公司市场营销部驻外办事处财务管理实施细则及工作流程juyuana1市场营销部驻外办事处财务管理实施细则及工作流程( 征求意见稿)为规范驻外办事处财务管理工作流程, 保障各项业务工作正常开展, 有效地发挥公司提供的资源的作用, 根据中华人民共和国财务会计法规, 以及公司财务管理制度的规定, 制定本实施细则及工作流程。
一总则1、办事处的资金实行”收支两条线”的管理原则; 即收入上缴和预算费用的下拨采用两个不同的帐户分别管理;2、办事处费用在每月预算范围内进行列支;3、各办事处之间严禁发生资金往来, 严禁发生资金调拨, 省区管理中心主任可根据市场工作需要进行资金调拨; ( 填写付款申请单, 经省区会计和省区主任签字) ;4、办事处负责人为办事处财务管理第一负责人, 在权责范围内行使权利。
办事处设咨询出纳员岗, 办事处负责人原则上不能兼任咨询出纳员, 归属办事处负责人管理( 岗位职责见ISO9000相关规定) , 主要负责办事处的日常财务收支业务( 现金日记账、收支日报及办理报销手续) 及向省区会计报送有关财务资料及报表, 并在与财务相关的业务上接受财务部的指导。
咨询出纳员及办事处负责人均应在总部与公司签署《经济担保书》。
二收入的管理1、收入的上缴( 1) 由办事处负责人在各省区会计处领取”盖有公章的培训费专用收据”, 办事处负责人和咨询出纳员对所领取的收据负有保管责任, 办事处每日收取的学员报名费须开具收据并按规范填写收据, 收据中第一联是存根; 第二联交公司; 第三联交学员; 在报名完成的当天( 旺季最迟不超过两天, 淡季最迟不超过七天, 以不影响开班为原则) 收据第二联与相应的银行存款回单要邮寄回至省区会计处;( 2) 每日下班前办事处咨询出纳员必须将当日收入存入银行, 若咨询出纳员因休假、培训等原因无法到岗可由办事处主任指定专人代办, 做好交接工作并保存好收据及银行进账单, 待咨询出纳员到岗后将收据及银行进账单交与咨询出纳员;( 3) 若遇特殊情况当日收入无法存入银行, 由咨询出纳员对资金安全负直接责任, 办事处负责人承担连带责任, 收到假币或发生短款, 原则上由经办人负责赔偿;( 4) 在任何情况下, 办事处不得挪用学员报名费! 一旦发现, 经省区会计报省区管理中心主任核实后, 由财务部报相关上级管理部门予以处罚。
2、收入日报的报送咨询出纳员应根据每日实际收到的报名费收入情况编制收入日报, 报办事处负责人审阅后, 于当日16: 00以前发送至省区会计的公司邮箱, 16: 00以后收到的报名费收入由办事处妥善保管并记入次日收入日报。
3、收据的管理( 1) 收据顺号使用不得断号, 如需”作废”必须一式三联保留, 并详细注明作废的原因、手书”作废”字样。
如发现收据不全, 财务部将按全额追缴( 350元) , 并视情节轻重, 由财务部报相关上级管理部门予以处罚;( 2) 收据第二联与银行存款回单没有同时( 及时) 送达, 影响学员交接进班的, 经省区会计报省区管理中心主任核实后, 由财务部报相关上级管理部门予以处罚;( 3) 收据的领用与核销: 办事处咨询出纳员在各省区会计处领用收据; 开完的整本收据在当月内及时寄回各省区会计处进行核销;三预算费用的支出1、预算费用的下拨( 1) 办事处在成立或新办事处主任上任时, 在当地的中国农业银行开立以办事处负责人为户名的个人银行卡, 作为办事处日常开支的”费用资金账户”, 并将上述”费用资金账户”银行卡的卡号和户名及时上报送市场营销部综合服务中心, 再由市场营销部综合服务中心报备公司财务部以用来拨款; ( 2) 每月最后1个工作日由省区会计统计办事处资金余额, 财务部将不定期根据银行卡号和查询密码抽查各办事处的银行卡余额, 如发现金额不一致可停止拨款, 对办事处月底资金余额过大, 财务部将冲抵下月拨款, 甚至直接收回多余现金, 同时由省区会计向省区管理中心主任报备; 次月5日前( 遇节假日顺延) 由财务部根据市场营销部综合服务中心提供的已批准的费用预算及付款计划分次将费用划拨至各办事处的”费用资金”的银行卡上。
注: 咨询出纳员按实际收到的拨款金额全额登记现金日记账( 学员退费、代发工资不计入现金日记账) ;( 3) 省区管理中心主任会同省区会计于当年年末对办事处财务状况进行综合评价, 对办事处进行评级, 以确定办事处次年每月预留备用金的金额。
( 4) 每月实际下拨金额=当月预算金额－( ①各办事处当日的实际现金余额－②当月预算内尚未支付款项( 注明付款时间、付款事项和付款金额) －③各办事处预留备用金) , 上述①、②、③项由各办事处提供。
2、预算费用资金的管理( 1) 咨询出纳员每日核对现金余额, 做到”日清月结”。
办事处的现金和银行卡交由咨询出纳员或办事处主任指定专人保管; 银行卡应设查询密码和取款密码, 查询密码报财务部备案存档, 取款密码由办事处主任保管, 不得泄露给她人; 备用金是由咨询出纳员保管, 用于应付办事处日常开支的现金; 备用金余额根据各办事处实际情况控制在1000元以内; 到银行取现由办事处主任亲自办理。
( 2) 新建办事处: 办事处主任未转正之前, 市场经费由省级市场管理中心主任分批拨付; 咨询出纳员在转正之前, 市场经费由办事处主任代管;( 3) 咨询出纳员须在财务部和办事处负责人的指导下, 定期进行现金盘点, 办事处负责人随时抽查现金流水账, 核对费用资金账户与现金流水账, 保证账款相符。
咨询出纳员如发现账簿记录与现金不符时, 应立即查明原因, 如不能查明原因的, 应及时向办事处负责人和上级部门报告, 并请求协助查明原因, 由财务部做出处理;( 4) 咨询出纳员调动或离职, 必须将办事处的资金、文件及经办行政事务与承接人员办理交接手续, 由办事处负责人监交, 经省级市场管理中心主任及省区会计确认后, 人事部门批准了离职人员所填写的《员工离职登记表》后, 方可离任及结算剩余工资; 办事处负责人调动或离职, 必须将办事处的资金、资产、文件及行政事务与承接人员办理交接手续, 由省级市场管理中心主任监交, 并经省区会计对办事处资产和资金审计确认后, 人事部门批准了《员工离职登记表》后, 方可离任及结算剩余工资。
具体交接事项见”办事处交接清单”;附: 办事处交接模板.doc( 5) 办事处的所有费用开支必须在”费用资金账户”上开支, 不得从所收的营业款中直接支取( 坐支) ;3、报销单据的传递与管理( 1) 报销单据、原始资料必须真实、准确、完整, 并符合公司财务制度的规定;( 2) 办事处的费用报销须严格按照当月预算表列示的项目报销支出, 预算外( 以及未报预算) 必须开支的费用由办事处负责人将增补预算逐级上报呈公司总经理办公会批准后方可报销;( 3) 所有费用开支均应取得有效发票, 原则上白条不予报销, 特殊情况下经省区管理中心主任批准可用其它正规税务发票代替, 临时人员劳务费及员工外地租房租金及押金可为收据;( 4) 办事处的费用报销由办事处经办人填写报销单据, 办事处负责人审核确认后签字, 报销人持已审核签字的单据在咨询出纳员处领取报销款, 由咨询出纳员对报销单据进行编号并记载入现金流水账;( 5) 咨询出纳员每月5日前将上月全部附有完整编号的报销单据连同《报销单据反馈跟踪表》( 注明期间、单据号、金额) 一并邮寄至各省区会计处, 省区会计根据上月已审批的预算和财务制度审核报销单据后报省区管理中心主任审批;( 6) 办事处的所有支出均为限额内实报实销, 当月的费用当月报销, 特殊情况下也不得超过发票日期的三个月报销, 超期不予报销, 一旦发现经省区管理中心主任核准后, 由财务部报市场部门予以处罚。
报销流程如下:A、办事处单据: 报销人→办事处负责人→省区会计→省区管理中心主任→副部长( 副部长可授权委托省区管理中心主任审批)B、省区单据: 报销人→省区管理中心主任→省区会计→副部长→副总经理C、片区单据: 报销人→副部长→片区会计→副总经理4、费用报销标准及报销细则办事处主任要严格按照预算执行, 节约使用各项资金, 提高经费使用效率, 对预算内的专项资金做到专款专用, 以保障本办事处各项工作正常运转。
超出总体预算后的开支, 需将增补预算逐级上报呈公司总经理办公会批准后方可报销;( １) 交通差旅费: 报销人须在差旅费报销单上注明出差事由( 即出差、轮岗、实习、培训、述职、协助工作) , 办事处主任审核后按照相应的类别计算差旅费补助。
出差补助的时间计算标准: 各省区可根据实际情况参照公司财务制度制定标准a) 办事处人员到总部培训和述职的, 住宿原则上由总部统一安排( 未安排的按规定的住宿标准进行报销) , 往返交通费填写差旅报销单报销, 另外补助误餐费10元/天/人; ( 填写差旅报销单)b) 各办事处间相互轮岗、实习、协助工作的, 由派出地负责报销派出地到实习地来回的路费, 并由派出地计算出差补助, 此补助只包括误餐费10元/天/人。
人员到达实习地后, 公务开支由实习地办事处负责, 派出人员在实习地如需因公出差, 其费用、补助同当地员工一视同仁, 包括误餐补助和交通补助共30元/天/人; ( 填写差旅报销单)c) 主任级及以下级别员工到各所辖地区内办事处驻地以外的县、市因公出差( 中心城区以外都属出差) 的往返交通费用补助及住宿报销标准见公司差旅费报销标准; ( 填写差旅报销单)d) 省区管理中心主任出差, 发生的招待费、市内交通费实报实销, 不再领取误餐补助、交通补助; ( 填写差旅报销单)e) 使用自备交通工具出差,实报实销通行费、油料费、停车费。
修理费不予以报销, 报销时注明起始地点及行程, 并标注与行程相对应的公差里程数。
( 填写差旅报销单)f) 兼职人员出差费用, 根据公司规定长途车费实报实销, 误餐按10元/天/人补助、交通补助10元/天, 住宿费按30元/天/人补助( 误餐、交通和住宿补助无须提供发票) ;g) 如需搬运宣传物资等而需要开支市内交通费的, 须得到办事处负责人的批准, 方可作为运输费用报销; ( 填写费用报销单)h) 驻外人员在新建办事处时, 从到达驻地起至办事处正式运作前的期间( 不超过7天) 发生的费用作为差旅费用, 按公司差旅费报销规定享受各项差旅补贴( 误餐补助、交通补助、住宿费) , 当办事处开始正式运作后, 驻外人员不再按公司的差旅费报销规定享受各项差旅补贴, 而是按公司的有关规定, 在每月的工资中发放驻外人员异地工作津贴。
( 填写差旅费报销单)i) 出差报销时, 报销人必须有一段车票是电脑机打车票, 否则不予报销; 对城乡公交一体化城市不做要求, 但必须向省区会计提供详细全市的乘车路线价格明细表。