级制度相抵触；6.3.2.4.2任何部门不得在未书面征询相关部门意见情况下，以部门名义发布要求其他部门或其他部门人员执行的规章制度。

7制度的出台7.1需求确认7.1.1需求产生：公司任何岗位都有对自己岗位职责内或岗位职责相关的的工作内容提出制度建设需求的权利和义务；7.1.2必要性评估：7.1.2.1部门级制度需求的必要性由牵头部门负责人评估；7.1.2.2公司级制度需求的必要性由总经理室会议评估；7.1.2.3评估维度7.1.2.3.1发生频率：评估该制度规范或指引的业务操作的发生频率，如每日、每周、每月、每季度、每半年、每年，发生越频繁，则建立制度的必要性越强；7.1.2.3.2重要性：可以理解为如不建立制度加以规范，出现问题的严重程度及影响范围，还要对直接后果和间接后果综合评估分析。

重要性越高，则建立制度的必要性越强；7.1.2.3.3运作成本：任何制度的建立运行都是一种综合的管理投入，需要评估建立和维持制度有效运行的投入是否能得到有价值的回报，避免出现“为了防止出现问题而投入的资源远远多于因没有制度而产生的损失”的得不偿失状况。

7.2拟文7.2.1起草制度：业务部门负责起草；同一业务涉及多个部门时，由对业务负主要责任的部门负责起草，如部门间无法就此达成共识，由总经理室仲裁；7.2.1.1起草岗位：有部门文员或部门助理的部门由文员或助理根据牵头部门负责人的要求拟文，无部门文员或部门助理的部门由行政文员根据牵头部门负责人的要求拟文；7.2.1.2制度的“目的”、“适用范围”、“原则”和“职责与权限”必须由牵头部门负责人给出书面要求，否则起草岗位应提醒并反提需求；7.2.1.3起草内容要求：条理清楚，描述清晰，文字简明，易懂，易操作；7.2.1.4格式要求：严格按照附件《利通制度编写规范》撰写；7.2.1.5起草审核：起草岗位应将草稿修改直至通过部门负责人的审核；7.2.2征询意见：7.2.2.1所有制度在草稿通过牵头部门负责人审核后必须立即征询意见；7.2.2.2征询意见的发文岗位为牵头部门负责人（牵头部门负责人需在制度征询意见稿的页眉审核栏签署姓名）；7.2.2.3征询意见对象必须包括总经理室成员、所有相关部门负责人，制度中所涉及的岗位（如涉及同一岗位人数较多，可由部门负责人挑选其中不超过3人做为征询意见的代表）；7.2.2.4征询意见发文人应根据制度的复杂程度要求被征询意见的相关岗位在1-5个工作日内回复意见；7.2.2.5征询意见的邮件规范如下：7.2.2.5.1名称为：“征询意见：《XXXXXX》”；7.2.2.5.2邮件正文必须提出要求反馈意见的准确日期。

7.2.2.6征询意见后由征询意见人根据再次修订的程度决定是否再次征询意见，原则是尽量只在相关范围内再次征询，减少过多邮件流通对工作效率的影响！7.3审批7.3.1部门级制度，由部门负责人根据征询意见的结果在3个工作日内完成修订审批；7.3.2公司级制度，由总经理根据征询意见的结果在5个工作日内完成修订审批。

7.4发布归档：由行政文员统一发布归档；7.4.1发文：部门负责人将经审批的制度文档压缩包（将包含制度正文及附件文件夹的文件夹用WinRar压缩打包），根据附件《发文需求模版》Email给行政文员，行政文员在1个工作日内完成发文，务必保证在发文范围内人手一份。

所有制度发文邮件必须抄送总经理室成员，请参照附件《正式发文模版》。

7.4.2文件存档：在服务器共享区域以部门命名的目录下以制度名称（不包括版本号）建立文件夹，将制度正文电子文档放置于内，如有附件再在此文件夹内建立名为“附件”的文件夹，将相应附件放置于内；7.4.3清单更新：文件存档完成后须立即更新服务器共享区域的《利通制度清单》。

8制度的执行：制度适用范围内的部门和人员，必须严格按制度执行；并有义务接受、配合监督部门（岗位）的指导、监督。

9制度的监控9.1每项制度的监督岗位，负责对制度的执行进行监督；9.2部门负责人必须对本部门的所有制度的有效实施和不断完善更新进行月度定期检查，并对有“法”不依、依“法”不严的情况进行原因分析（培训不到位？相关岗位失职？制度不合理？）并采取相应的措施（加强培训？实施惩处？修订制度？）；9.3总经理应季度或半年度定期对全公司范围内制度的建设、实施、监督状况进行抽查评估，提出改进、处理意见。

10制度的宣贯10.1制度起草部门负责制度宣贯；10.2对重要或操作复杂的制度，应对相关岗位进行培训和考核。

11制度的维护11.1修订备忘11.1.1行政文员需在每个制度目录下建立文件名为《修订备忘》的文档，将制度运行过程中出现的修订建议记录其中，记录内容包括提出修订备忘建议人的姓名、岗位和提出的日期；11.1.2公司全体员工在日常工作中如发现公司制度中存在错误或不合理之处应立即将修订建议告知行政文员，以便其及时进行记录。

11.2试行修订：新制度需有3个月试行期，试行期结束之日前10个工作日由行政文员书面提醒牵头部门负责人征询试行期意见，以便修订。

试行期满前须及时出台修订的制度，或予以废止。

11.3日常修订11.3.1修订原因出现下列情形之一的，应对制度作出修订：11.3.1.1因公司发展及业务需要，应增减或改变内容的；11.3.1.2因所依据的有关法律、法规、政策的修改或废止，需做相应修订的；11.3.1.3行政文员定期查看公司制度，如发现该制度一年内未作任何修订的，提醒制度牵头部门负责人审核该制度有无过时之处，请其推进修订。

11.3.2修订办法：修订程序参照上述“制度的出台”，并重新发文；11.4修订操作：为便于阅读者高效辨别制度的修订细节（尤其是修订内容占原制度篇幅不大的修订），应在发文时保留修订格式，直至下次修订时再去除。

11.4.1对制度进行修订时须使用工具栏中“修订”功能，操作：工具——修订。

使用修订功能前图标状态使用修订功能后图标状态11.4.2如果对已发布制度再次进行修订时已处于修订格式状态，制度牵头部门负责人需接受现有修订格式后再进行修订，操作：编辑——全选——接受所选修订；11.4.3行政文员在发文时评估修订内容占总篇幅的50%以下则直接以修订格式发布，50%以上的则不需使用修订格式。

11.5废止11.5.1废止原因制度有下列情形之一的，应予以废止：11.5.1.1因业务的变化，已经失去效力，并且不需修订的；11.5.1.2同一事项被新制度所规定，或因制度体系调整而合并，并发布、实施的。

11.5.2废止办法11.5.2.1因新制度出台或合并而废止旧制度的，在新制度的"起草生效年月"条款后声明，如“原《XXXX制度》同时废止”；11.5.2.2只废止无替代的制度，由制度的牵头负责部门提出废止申请，总经理审批，审批通过后抄送行政部文员备案；11.5.2.3废止后的制度应由行政文员存放于“已废止制度”的文件夹。

12附件12.1《利通制度编写规范》12.2《利通制度模板》12.3《利通制度清单》12.4《发文需求模板》12.5《正式发文模板》。