25
电子文件归档（七）

准确性原则（真实性原则） 1972年2月21日毛泽东会见来华访问的美国总统尼克松
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电子文件归档（八）

完整性原则



国家标准《电子文件归档与管理规范》规定： 完整性指电子文件的内容、结构、背景信息和 元数据等无缺损。 完整地归档记录单位、机构活动的真实全貌， 应该归档的全部电子文件。 完整地归档电子文件的内容信息和元数据（背 景、结构）信息。
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数字档案馆（二）

数字档案馆系统测试办法（档办发 [2014]6号）
80分通过（省），90分“示范”（国家） 门槛：建立全文件级目录数据库、馆藏纸质档案 数字化率（50万以下70%，50-100万60%，100150万50%，150万以上40%）、开展电子档案接收、 无安全事故或隐患 指标：基础设施（机房、网络、服务器存储、设 备）12分，系统功能（收管存用）12分，档案资 源52分，保障体系14分，服务绩效10分


三性检测（准确性、完整性、可用性） 四性检测（三性+安全性） 准确性原则（真实性原则）


真实性指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定 后，确认其与形成时的原始状况一致 2003年国家档案局关于《电子公文归档管理暂行办法》 中第七条规定：电子公文形成单位必须将具有永久和长 期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的 存储载体一同归档，并使二者建立互联。（过渡策略？）
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电子文件归档（十六）

归档整理


归档电子文件的著录，包括档案编号（全宗号 、目录号、案卷号、件号等组成）、题名、责 任者、日期等著录项，大部分可通过系统自动 提取。 电子档案目录与电子文件建立关联，电子档案 与纸质档案同时归档。
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纸质档案数字化（四）

档案实体的安全管理




涉密档案要筛除（国家局），涉密档案不得委 托外部机构个人加工（省局），涉密加工资质 分批调档，做好档案实体交接的清点、核对， 防止档案丢失 加工过程不得损毁档案，破损的档案要修复 正在加工的档案必须每天入库（柜），不得在 加工工位上留存过夜
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纸质档案数字化（五）
到2020年，全国地级市全部建成数字档案 馆，50%县建成或启动数字档案馆 电子文件的归档范围、电子文件元数据归 档范围 开展政府网页、电子邮件、音视频归档 开展“单套制”、“单轨制”管理试点
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数字档案馆（一）

数字档案馆建设指南（档办 [2010]116号)
基础设施（网络、软硬件配置）、管理系 统功能要求（收集、管理、保存、利用）、 数字档案资源建设、保障体系建设
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规定、规范、标准（一）




数字档案馆建设指南（档办[2010]116号) 数字档案馆系统测试办法（档办发 [2014]6号） 数字档案室建设指南（档发[2014]4号） 数字档案室建设评价办法（档办发 [2016]3号） 电子文件归档与管理规范（GB/T188942002）
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规定、规范、标准（二）
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电子文件归档（五）

电子文件的类型格式（非全部）




文本文件：归档通用格式（XML、RTF、TXT）， 常用格式（DOC、WPS） 图像文件：JPEG、TIFF 版式文件：PDF（国际）、OFD（国家）、CEB 音频文件：MP3、WAV 视频文件：AVI、MPEG
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电子文件归档（六）
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工作目标和任务（二）

广东省档案事业发展“十三五”规划
到2018年，市、区综合档案馆初步建成 “数字档案馆”，传统载体数字化比例不 少于馆藏量（2010年）70%；有移交进馆任 务的单位50%建成“数字档案室”，室藏传 统载体档案100%数字化
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工作目标和任务（三）

省落实《国家电子文件管理“十三五” 规划》的实施意见

电子文件归档的文件格式
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电子文件归档（十三）

归档范围

电子文件归档范围、保管期限和密级划分参照 国家关于纸质文件材料归档范围、保管期限和 密级划分的相关规定执行。

归档时间

逻辑归档可实时进行，物理归档既可实时进行 （在线归档），又可按照纸质文件的规定定期 完成（离线归档）。
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电子文件归档（十四）

设备、网络与数据的安全管理



加工设备必须封闭USB、红外线、蓝牙等信息输出端口 使用正版软件，不安装与加工无关软件 数字化加工网络要与其他网络物理隔离，禁止使用无线 网卡、无线键盘、无线鼠标 加工中使用的硬盘、移动存储介质在数字化工作完成后 必须交由档案部门统一保管或销毁 加工设备和存储介质送外维修必须报档案部门书面审批， 并由档案部门人员现场监督
档案数字化与数字 档案馆（室）建设
广州市档案局 刘浩明 2018年4月
1
讲课内容



工作目标和任务 建设指南、测试（评价）办法 规定、规范、标准 纸质档案数字化 电子文件归档 电子档案管理 新形势、新挑战
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工作目标和任务（一）


全国档案局长馆长会议2017.12 全省档案工作会议2018.02 广东省档案事业发展“十三五”规划 全省落实《国家电子文件管理“十三 五”规划》的实施意见 2018年广州市档案工作的主要任务
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电子文件归档（九）

可用性原则（有效性原则）


《电子文件归档与管理规范》规定：有效性指电子文件 应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性 、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 电子文件的非直读性决定了电子文件必须依靠其生成的 软件环境还原显现，即使电子文件存储的载体完好无损 ，也有可能因其生成软件已经过时淘汰而无法还原显现 电子文件内容信息或出现显示出错的问题。如旧录像带 通过检测，确保文件不带有病毒及木马等恶意代码

归档文件格式



原格式归档保存：注意加密文件需解密后归档，电 子签章需归档原文件 “信息固化”归档保存：把格式化文本、电子表格 文件统一转换为图像文件，将其元数据的动态元素 “固化”后归档 转换为版式文件（PDF、OFD或CEB格式）归档：效 果和转换成图像文件效果一样，但在利用方面具有 优势，版式文件中的文字信息可以直接检索、复制 ，便于利用
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电子文件归档（十一）

保证准确性的方法

与纸质档案一样，需通过技术手段和管理制度予以保 证，权限管理、数字证书等手段 包括归档记录单位真实全貌的全部电子档案，电子文 件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损 长期保存系统，格式转换（信息损失）尽量保证长期 可读，使用通用标准（PDF/A），存储载体选择，本地 备份、异地备份，数据迁移
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数字档案室（一）

数字档案室建设指南（档发[2014]4 号）
基础设施建设、应用系统建设、数字档案 资源建设、保障体系建设
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数字档案室（二）

数字档案室建设评价办法（档办发 [2016]3号）
80分通过（省），90分“示范”（国家） 门槛：纳入试点名单、开展电子文件归档、按规 定向综合档案馆移交档案、无安全事故或隐患 指标：领导与组织5分，基础设施（机房、网络、 服务器存储、设备）15分，应用系统建设（归档、 分类、检索等）30分，数字档案资源35分，保障 体系15分，工作亮点（加分）10分
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电子文件归档（二）

电子档案的法律效力

与纸质档案一样，归档前有效力归档后就有效力 电子签名、电子印章（是否手动盖章、签名） 电子签名法（人身关系、不动产、停公共服务例外） 电子档案是原件，纸质版是复制件 电子文件归档的内容，电子文件原文（验证信息、修 改痕迹）、版式文件（PDF、CEB）、扫描件（如需 要）、元数据



电子文件归档与管理规范（GB/T188942002） 电子档案移交与接收办法（档发[2012]7 号） 电子档案移交与接收技术规范 （DBJ440100/T 272-2016）
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规定、规范、标准（三）


电子档案移交与接收办法（档发[2012]7号）
形成5年内移交 元数据一起移交、XML封装方式，文件格式，解加 密、解压缩、特殊格式连平台一起移交，本单位 保存5年 离线移交（一般光盘、存储结构）或在线移交 四性检测（准确性、完整性、可用性、安全性） 交接手续
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规定、规范、标准（四）



档案数字化外包安全管理规范（档办发 [2014]7号） 广东省档案数字化安全管理指南（粤档发 [2013]32号） 纸质档案数字化技术规范（DA/T31-2017） 纸质档案数字化数据质量规范 （DBJ440100／T 77—2010）
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纸质档案数字化（一）
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保证完整性的方法


保证可用性的方法

电子文件归档（十二）

电子文件的归档方式


逻辑归档：在计算机网络上进行、不改变原存储方式和 位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的 过程。 物理归档：把计算机及其网络上的电子文件以网络传输 或介质传递方式移交给档案部门的过程，归档前后电子 文件的存储位置发生改变。以网络传输方式进行的归档 称在线归档，以介质传递方式进行的归档称离线归档。
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纸质档案数字化（二）

数字化场所的安全管理




独立空间、配档案装具、防火防盗防潮等 视频监控，保存不少于6个月 封断所有加工设备的无线网络功能 挂牌上岗，物品存专用储物柜，不得带非工作 用的手机、相机、移动存储介质进入现场 严禁在加工场所喝水、进食，严禁擅自将加工 场所的物品带离