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（三）电子文件的种类
按电子文件的载体分： 常见的就是磁记录文件、光学记录文 件。 磁记录文件主要就是以磁带、磁盘、磁卡 等为载体的文件。 光学记录文件主要就是光盘等。
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电子文件的种类

按电子文件的信息存在形式，其实也 就是平时所说的按格式来分，主要有： 文本文件 数据文件 图形文件 图像文件 声音文件 影像文件 多媒体文件
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文本文件
亦称为字（表）处理文件，它是指使用文 字处理软件生成的，由字、词、数字或符 号表达的文件。 用不同文字处理软件编辑的文本文件一般 不能交换使用，纯文本文件（TXT）不包括 格式代码，在使用中不受计算机硬件和软 件类型的限制。
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文本电子文件以公文处理单应以OFD、 PDF、PDF/A版式文档格式归档保存和 留痕稿用WPS、RTF、DOC等同级国家 综合档案馆认可的格式归档保存。 文本文件的类别代码 T
真实
电子文件的内容经过传输、压缩、格式转换等处理后依然保持 不变，即始终与原始生成状态保持一致。电子文件的内容包括全文 信息和元数据。 包括两层含义，即电子文件内容的完整性和电子文件所依赖的计 算机系统的完整性。电子文件内容的完整性指的是电子文件的全文 信息和元数据无缺失，电子文件所依赖的计算机系统的完整性指的 是可供电子文件读取使用的计算机软件和硬件装配正确且无缺损。 指电子文件的全文信息和元数据可以正确读取和展示，包括数 据的可识别性、存储环境的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 指电子文件生成、传输、存储和备份的可信赖环境，确保电子 文件在传输、存储和迁移的过程中不会遭受删除、篡改和破坏，且 不会被非授权获取。
显示文 件内容
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显示背 景信息
显示关 联文件
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（二）电子文件的产生系统
（1）OA（办公自动化系统）； （2）ERP（企业资源计划系统）； （3）CAD（计算机辅助设计系统）；（4）CAM（计算机辅助制造系统）； （5）CAT（计算机辅助测试系统）；（6）CAPP（计算机辅助工艺设计系统）； （7）CAI（计算机辅助教学系统）； （8）GPS（全球定位系统）； （9）GIS（地理信息系统）； （10）E-MAIL（电子邮件系统）； （11）EDI（电子数据交换）； （12）EC（电子商务系统）； （13）EG（电子政务系统）； （14）数码照相与摄像及多媒体系统； （15）A/D（模-数转换系统，如扫描设备和光学字符识别软件OCR）。
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数据文件
亦可称为数据库电子文件，它主要包括两 类，一是含有数据的电子表格文件；二是 数据库电子文件，一个数据库由若干记录 组成，一个记录由若干字段（数据项）组 成。 不同的数据库之间通常需要通过转换程序 才能进行信息交换。一般来说，数据文件 应能够以DBF文件格式或通过XML文档进行 数据交换。 数据文件的类别代码 D
电子文件管理工作
福建省档案局监督指导处
黄燕芳
主要内容
一、电子文件概述 二、电子文件管理的通用要点 三、基于信息系统环境下的电子文件
归档流程
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一、电子文件概述
（一）电子文件的概念 （二）电子文件的特点 （三）电子文件的种类
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一、电子文件概念
（一）电子文件的概念和管理核心 1.电子文件的定义 指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通 过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、 音频、视频等不同形式的信息记录。 －－－《电子文件管理暂行办法》
2.背景
背景是证明文件形成与办理过程和文件之间相互关系的信息。一般包含以下内
容：
（1）文件的形成机构及其他相关责任人； （2）与文件有关或曾经有关的其他机构； （3）文件履行机构职责与目的； （4）文件的形成时间； （5）与文件有关的其他时间； （6）机构职能所体现的文件价值与重要性； （7）曾与文件有过关系的文件产生与保存系统； （8）该文件与其它文件和资料间的关系； （9）对该文件有影响的法律、协议、实践、程序、计划、条件与默契等。
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2、信息的非人工识读性
电子文件是以数字化信息形态存在的，它 把可识别的文字、图形等传输到计算机中 转换成二进制数字编码，人工不能直接识 读。 电子文件载体上记录的数字信息往往进行 过压缩编码、加密等处理，必须由相应的 计算机软硬，将载体上的数字编码序列读 取出来，转换成人能识别的形式，显示在 屏幕上或打印到纸上，人们才能知晓其内 容。
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音频文件
音频文件是指用音频设备录入或用编曲软 件生成的文件。 音频文件的音质越好，文件所占存储空间 也就越大。 音频电子文件以WAV、MP3为通用文件格式。 音频文件类别代码 A
2018/8/1023 Nhomakorabea媒体文件
多媒体文件是指包含两种以上信息形式的 文件，这种文件使用多媒体技术制作，具 有较复杂的结构，必须使用多媒体计算机 复现。 多媒体数据同样以MPEG、AVI为通用文件格 式。 多媒体文件类别代码 O
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图像文件
图像文件是指使用数字设备采集或制作的 画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面， 用数码相机拍摄的照片等。 不同格式的图像文件不能任意进行交换使 用。 图像电子文件以JPEG、TIFF、RAW、PDF为 通用文件格式。 图像文件的类别代码 I
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5、信息的易变性和可操作性
电子文件与载体的可分离性，也造成了电 子文件在被传递或更换至其它载体时，存 在着被改动而不被察觉的可能。 存储载体性能的不稳定性有可能造成文件 中信息的改变。 新的信息编码、存储格式、系统软件的不 断出现更是对其稳定性的巨大冲击。 可以利用已存在的文件信息做其它事情。
档案界目前所称的电子文件：可以归档并成为电子档案的文件。
电子档案：归档后的电子文件。 档案数字资源＝电子档案＋档案数字副本＋档案电子目录＋其他
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电子文件的属性
电子文件是一种数字信息，由电子计算机 等数字设备生成和处理的，其信息用二进 制数字代码记录和表示。 电子文件是文件的一种类型，具有文件的 各种属性，特别是具有特定的要素、作用 和效力。
背景信息直接与电子文件的真实相关，比如收发文批办单上的内容就是背景信 息。
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3.结构
结构是指电子文件内容信息的组织表达方式，如文字的段落 安排，电子文件使用的代码、数据结构、格式，以及载体、附件等 方面的信息。
结构直接与电子文件的可用相关，是确保 电子文件在长期保存过程中始终可以被理解和 被利用的重要内容。
3T 700元 低 0.23元 750MB/s 130 MB/s 100 MB/s 低 中 简单 简单 简单 约114年
1.5T 925元 高 0.62元 140 MB/s 低 中 复杂 无 简单 30年
128G 450元 低 3.8元 750 MB/s 300 MB/s 100 MB/s 低 低 简单 简单 简单 约171年
符合单位职 责 全过程受控 全过程记录 没有不受控 操作可能
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电子（文件）档案管理原则
• 可靠性（Reliability） • 文件的可靠性是指文件的内容可信，可以充分、准确地反 映其所证明的事务、活动或事实，在后续的事务或活动过 程中以其为依据。文件应在事务处理或与其相关的事件发 生之时或其后不久形成，且由经办人或由业务活动设备形 成。 内容
电子文件的管理不是单纯的对内容信息的管理过程，实质上是对电 子文件内容信息、背景信息及结构信息综合管理的过程。 需要强调的是，电子文件元数据的管理是电子文件管理领域非常重 要的一个环节，元数据直接关系到电子文件的真实、完整、可用和安全， 不可小视。
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（二）电子文件的特点
1、系统依赖性 2、信息的非人工识读性 3、信息存储的高密度性 4、信息与特定载体之间的可分离性 5、信息的易变性和可操作性
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1、系统依赖性
电子文件从生成、传输到存储都是通过计 算机实现的。 设备发生故障或系统瘫痪，电子文件将被 损坏以至丧失。 电子文件对其他设备环境的不兼容性。 不同软件环境形成的电子文件难以实现格 式转换。 出于安全保密需要，人为地进行复杂而独 特的编码加密或信息拆分处理，更加大了 电子文件的系统依赖性。
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图形文件
图形文件是指根据一定算法绘制的图表、 曲线图，包括几何图形和把物理量如压力、 强度等用图标表示的图形等等。它是以图 画的形式表示数据内在联系的图表、曲线 图等，通常计算机辅助设计（CAD）和一些 技术图纸用数字图形表示。 图形文件类别代码 G
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影像文件
影像文件是指使用视频捕获设备录入的数 字影像或使用动画软件生成的二维、三维 动画等各种动态画面，如数字影视片、动 画片等。 影像文件有不同的格式或标准，播放时需 要使用相关的设备和程序。 影像电子文件以MPEG、AVI为通用文件格式。 影像文件类别代码 V
完整
可用
安全
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电子（文件）档案管理原则
• 真实性（Authenticity） • 文件的真实性主要是指文件形成符合单位的工作 职责，文件和档案管理形成、接收、传输、保管 和处置的全过程都在受控的环境中进行，其每一 步都遵循相关的管理办法和流程，并对其进行记 录。同时能证明没有可以绕过受控环境对文件进 行操作的可能。
文件齐 全
无非法 改动
完整性
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