会场布置虽然是个细节，但却是整个会议的一个面子问题，给参会者留下对会议的第一印象，是非常重要的。
会场布置通常由会议场所提供方和会议筹备人员配合完成，在会场布置之前，通常会出个会场布置方案，甚至画出会场布置的效果图，报告给会议领导小组来审批。
会场布置总体要求
会场布置要与会议的内容相匹配，根据会议内容可把会场布置为：喜庆热闹的、动感活跃的、严谨商务的，等等。
会议场所的室外布置
会议场所的室外及入口布置可根据需要选择： 1、主会标 2、欢迎拱门、条幅 3、彩球、鲜花、氦气球 4、地毯 5、展架、易拉宝、广告板 6、引导牌 7、灯箱 8、签到台 9、休息座椅，等
会议场所的室内布置
会议场所的室内布置可根据需要选择： 1、会标、背景板 2、主席台\听众席、演讲台的布置，可参考：会议室座位安排的五种方式 3、鲜花、彩球、彩带等装饰 4、音像辅助设备 5、灯光、电源设备 6、茶点，可参考：会议的食品饮料安排 7、奖品、礼品、活动道具 8、桌牌、名牌 9、摄像设备，等
1、联系人、联系方式、地址
2、住宿条件等级、此次会议所订房间类型与数量
3、会议室号码、大小、类型、数量
4、会场座位、摆放、设施（可参考：会议室座位安排的五种方式）
5、会议场地交通便利程度、是否能够提供班车、班车是否免费
6、停车场
7、安全情况、保安服务质量
8、电信联络便利性
9、装修与外观10、清洁程度 11、大堂、卫生间装修、设施、清洁 12、食品、茶点（可参考：会议的食品饮料安排） 13、餐饮服务水平 14、工作人员表现 15、服务水平 16、供暖、空调、照明设施 17、住宿设施 18、音像辅助设备 19、休闲设施 20、其他设施与服务以上项目最好能列个表，逐项按好、中、差打分。
在会议筹备阶段，先选择2-3个备选地点，逐一列出其优劣，提交会议的领导小组决定最终的会议地址，以将保障会议地点与会议要求相符合。
会议室座位安排通常有五种方式：
1、圆桌会议型
所有人转着桌子就座，方便所有人参与讨论，通常用于小型会议及需要讨论较多的会议。
尽管圆桌会议型就座人员相对平等，但仍然需要注重就座的礼仪，可在座位上摆放姓名牌，用于提醒就座的次序。
2、正式演讲型
正式演讲时，要给演讲者、发言人一张讲台或办公桌，方便演讲者站立或座着讲话，同时，还要根据演讲人的要求及演讲需要，摆放相应的音像辅助设备。
听众在演讲者对面，按排坐，面向演讲者。
这样的布置有利于演讲者与听众的沟通。
这种座位排列方式，应稍微多提供一些座位，因为在中间的座位有可能是空的，听众通常不会座得非常满。
3、小组讨论型
据会议的需要，把座位分成几个圆桌型，在会议主要发言人发言结束后，参会人员将分成几个小组进行讨论，培训经常采用这种形势，方便对课题进行小规模的深入研讨，保证更多的人对议题表达意见。
4、就餐座位安排
对于正式的晚餐或宴请，应选择这种方式安排座位，在餐桌上要摆放桌号提示牌，或提供座位用于表示就座的次序，可在参会人员的请柬上标明就餐的餐桌号。
5、礼仪型
有些非常正式的会议，对就座礼仪要求很高，例如有上级领导、重要嘉宾参加的会议，在主席台上就座的人，如何安排座位一定要参照礼仪指导书，并事先征求会议领导小组、领导及嘉宾本人或秘书的意见。
会议管理_会议室音像辅助设备的准备
安排任何会议与活动，都应该事先确定是否需要在会议室使用音像辅助设备，由于音像辅助设备能够表现事先准备的内容，会议室设备是否准备妥当会影响会议的效果，所以，使用音像辅助设备有以下几个优点：①可事先准备图片与图表，便于观众理解演讲的内容；②运用音像辅助设备能够显示专业的演讲与报告水平；
③音像辅助设备可显示现场书写的内容，方便与观众沟通；④帮助观众集中精力听讲与讨论，而不需要做笔记。
会议常用的音像辅助设备有以下7类：
1、白板
白板通常能在上面进行书写的铁制大块白板，可反复擦除上面的笔迹，也可以用磁吸将纸张粘在上面展示内容，因此，在准备白板的同时，要准备白板笔、板擦、磁吸（也叫磁钉、磁扣、磁粒、磁贴）、大张的白板纸、打印纸等。
2、计算机
有些演讲人不方便携带笔记本电脑，可将其演讲、展示的内容事先拷贝到会议室的计算机中，用计算机演示的文件可以是PPT文件、WORD文件，也可以是EXCEL 表格、图表，甚至是动画、视频内容，使演讲内容更形象，便于理解。
所以，计算机也是会议室常备的音像辅助设备之一。
3、投影仪
投影仪可以把计算机屏幕上的内容放大显示到幕布上，使更多的观众看到，属于会议室的重要设备。
在准备计算机及投影仪的时候，一定要准备好相应的电源设备，并为突然停电的意外事故做好准备。
4、画架、活动挂图
画架上面可挂多层白板纸，方便在会计过程中，由主持人、演讲人、报告人记下与会人员的讨论过程、重要观点，画架也可以用白板代替。
5、展板
展板是便携式的图板，展示会议相关的内容或宣传信息，由会议组织者事前准备好，摆放在会议室相关位置。
6、音响设备
视会议室的大小及演讲者的需要，提供麦克风、音箱等，必要的音响设备。
7、其他设置
录像机、电视机、胶片投影仪、幻灯片投影仪等，随着计算机的普及，这些类型的音像辅助设备使用的越来越少了。
会议时，要使用何种音像辅助设备需事先与演讲人、报告人进行沟通，并按他们的要求准备。
如果会议场地没有足够的。