8.1.5 发文字号 发文字号由发文机关代字、 年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3 号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯 数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕” 括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加 “第”字。 发文字号之下4mm处印一条与 版心等宽的红色反线。
8.1.6 签发人 上报的公文需标识签发人姓名， 平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字， 签发人姓名居右空1字；签发人后标全角冒号， 冒号后用2号楷体字标识签发人姓名。 如 有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行， 其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓 名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反 线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在 同一行并使红反线与之的距离为4mm。
4．报告请示不分而错用。主要指该用请示的却用了报告，该用报告的却用了 请示。 如《中国人民银行××市支行关于申请拨给灾区贷款专项指标的报告》 可修改为《关于申报专项救灾贷款指标的请示》
《全国工业普查领导小组关于两年来工业普查准备工作情况和今后意见的请 示》 “工作情况”无须请示，文种应改为“报告”（此种“呈转性报告”也不能 用“意见”取代）。
（三）公文不可文种并用
“文种并用”指两种法定公文文种在标题中同 时使用，除比较常见的“关于……请示报告”外， 还有“关于……请示函”、“关于……决定（批 复）的通知（通报、决议）”等。
一般应根据公文内容及行文关系合理选择其中 的一个文种，“函呈”不分的“请示报告”则应 将“请示报告”改为“函”。
（四）不可文种错用 “文种错用”专指法定公文不同文种的混淆错用。
5．公告通告不分而错用。主要是将“通告”错用成“公告”， 《××市供电局关于……某一区域暂时停电的公告》 《×××关于……禁行公告》 《×××房屋拆迁公告》
6．通告通知不分而错用。多将通告印发或播发成通知， 《关于注意交通安全的通知》 《关于使用文明礼貌语言的通知》 《关于节约用电的通知》 《起坟通知》等， 不是上下级关系，面向社会公民或有关方面，“通知”改为“通告”为宜。
（二）文种不可乱用范围
“乱用范围 ”主要指司空见惯的“两 告一通”的滥用，即应该用某些社会事务性 文书（如广告、启事、声明等）而不用却滥 发公告、通告和通知。其中，对“公告”认 识和使用上的误区尤为严重，至今仍有人主 张行文单位不分级别高低、发文对象不必面 向国内外。近年出版的新书，仍有不少错误 阐述，所举“范例”多带明显的广告色彩， 必须彻底纠正。
8．批复通知不分而错用。主要有两种情况：一是将下级 的呈转性报告未用通知批转，而错用批复；二是将下级的 请示未用批复回文，而错用批转性通知。
《中共中央对〈关于进一步开展学习宣传张海迪活动的报 告〉的批复》 《国务院批转进出口管理委员会、国家经济委员会〈关于 建立中国工艺美术行业协会的报告〉的通知》（主送进出 口管理委员会和国家经济委员会） 曾被许多著述和教材误作了范文。
针对XX省高级人民法院请示的答复， 《最高人民法院关于执行〈……规定〉中有关问题的复函》，公文格式上存在的问题: •（一） 国家行政机关公文格式 介绍 • •1 范围 • 本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印刷 要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。 • 本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关 可参照执行。 使用少数民族文字印制的公文，其格式可参 照本标准按有关规定执行。
1．“呈发”不分而错用。主要有两种情况： 一是将应该呈报上级的公文错用了“通知”、“决定”等下行
文文种，或者将“通知”“决定”等下行文主送给了上级机关， 结果闹出了下级给上级发通知和作决定的笑话；
二是将应该下发所属单位公文错用“报告”、“请示”文种， 或将“报告”、“请示”类上行文主送给了下属单位，结果闹出 了上级向下级“报告”、“请示”的笑话。
（一）非法定公文文种不能使用
公文标题“张冠李戴”主要指对法定公文和非法 定公文分辨不清，把“规范”、“计划”、“要 点”、“安排”、“方案”、“总结”、“制度”、 “讲话”等一般常用公文以及“办法”、“细则” 等法规规章混同于法定公文，冠上法定公文版头， 直接编排文号上报或下发。
如《关于实现全省党风根本好转的规划》 规划非法定公文文种不能使用
一、文种使用不当
有的公文作者不了解或不会正确运用确切的文 种，以致长期只使用通知、决定等二三个公文，其 余文种一概不用；
有的公告、通告、通报分不清，望文生义 有的不知公文中报告与请示是两种不同的文种， 经常混淆不清，使用时张冠李戴或干脆写成“请示 报告”； 有的不知有命令（令）、批示函、会议纪要等 公文，遇到该使用这些公文的场合则都用通知等公 文去代替。
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3.2 行line 标识公文中纵向距离的长 度单位。本标准以3号字高度加3号字高度 7/8倍的距离为一基准行。
4 公文用纸主要技术指标
公文用
纸一般使用的纸张定量为60g/m2~80g/ m2
的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85
％～90％，横向折度≥15次，不透明度
≥85％，PH值为7.5~9.5。
5 公文用纸幅面及版面尺寸
11．批复“复函”不分而错用。主要表现： 一是主管部门对询问问题或请批事项的不相隶属的单位错用批复行文；
二是上级机关针对下级机关的请示不用批复而错用“复函”行文。 如《关于同意建立××市供销合作社工人中、高级技术培训站的批复》， ××市劳动人事局主送××市供销合作社，违反平行文关系，“批复”宜改 为“函”；
天头（上边白）为 37mm±1mm
订口（左边白）为 28mm±1mm
翻口（右边白）为 26mm±1mm
版心为225×156mm （不含页码）
地脚（下边白）为 28mm±1mm
一般每面排22行，每行排28个字
8.1.2 秘密等级和保密期限 如需标识秘密等级， 用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字 之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用 3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等 级和保密期限之间用“★”隔开。
荆楚在线消息（楚天金报）记者吴志远通讯员任新贤、实习 生廖楚君报道：“陶某等7人抢劫案，一法院裁判书中，在事 实部分说陶参与抢劫作案1起，在理论部分却认定陶参与抢劫 2起，据此判其刑5年。”因这份前后矛盾的裁判书，该案被 上级法院重审改判。
武汉市中院院长刘亚文，在向该市人大常委会汇报“专项执 法检查情况”时透露，在执法中，发现了一些令人啼笑皆非的 裁判书：有的裁判文书错漏字；有的送达给当事人的裁判书未 加盖院印；有的发出的裁判文书只有年份而无具体日期；有的 裁判书不仅语法不通、错别字屡见不鲜，甚至有的错别字引起 歧义，使当事人产生误解，导致当事人缠诉和投诉。
处理意见 5．国家行政机关公文格式（GB/T 9704-1999） 6．中国人民解放军机关公文处理条例 7．中共中央办公厅公文主题词表 8．国务院公文主题词表 9．中华人民共和国国家通用语言文字法 10．标点符号用法（GB/T 15834－1995） 11．出版物上数字用法的规定（GB/T 15835－1995）
8.1.3 紧急程度 如需标识紧急程度，用3号黑体 字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字； 如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格 标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心 右上角第2行。
8.1.4 发文机关标识 由发文机关全称或规范化简 称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识 发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘 至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关 标识上边缘至版心上边缘为80mm。 发文机关标 识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文 机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或 大于22mm×15mm。 联合行文时应使用主办机关 名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧， 上下居中排布；如联合行文机关过多，保证公文首 页显示正文。
5.1 公文用纸幅面尺寸
公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸， 其成品幅面尺寸为210mm×297mm，尺寸允 许偏差见GB/T148。
A4 型 公 文 页 边 与 版 心 尺 寸
内江师范学院文件
内师〔2004〕1 号
XXXXXXXXXXXX
ＸＸＸＸＸＸＸＸ： ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ
据了解，2001年武汉市中院被上级法院改判、发回重审、 该院提起再审和检察机关抗诉提起再审的近400件案件中，其 中不少就是由上述原因造成的。
机关公文写作与处理的主要法律法规依据
1．中国共产党机关公文处理条例 2．人大机关公文处理办法 3．国家行政机关公文处理办法 4．关于实施《国家行政机关公文处理办法》涉及的几个具体问题的
•2 引用标准 • 下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用面成为本 标准的条文。本标准出版时，所标版本均为有效。所有标准都 会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的 可能性。 GB/T148－1997 印制、书写和绘图纸幅面尺寸。
3 定义 本标准采用下列定义
3.1 字word 标识公文中横向距离的 长度单位。一个字指一个汉字所占空间。
2．“函呈”不分而错用。主要表现在四个方面： 一是不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题不用函而