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巧用Word和Excel快速制作学生成绩单

用Word和Excel快速制作学生成绩单
海门市悦来中学(226131)秦建辉
《中小学电教》2004年第2期刊登了姜晓岗同志的一篇文章——《巧用Access打印学生成绩单》,介绍了用Office系列中的Access来制作学生的成绩单。

而笔者经常用Office 系列中的另外两个成员——Word和Excel来给学生制作成绩报告单。

由于Word和Excel是我们日常办公中最常用的两个软件,所以一般都很容易学会。

本文就介绍其制作的具体方法,以飨读者。

首先,我们用Excel制作如图1所示的成绩单的数据源。

在数据源中应包括学生姓名、各科成绩、总分、班级名次等基本信息,保存到计算机上的指定位置,如:D:\学生成绩表。

然后运行Microsoft Word制作成绩单的样稿,如图2所示。

具体步骤如下:
1.在Word文档中输入如图2所示的文字。

插入或手工绘制一个3行11列的表格,并在表格中依次输入“语文、数学、英语、物理、化学、政治、历史、地理、总分、名次”以及各科试卷总分、班级平均分等内容。

2.在表格下面输入如图2所示的文字,并设置好文字的字体、字号等格式。

然后按下
“文字格式”栏上的下划线按钮,连续按空格键,画出四个空行,以给学生家长签意见用。

接着我们利用Word提供的邮件合并功能,制作处所有学生的成绩报告单了。

1.在“成绩单样稿”文档中,选择“工具”→“邮件合并”菜单命令,弹出如图所示的“邮件合并帮助器”对话框。

单击“主文档”栏中的“创建”按钮,在弹出的菜单中选择“套用信函”命令,弹出一个提示对话框。

单击“活动窗口”按钮,在“成绩单样稿”文档窗口中,出现如图所示的“邮件合并”工具栏。

2.在“邮件合并帮助器”对话框的“数据源”栏目中,单击“获取数据”按钮,选择“打开数据源”命令,弹出如图所示的“打开数据源”对话框。

3.在“文件类型”下拉列表框中选择“MS Excel工作簿”,文件列表框中选择前面制作的“学生成绩表”文件。

单击“打开”按钮,弹出如图所示的Excel提示框,选择“整张电子表格”,单击“确定”按钮。

弹出如图所示的“Microsoft Word”提示框,单击“编辑主文档”按钮,返回到“成绩单样稿”文档。

4.单击按钮,在如图所示的下拉菜单中分别选种要插入的命令域,插到“成绩单样稿”的适当的位置上。

5.单击“邮件合并”工具栏上的“合并选项(M)”按钮,弹出如图所示的“合并”对话框。

单击“合并”按钮,等待几秒种,结果所有学生的成绩单均显示出来。

当前面的所有工作正确完成后,我们可以将制作好的成绩单打印出来,分发给每一位学生带回家,给家长签字提出希望了。

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