会议准备工作总结
会前准备工作：
一、确定会议议题、内容。

二、确定参会人员，制作参会人员名单，确定联系方式，准备会议签到表、专家
信息统计表（如需准备）。

三、联系参会人员，确定是否需提供住宿和购买往返车票，根据需要安排预定酒
店和购买车票。

四、确认会议场地是否满足会议需要，如需外订酒店会议室，提前联系酒店。

五、发出会议通知，通知内容要全面的包括时间、地点、会议主题和形式、协助
工作人员及其联系方式等。

六、准备会议所需相关材料，确定份数、分发范围和分发方式等。

七、会场布置：布置会议场地，打扫会场卫生，摆放桌签，准备纸笔（笔记本电
脑、档案袋、胶棒、胶带、订书机、回形针、剪刀等），调试设备，确定会场所需用品（水果、茶水、纸杯、抽纸、矿泉水、宣传册、礼品、投影仪、话筒、激光笔、相机等）。

八、保持与参会领导、人员的联系，及时了解行程（安排车辆接送），做好迎接
准备。

会中现场工作：
一、安排人员准备会议茶水和茶歇，做好会场内后勤服务。

二、做好录音、摄像、会议记录等工作，及时归档留存。

三、会议资料的现场收发、整理及统计工作。

会后善后工作：
一、会场卫生清理，道具设备收回（列清单）。

二、安排用餐、住宿、送行。

三、会议资料汇总。

四、如需报销，通知与会人员将往返车票或其他票务快递至XX地址。

五、计算会议开销，做好报销和劳务发放工作。

注意事项：
一、会务准备时列出物资清单为佳，以免遗忘或遗失。

二、是否需要设签到席，安排专人负责签到。

三、如有需要音响等电子设备须事先调试，确保万无一失，并安排专人负责。

四、如果现场需要播放PPT，需事先将所需播放PPT拷入笔记本电脑（注意是否
需要自带电脑），事先调试投影仪位置、分辨率等。

五、结束后清点物资并整理干净后才能离开现场，以免遗失所带物资。

六、结束后及时将照片、视频和会议记录等发送给相关负责人。