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全宗卷、全宗介绍整理规范要求

8、卷八:档案管理新技术的应用,主要包 括:1办公自动化开发应用情况;2计算 机辅助管理的文字说明材料(含计算机软 件安装及使用说明情况);3档案数字化 方案;4档案数字化成果说明;5档案管 理软件安装盘等。(2、3、5项为必要项)
全宗卷形式范例
《全宗介绍 》规范
一、全宗介绍的概念
全宗介绍又称全宗指南,就是以某一 全宗为对象范围,以文章叙述的形式, 介绍和揭示档案馆(室)所保存的各 立档单位及其档案的内容和成分等情 况的一种报道性材料。由封页、正文、 备注三部分组织。其结构形式如下:
全宗卷编制原则
1 档案馆(室)对其所管的每个全宗都应以
2 全宗卷的各种文件材料,包括凭据、清
3 全宗卷内的文件材料,应按照其固有的 特点,保持文件材料间的有机联系,反映 全宗管理的历史面貌,以便于保管和利用。
全宗卷整理
1、全宗卷文件材料,是随全宗管理的延续 而逐渐增加的,平时必须注意积累,把全 宗管理中产生的文件材料,先归入预设的 卷夹内,文件材料积累到一定数量时,及 时进行整理组卷,数量较多的可设分卷。
三、全宗介绍的结构内容
(一)立档单位历史沿革介绍。主要包括: 1、立档单位的名称和性质, 2、立档单位成立时间、坐落地点及相 关历史背景, 3、立档单位的隶属关系,
三、全宗介绍的结构内容
4、立档单位的职能、任务及职权范围、 所辖区域
5、立档单位内部机构设置及其演变情 况,
2、卷二:档案收集:档案交接文据、移交 目录,接收、征集记录,档案来源和价值 说明等主要包括:1文书、会计、专业、基 建、照片、声像、实物等不同门类或载体 的档案交接收据;2档案移交目录等。(1 、2为必要项)
全宗卷的主要内容包括
3、卷三:档案整理:主要包括:1档案分类方案; 2档案整理情况说明等。整理工作方案、分类方案、 案卷目录说明、整理工作小结等。
4、卷四:档案鉴定:主要包括:1档案工作鉴定 小组成员名单;2档案保管期限表;鉴定档案分析 报告;3销毁档案的请示与批复;4销毁档案清册 等。(如有销毁档案工作1、3、4为必要项)
5、档案保管:档案安全检查记录;重点档案采取 的特殊保护措施,档案库房温湿度记录、档案的抢 救与修复情况等。
全宗卷的主要内容包括
全宗卷整理
卷内文件材料按问题——时间进行系 统排列,排列顺序为:全宗指南(全宗 介绍)、立档单位大事记和有关档案收 集、整理、鉴定、保管、统计、利用、 现代化管理等方面的文件材料,在此 基础上编制卷内目录。
全宗卷整理
4、装订 卷内文件材料去掉金属物,不锈钢钉或棉
线装订,逐件加封面、封底(封面和封底 采用A4尺寸)。封面设置全宗名称、文件 题名、时间、卷号、件号、页数项目,封 底空白。卷内文件材料逐件加封面、封底 、编件号,装订后装入卷盒。封面著录全 宗号、年号、全宗名称、文件题名、时间 、责任者。
二、全宗介绍的作用
2、为各级领导和相关人员检索档案提 供基本线索。各级领导哥相关人员可 以直接判断自己所需档案的准确存放 地点,避免无效劳动;也可以明确查 找目标,减少盲目检索,提高查全、 查准率;还可以解答咨询问题,有效 地扩大档案利用者的范围,满足广大 利用者的社会需求。
二、全宗介绍的作用
3、为编写档案室介绍积累资料创造 条件。随着档案室信息资源的不断 开发,全宗介绍编写的完成,可以 为提高档案室介绍的编写质量提供 重要保证。
全宗卷的含义
全宗卷不同于一般的档案案卷,全宗卷是 档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成 的,能够说明该全宗历史情况的有关文件 材料所组成的专门案卷。它详细和全面地 记载了立档单位和全宗历史变化情况,在 整个档案中起着龙头作用,是管理全宗档 案的“档案”,对于档案馆、室的业务工 作具有重要意义。
一、全宗介绍的概念
封页 包括全宗介绍名称、时间、全宗 号。 正文 a、全宗构成者沿革
b、全宗内档案情况简介 c、全宗内档案内容与成分介绍 备注
二、全宗介绍的作用
1、编写全宗介绍是档案室不可缺少的 基础业务建设、通过全宗介绍,可以 对整个全宗档案的管理形成情况、档 案的内容以及全宗内的重点档案获得 全面了解。
全宗卷的主要内容包括:
1、卷一:档案管理综合材料,主要包括: 1全宗指南(全宗介绍);2档案管理制 度汇编;3档案管理体系网络图;4归档 范围和保管期限表;5档案机构设置和调 整文件;6档案工作人员任免文件;7机 关档案工作年检、评估等材料;8档案培 训材料;9档案工作计划、总结等。(1、 2、3、4项为必要项)。
2、整理组卷时,必须认真检查,鉴定文件 材料的完整程度及其保存价值,对于有重 要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。
全宗卷整理
3、分类:全宗卷按照档案管理综合材 料、档案收集、档案整理、档案鉴定 、档案保管、档案统计、档案利用、 档案新技术应用分为8类。
排列:每类全宗卷内文件按照时间顺 序依次排列。
6、卷六:档案统计,主要包括:1各类档 案收进、移出统计台账;2档案统计年报等。
7、卷七:档案利用,主要包括:1大事记; 2组织沿革;3档案借阅登记;4档案利 用事例汇编;5利用档案资料出版的书籍、 汇编、开放利用和控制使用范围说明。(1、 2、3项为必要项)
全宗卷的主要内容包括
档案产生社会效益和经济效益的典型事例 等。
全宗卷整理
5、编号 卷内文件材料逐件编号,每类中每一件给
一个编号,从第一件始依次顺延,如“1 至10”;每类中的文件材料均从“1” 始依次顺延。每件文件材料按实际页数在 右上角编页码。 每一类全宗卷文件材料过 多时,可分成数卷,形成若干分卷,卷号 编制为:“1-1,1-2”,件号连续不断开。
全宗卷、全宗介绍 整理规范要求
全宗卷的含义
全宗卷的含义:由记录和说明全宗立档单位 历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷。
全宗卷是管理全宗档案的重要工具。 (2012年进行修改替代原标准 DA/T12—2012)
通俗地讲,是在档案管理活动中形成的“档 案”,是管理全宗的档案,是管理档案的档 案。
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