关联采购订单生成时可取到其中的单价信息 • 传递到应付款子系统中的发票，不能在应付款系统中
生成凭证，只能在存货核算系统中做 • 采购发票审核时，如所发生采购业务有运费或采购费
用发生，须将费用发票和外购入库单与采购发票进行 勾稽审核
相关概念
• 单据关闭与反关闭
– 关闭表示该单据通过关联、下达等方式，已被下 级单据执行完毕。
• 月初冲回 即不管发票帐单是否到，结帐至下月后系统自动 将上月暂估凭证作红字冲销
单到冲回操作步骤
• 当月将“外购入库单”作估价入帐处理并生成 估价入帐凭证。
• 下月发票到后在采购系统补发票并审核。 • 在存货核算系统“生成凭证”中做暂估冲回凭
• 单据拆分与合并
– 该功能用于解决前期暂估入库单部分到货后的钩稽、或 者一张当期单据需要部分记入成本等问题
– 该功能只对外购入库单和销售出库单有效(K39.2发票亦可)
• 拆分和合并条件
– 进行拆分的出入库单必须是已审核、未核销的单据 – 进行合并的单据必须是以前被拆分、未核销且未记帐的
子单
• 拆分影响
• 案例特点：该业务是货先到采购发票后到,仓库先收到 货物入库, 收到发票后财务才入帐。（一般是同一会计 期间发生的业务）
业务处理流程
采购申请单→采购订单→采购收料通知单 →外购入库单→采购发票（自动传递到应 付款系统）
• 绿色字体的单据为可省略不做
注意要点！
• 外购入库单可以根据采购订单或收料通知单关联生成 • 采购发票可以根据采购订单或外购入库单关联生成，
采购管理系统培训
K/3工业供需链
采购业务处理
采购管理系统与其他系统的关系： 生产计划管理
采购发票
采购申请单 采购管理系统
审核、核销
应付款 系统
存货核 算系统
外购入库 单
仓存管 理系统
采购管理系统—基本业务流程图
绿色单据为仓管人员所作
采购申请单
采购订单
收料通知单
外购入库单
采购发票
采购退货 通知单
红字外购 入库单
6. 收货通知单经主管审核后交 库管员
7. 库管员验收产品入库,填制入 库单
审核入库单
8. 仓库主管对入库单审核
日常采购业务流程:
收到发票
收到购货发票
9. 财务部门收到发票
审核发票
10. 财务人员将收到的发票与入 库单勾对
分配费用 制作凭证
11. 分配采购费用 12. 制作采购入库会计凭证
采购业务总体流程
– 已拆分的出入库单不能反审核 – 母单可拆分无数次，而子单不能再执行拆分操作
3.退货业务
案例：
• 仓库人员赵苍发现2000/5/8日向佳和公司购买 入库的Y003内胆100个有质量问题，采购人员 决定与2000/5/10日退货。2000/5/12日佳和公司 开出红字增值税发票。
业务处理流程:
• 退料通知单→红字外购入库单→红字采 购发票
• 案例特点：该业务是发票和货物同时到达或发票先到 货后到，一般在同一期间内发生。单先到货未到时， 企业是不付款的，此时可以将该发票暂放，等货到后 一起处理。
业务处理流程:
• 采购申请单→采购订单→采购发票→采购 收料通知单（从采购发票获取）→外购入 库单
如用户没有采购申请单的程序,则可以省略
相关概念
• 案例特点：该业务是货先到采购发票当月无法到达, 单货的处理不在同一会计期间内,所以财务上一般当 月对其估价入帐，下月初再生成红字冲回凭证。
暂估业务处理流程:
• 采购申请单 →采购订单→采购收料通知单→外 购入库单→采购发票（下月做）
注意要点！
对于暂估凭证有两种处理方法:
• 单到冲回 即发票帐单到后，执行一定操作冲销原来的暂估 凭证
红字采 购发票
日常采购业务流程:
订货
编制采购申请单
1. 采购部采购员填制采购申请单
审核申请单 编制采购订单
审核订单
2. 分管理领导审批 3. 采购部采购员依据请购单编制
采购订单 4. 授权人员审核采购订单并发出
日常采购业务流程:
收货
编制收货通知单
5. 采购货物到货，采购员制作 收货通知单
审核收货单 填制入库单
销售订单
手工录入
选单 采购申请单
生产任务单 选单
采购申请单审核 选单
采购订单
手工录入
审核订单
手工录入
选单 收料通知单
收料通知单审核
手工录入
选单 外购入库单
选单 选单
手 工 录 入
采购发票 选单
手 工
录
入 退料通知单
退料通知单审核
采购发票审核
构 稽
外购入库单审核
应付账系统 总账系统
采购业务处理
采购业务流程Βιβλιοθήκη 以下我们就按照这五种情况，用案例数据走完 每个流程的全部操作
1.货到单未到
案例：
• 采购部采购人员王和于2000/5/2日向新华公司购买 Y001杯盖200只，单价1元（不含税）。2000/5/3日 货到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员赵 仓经检验合格后入库。2000/5/7日新华公司开出增 值税发票。
退料通知单可以省略
相关概念
• 对等核销
– 该功能主要用于红、蓝字的外购入库单、销 售出库单、采购发票及销售发票的核销。
– 对等核销的单据必须是两张业务相同、数据 相反的单据。
– 对等核销时一次只能选择两张单据进行；但 反核销时只需选择一张单据反核销。
4.暂估入库
案例：
• 采购部采购人员王和于2000/5/28日向北新公司购买 Y002杯身200只，单价2元（不含税）2000/5/31日货 到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员赵仓 经检验合格后入库。月底发票未到。
– 关闭分自动关闭和手工关闭两种，其中自动关闭 是在单据关联过程中自动实现的，手工干预的只 是手工关闭和反关闭。
– 执行关闭的单据必须是已审核的单据，而自动关 闭的单据不能实行反关闭。手工关闭是人为操作 的，可以执行反关闭操作。
2.单货同到和单先到货后到
案例：
• 采购部采购人员王和于2000/5/4日向佳和公司购买 Y003内胆200只，单价3元（不含税）。2000/5/8日货 到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员赵仓检 验合格后入库。同日佳和公司开出增值税发票。
为什么会产生不同的采购业务流程？ 达到企业的时间和进行处理的先后不同而产生了各种
应用流程。
企业采购业务的三种主要单据及相关单据：
（1）采购订单
采购申请单
（2）外购入库单
收/退料通知单
（3）采购发票
采购业务类型
我们将采购业务流程归纳为下列几种：
• 货到单未到 • 单货同到 • 单先到货后到 • 退货业务 • 暂估入库