2017年知识产权代理公司组织架构和业务流程此文档为word格式，下载后可随意编辑修改2017年10月修订目录一、公司组织架构 (2)二、部门主要职能 (2)1、行政部 (2)2、财务部 (2)3、人力资源部 (3)4、业务部 (3)5、客服部 (3)6、流程部 (4)7、市场推广部 (4)8、总裁办主任 (5)9、专利合作部 (5)10、宣传部 (5)11、投融资部 (6)12、创新保部 (6)13、大客户部 (6)14、公关部 (6)15、法律合作部 (7)16、国际部 (7)三、主要业务流程 (7)1、知识产权代理服务流程 (7)2、知识产权顾问服务流程 (9)3、营销流程 (10)（1）线上营销 (11)（2）线下营销 (11)一、公司组织架构二、部门主要职能1、行政部制定着装要求、办公室日常礼仪、工作场所基本规范要求；负责接待、司机安保清洁管理、电话管理、车辆管理、安全保障、危机处理、宿舍管理；负责时间管理、传真邮件管理、差旅行程管理、会务管理、信息档案管理、办公系统、名片管理；文件管理、公文处理与签发。
2、财务部现金、银行管理；公司财务核算；税务问题处理；子公司财务核算与管理；公司预算；费用开支的审核与控制。
3、人力资源部组织战略规划、制度规划、人员规划、费用规划；职位空缺申请与审批、人才测评、工作分析、招聘、岗位优化处理；培训体系建设、培训计划与安排、培训方式应用、培训制度、培训流程；薪酬体系建设、薪酬管控、薪酬运作、薪酬分配与内部公平、福利项目设计、福利实施；绩效管理与流程、绩效系统开发、绩效沟通、绩效管理应用；员工导向、员工反馈、员工帮扶计划、员工信息处理、有效沟通与管理、冲突管理与问题提出。
4、业务部挖掘资源，开发新客户，签订业务合同；对接公司资源客户，签订业务合同；维护并深挖老客户资源，签订业务合同；为客户出具相关专项业务方案；为客户业务做相关的材料整理申报；国内大客户开发、维护、管理、业务对接；负责回收业务款项；催缴欠款。
5、客服部商标监控；制作公司月刊；监督、落实业务经理与客户联系的紧密度，促进签单；客户满意度调查；大客户（A类）商标信息的一览表制作；促进B类客户向A类客户的“晋升”；激活C类客户，促进签单的顺利进行；向客户邮寄商标注册证，受理通知书等官方文件；做好邮寄清单的备录汇总以及通知客户已邮寄材料信息；业务部不合作的客户，客服部负责后续的跟进；业务培训事项；走访、拜访大客户；解决客户咨询事项，CRM系统管理。
6、流程部部门内员工工作的计划、指导、管理与考核；部门内针对性的培训方案、组织实施培训工作；部门内员工绩效汇总申报，执行本部门员工绩效考核并负责审查各项考核结果；公司章戳的管理；负责业务的流程安排，从业务部收到欲申请资料登记，确认财务到款后安排法务部制作文件申报；商标局下发文件第一时间通知各个代理人，派发原件；商标档案管理情况；指导、督促前台处理白兔查询软件的升级维护；对接安排子公司和办事处的代走案件，记录好账单；疑难案件、驰名列表的编制、更新、整理和汇报；疑难案件的状态追踪和提醒；接收各子公司、办事处疑难案件评估表，核实信息后及时评估、报价、反馈；与各分公司、办事处疑难案件、驰名合同的起草与签订。
7、市场推广部负责公司网上业务营销；负责建设及维护公司各网站平台；负责公司OA办公系统管理及维护；负责公司QQ群及企业QQ等管理；负责公司微信平台推广运营更新；负责公司电话会议视频系统的管理及维护；负责公司内部广告宣传设计及联系印刷等；协助公司同事文件及图片等修改调整设计；负责公司商标设计业务；负责公司网站、域名及邮箱等管理维护；负责公司电脑、电话、网络、打印扫描等采购维护及移动互联知识产权交易平台的运作；公司各种网络推广宣传的联系沟通处理。
8、总裁办主任协助董事长处理日常行政事务及接待；梳理公司及董事长部分客户，推动落地工作（国内与国外）；推动公司电商业务发展及流程督导、复制工作；配合行政部人力资源进行聘请外来专家对公司员工的培训工作及时监督、跟进业务经理的后续业务事项；日报、周报、月报的及时发送与分析及问题解决；走访拜访客户事项及建立档案系统，推动落实；全国律师律所及中介机构合作开发团队的带领；民族大学合作项目的对接；董事长交办的其他工作事项。
9、专利合作部与相关专业机构合作，开展专利业务申请、顾问；商标业务签订；负责公司专利客户的对接和跟进；负责专利客户沟通工作；负责公司专利业务知识培训。
10、宣传部对公司的经营发展提供战略规划措施；宣传、构思设计，线上线下活动推广；撰写活动策划书，制定活动执行方案；线上线下活动准备、预算与执行；活动流程把控，以及经费报销；进行市场研究和分析，并出具相关评估结果；配合其他部门完成策划类工作。
11、投融资部负责制定本公司的年度投资与发展计划，关注市场信息，寻找投资机会，拟定公司投资管理制度；收集、整理、分析与公司业务和发展相关的政策、动态、趋势等，为公司的决策提供信息支持；负责公司投融资业务的开展和导入；负责公司财务咨询业务的对接和联系；负责公司投融资业务回款的落实；负责公司财务咨询业务的回款落实；公司安排的其他投资事宜。
12、创新保部对接公司合作的各电子商务平台资源客户签订业务合同；负责客户回款的落实工作；配合法务、国际、客户等部门维护客户利益；做公司领导交办的各类事宜；开发全国各地的合作所签订合作协议；为法律顾问单位提供法律咨询及培训。
13、大客户部负责公司较大客户资源的维护；负责公司公共关系的对接大客户工作，签订业务合同；对接大客户业务回款事宜；为大客户提供各项法律服务工作；为大客户出具相关专项业务方案；为大客户业务做相关的材料整理申报；做公司领导交办的各类事宜。
14、公关部建立和开拓；负责对外宣传、沟通和协调工作；做为公司代表积极参与各种社会活动；做好公司内部员工关系，调动员工积极性；公司安排的其他公共关系事宜。
15、法律合作部与国内外律师事务所合作，开展各类案件如注册、续展、转让、变更等案件的撰写工作；为公司业务部门提供知识产权方面法律咨询、解答。
16、国际部查收并处理安排大量的外事信件及官方通知；给各个外国客户提供英文咨询、答疑、提供法律建议；处理外向内、内向外各项知识产权业务；为客户提供商标专利国际注册方案；配合公司公司在各地区的国际业务培训工作；接待国外、国内客户；进行相关国家的网申或答辩工作，扩展国际客户。
三、主要业务流程1、知识产权代理服务流程知识产权代理服务主要服务流程包括签订委托协议并收款、申报文件制作及上报、后期官文处理等流程。
（1）公司业务人员与客户洽谈确定委托事项、代理费和官费金额以及发票开具等事项后与客户签订服务协议。
一般而言，知识产权服务是先收款后服务，公司确认收到客户打款后再进行下一步流程。
（2）申报文件制作及上报申报文件制作流程为公司内部流程，该流程完成后将申请材料报送商标局/商标评审委员会，以及工商局等政府行政部门，即进入官文管理流程。
（3）官文管理申报文件报送政府部门后，根据审核的情况，政府部门将下发官文给当事人，并完成服务。
非时效官文指官方下发的通知类文件，如商标受理通知书；时效性官文指官方下发的限定当事人在规定期限内进行反馈的官文，比如商标申请驳回通知书等，此时，当事人需在规定期限内进行驳回复审，否则商标申请将被驳回。
2、知识产权顾问服务流程公司业务部门对接客户，签订服务协议，充分了解客户目前的商标、版权及专利等各个方面信息，然后根据客户实际情况进行后期实时监控并提供保护客户权益、品牌策划、产权顾问等服务方案，时刻关注客户所在管辖地域的知识产权相关政策变化并告知客户应变方案，在服务过程中公司与客户一致保持联系，随问随答。
（1）为客户提供后期监控服务。
后期实时监控服务是为更好保护客户的知识产权权益，在自身权益保护方面化被动为主动，监控服务分为以下三个方面：1）自主商标监控，即针对其拥有的自主商标进行监控，若一旦出现地址变更、公司名称变更、商标到期、被商标局驳回、被他人异议等影响商标专用权的情况，及时将相关信息及处理建议函反馈给客户，以便客户及时处理。
2）侵权商标监控，即针对国家商标局每周一期的商标公告进行筛查监控，一旦发现有第三人复制、摹仿或者翻译客户的商标进行注册而获得了初审公告或核准公告，便及时将相关信息，连同如何处理的战略方案一并反馈到客户，以便客户及时作出反应和处理，达到主动保护自主商标权的目的和效果。
3）竞争对手商标监控，监控竞争对手知识产权保护动态并及时反馈重要信息。
（2）针对大客户提供的增值业务服务品种。
公司增值服务类型有很多种，例如：无形资产评估，高新企业认定，中小企业创新基金的申报，企业各类荣誉的认定，企业投融资需求等等。
公司与客户建立畅通的沟通渠道，针对不同客户提供不同的增值业务服务，除根据企业目前商标、版权及专利等各个方面情况，挖掘和拓展新的关于知识产权的基础服务业务外，还可根据客户信息情况，提供多方面的增值服务，以确保该优质客户长期有效为公司带来利润。
3、营销流程公司采用“线上+线下”的营销模式，具体如下：（1）线上营销1）客户导入通过百度、腾讯、新浪等搜索引擎导入、公司网站客户导流、官方网站在线咨询、微信公众号发布价值信息等方式准确定位需求客户。
2）客服介入公司客服部对意向客户进行分类归总，对接业务部专业人员，提供初步咨询服务。
3）需求确认与挖掘业务部专业人员运用专业知识、参考业内相关案例、提供查询报告等方式锁定客户需求，确定合作意向。
（2）线下营销1）客户导入通过举办行业协会与相关政府部门的公益培训、挖掘客户需求，发现潜在客户；通过已有客户进行转介绍、挖掘客户后续的知识产权商用化等方式，进行多角度的营销推广；2）业务人员介入业务部专业人士直接对接客户进行洽谈，收集客户信息，录入客户管理系统，最终确定合作意向。