衢州市城建档案馆数字档案馆规划建设方案二〇一二年一月十三日目录第一章项目概况 (2)1.1项目名称 (2)1.2项目建设的必要性 (2)1.3项目建设内容 (3)第二章建设单位现状 (5)第三章建设方案 (6)3.1建设原则 (6)3.2档案数字化加工方案 (6)3.3档案整理方案................................................................................................................- 7 -3.4档案管理软件................................................................................................................- 8 -3.5数据备份........................................................................................................................- 9 -3.6硬件配置..................................................................................................................... - 10 -3.7当前项目建议............................................................................................................. - 11 -第一章项目概况1.1项目名称项目名称：衢州市城建档案馆数字档案馆项目1.2项目建设的必要性●电子政务发展的必然要求数字城建档案馆建设既是电子政府发展的必然要求，也是信息社会发展的必然要求，作为电子政务和“数字城市”的一部分，数字档案馆为“数字城市建设”使馆藏档案从库存资源向信息资源转换提供中间件和支撑管理平台，为政府管理和社会公众提供城建档案目录和城建档案原文图像的数字城建信息查询中心，也为数字政府和数字城市信息的发布提供了一个统一平台，有利于提高政府办公的透明度，树立现代化的政府形象。

●保存人类社会记忆，对历史负责的需要随着电子政务建设的强力推进，政府机关、企事业单位将逐步实现政务和办公的网络化、自动化，将产生大量的电子文件，如果不能及时收集、归档这些电子文件，容易产生数据遗失、毁损，影响利用，造成事实上的“失忆政府”。

保存历史、维护历史的真实面貌是政府的责任，政府有必要采取包括技术手段在内的一切措施来保存历史、延续人类社会的记忆。

建设数字城建档案馆，规范城建文件归档、管理和利用，正是众多技术手段中最行之有效的措施。

●依法管理档案事业的需要依据《中华人民共和国档案法》，各级档案馆应当依法保管包括城建文件在内的新有载体的信息，成立城建文件中心，并以城建档案馆为依托，能够使城建信息真正成为各类应长期和永久保存的“数字城市”城建信息的最终集结地。

建设数字档案馆可将各单位形成的城建文件依法及时接收进馆，与馆藏档案实现数字档案整合，大大丰富馆藏档案资源，方便利用，使城建档案工作更好的为“创业创新跨越发展”，为全面建设小康社会服务。

●政务信息资源共享的需要数字城建档案馆是依靠信息技术接收、管理城建档案并通过网络为城市规划、建设、管理提供支撑、保障、服务的应用系统。

其作用是以城建档案馆为中心，将参与城市规划、建设和管理的政府部门与企事业单位形成的城建档案及其数字化信息贯穿起来，统一归档渠道，实现对城建档案的前端控制和全程管理，从而建成符合法律凭证要求的城建档案及文件的真实性保障体系，用信息技术改造传统的档案工作模式，优化城建档案的管理活动，适应信息社会对城建档案信息的需求，更科学、更有效地为社会、公众和企业提供优质服务。

●节约政务管理成本的需要城建档案文件相对于电子文件，其保管条件、运作成本要求较低，成立数字城建档案馆及时对各单位形成的城建档案文件进行集中统一管理，将比各单位的分散保管要节约大量成本，减少重复劳动，且易于专业化管理。

1.3项目建设内容随着国内档案管理现代化发展的突飞猛进，政府机关、事业单位档案馆信息化建设也在如火如荼的展开。

各种档案信息化建设实施纲要也相继出台，其核心就是要使档案工作达到：管理--网络化、资源--信息化、信息--数字化、办公--自动化、标准--规范化。

目前，衢州市城建档案局决定对其馆藏档案做数字化信息加工，以便充分发挥现有的档案管理系统功能，实现馆藏资源数字化、空间虚拟化、信息资源共享化、服务对象及需求扩大化和传输网络化。

为档案行业提供更加快捷、全面的档案信息服务。

从衢州市城建档案工作的实际情况出发，坚持以应用为导向，着眼未来，与档案信息化建设的要求相适应，与全市电子政务的建设相衔接，注重实效，避免浪费。

根据实际工作需要，本项目主要进行以下内容建设：1．档案数字化加工；对目前城建档案馆的纸质档案进行扫描加工，形成可以长期保存的电子文件格式。

2．档案整理；档案整理及修复即在保持档案原卷内内容不变的情况下，对档案按照规定的档案顺序与规则进行归类、排序、去钉、平整、重盖页码章等整理工作。

档案前期整理的目的是为了保证档案扫描时的质量与效率以及后期的档案还原装订工作的质量。

3．城建档案综合管理软件；根据城建档案馆的业务需要能够通过该软件对档案馆的实体档案以及数字化加工后的城建档案文件进行各种规范操作和管理。

第二章建设单位现状衢州市城市建设档案馆收藏的档案涉及到城市建设、工程建设、村镇建设、建筑业、房地产业、市政公用事业、园林绿化事业、风景名胜区事业、旅游业、环境保护等方面的档案。

目前，馆内保存有上万卷反映衢州不同历史时期的城建档案资料，系统地记录了衢州城市建设发展的历史。

这些档案不仅是衢州发展的历史见证，而且为我市的经济建设和社会发展提供了必不可少的信息服务。

在本次项目中，已经整理的档案有45447卷（册），该部分档案需要进行扫描加工以及著录工作。

另外还有2000套档案需要先进行整理工作，然后再进行扫描加工以及著录工作。

在所有需要数字化加工的档案当中有50%以上为工程蓝图，且幅面以A1，A2居多。

第三章建设方案3.1建设原则1、统筹兼顾项目规划要统一设计、统一标准、统一规范，项目建设要统一规划、分期实施；项目建设投资要积极争取、量力而行，尽量利用现有设备和资源。

2、持续发展无论是硬件设施，还是软件配置及数据安全等方面，本着部分领先，可持续发展的原则，在建设时，考虑后续5-6年的建设进程。

3、分期实施在确立总体方案的前提下，分阶段不断推进本地区的档案信息化工作。

4、突出实用性从档案工作的实际需求出发，以应用为主导，在系统建设过程中，根据应用需求的变化、信息技术的发展进步和建设投资情况，实现建设、开发、应用和完善的协调。

3.2档案数字化加工方案档案数字化加工流程主要包括档案接收、档案整理、案卷目录/文件目录的一稿双录、目录建库、档案扫描、数据著录及校对、扫描校对、图像精细处理、图像质检、光盘制作、光盘灌库、挂库、批量挂接、挂接校对、数据备份及备份检查、档案恢复、质量监控和检验、安全管理、在线调档、报表打印、数据统计、档案归还、提交成果数据光盘等主要加工环节。

上述相关环节的质量要求如下：（1）档案扫描a) 档案扫描，大于A3幅面的图纸档案使用专业图纸扫描仪（大幅面工程图纸扫描仪）进行扫描；对于不可拆卷的档案使用零边距平板扫描仪进行扫描。

b) 扫描正确率达100%；分辨率按200dpi，黑白模式为标准，彩色为佳（300dpi），对照片档案及有彩色信息的文字档案进行彩色扫描，图像数据按TIFF（JPG）格式存储，能真实反应原始纸质资料上的信息。

c) 保证影像有高效压缩存储，对于A4幅面单个影像(彩色)不能大于150K；d）对不宜拆卷的档案材料，档案内容接近装订线产生的扭曲现象，需保证正文能看清楚；反面字迹颜色比正面浓时，应倒映反面文字扫描，以确保图像质量。

e）不重复扫描、不漏扫，保证文档顺序准确；f) 扫描时必须绝对保护原始档案安全。

（2）图像处理a）对扫描的图像进行后期处理及压缩处理:去除燥点、黑边等无用信息，进行逐页纠偏、版面居中裁边等处理。

达到清晰美观的要求，同时合理的进行压缩，控制文件大小，数据一式两份。

b）图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息；要有图形自动拼接功能，对一些大图形的材料，形成多张图形然后拼接成一张全幅面的大图；提供简单易用的相应工程图纸的采集方式。

对方向不正确的图像进行旋转还原，以符合阅读习惯。

c）文档格式要求：彩色扫描，基础数据格式以JPG格式保存，成品数据以多页PDF（TIFF）格式保存，数据一式两份。

d）原则上扫描时不得拆分纸质档案原件，如内容无法扫描全，可经椒江城建档案馆工作人员同意进行拆卷，扫描完成之后恢复原样。

e）图像内容清晰。

文档字迹、信息清晰可认，不能过浓或偏淡，扫描清晰度不差于原件清晰度，与原件保持一致，要求对于一些污损档案的扫描件进行有效地处理，提高电子档案的清晰度和美观度；对特殊档案（复印档案、传真档案、蓝底色工程图纸等）有相应的图像处理技术。

；（3）数据挂接扫描图像文件命名、排列、组合等必须满足城建档案馆设定的要求，并符合档案综合管理系统数据批量导入要求。

要求所有扫描数据提交前均采用相应软件进行批量挂接和检测，确保目录与对应全文对接的正确率达到100%。

在档案管理系统内完成挂接之后，确保挂接无误，方可作为成品数据移交。

（4）项目验收对扫描完成的数据随机抽查30%的数据进行检查验收，抽检正确率必须达到99.9%以上，视为合格。

根据当前的市场情况，档案数字化加工的价格如下：档案类型项目内容技术参数幅面大小单价图纸扫描黑白扫描200dpiA4页0.25元/张A3页0.5元/张A2页3元/张A1页5元/张A0页 5.8元/张彩色（灰度）扫描300dpiA4页0.35元/张A3页0.7元/张A2页7元/张A1页9元/张A0页12元/张3.3档案整理方案纸质载体的组成成分和逻辑结构：如下图所示，档案从组成成份上分为：案卷封皮（包含一页），卷内目录（包含一页或多页），文件1（一页或多页），文件N（一页或多页），备考表。

细分组成成分，案卷卷皮上还包含案卷题名，保存期限，案卷分类，案卷密级，所属全宗等信息。

卷内目录包含顺序号，文件题名，责任人，密级，页数或者起始页码，备注等信息。

文件1到文件N 的信息由卷内目录来体现，备考表在记录组卷时间，组卷人等相关信息。