合同如何归档范文

南京锋尚房地产开发有限公司合同归档办法

一、公司合同按内容共分为三类

1、工程合同，合同编号：南锋房(工)合200X-XXX号

包括：规划、设计、勘察、监理、造价咨询、建筑、安装、装饰、市政、材料采购、甲方付款乙方收货的三方合同、设备购买及安装、室外环境的设计、施工合同?

2、宣传合同，合同编号：南锋房(宣)合200X-XXX号

包括：户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷合同

3、行政合同，合同编号：南锋房(行)合200X-XXX号

包括：土地合同、办公用房租凭合同、员工劳动合同、借款协议等

二、合同接收程序

合同经办人将完整的合同（包括合同会签审批单及合同）存档时，应在档案接收登记本上登记并签字，注明：合同名称、存档日期、数量。一般情况下，存档合同应为正副本各一份。

三、合同存档程序_合同如何归档。

合同交接后，首先对合同进行分类、盖上合同编号章及正、副本章。然后将正本合同扫描做成PDF电子文件存储在相应的档案室电脑的“合同”文件夹内，同时将合同信息登记在“合同”文件夹内对应的excel格式的“合同目录”上，并将合同编号与PDF格式的文件进行超级链接。第三，将正本合同存放在独立的牛皮纸档案盒内，按编号先后顺序收存于档案室铁皮柜里。

四、合同补充协议接收、存档程序

五、《付款审批表》和《入库单》存档程序

六、副本合同向财务部移交程序

副本合同在档案室盖章编号后，应由档案室交财务部保管，双方交接合同时要在《档案移交登记本》上签字确认，包括：合同名称、

移交时间、移交数量、移交人和接收人签字。《档案移交登记本》

保存在档案室铁皮柜内。同样，财务部也应要求副本合同移交人在财务部的《档案接收登记本》上签字确认。

七、为确保电子版的合同安全，每月5日、25日要将档案室的电子版合同文件夹备份到移动硬盘上，移动硬盘保存在档案室铁皮柜内。移动硬盘不能外借。

八、本管理办法由行政部负责解释。

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归档？

中国石油冀东油田公司

合同资料档案管理规定

第一章总则

第一条为规范中国石油冀东油田公司（以下简称油田公司）合同资料档案管理工作，充分发挥合同档案在经济运行、法律保护等方面

的作用，根据《中国石油天然气集团公司档案工作规定》、《中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定》，制定本规定。

第二条本规定适用于油田公司所属各单位（含法人单位）。_合同如何归档。

第三条本规定所称合同档案，指油田公司对外签订经济合同时在授权、立项、审批、招投标、履行等全过程中形成的，具有保存价值的应当后集中保管的各种载体的原始记录。

第四条油田公司合同档案管理工作实行统一领导、分级管理。

第五条合同承办单位应配备合同档案管理工作人员，确保建设项目档案工作正常开展。

第二章档案管理职责

第六条企管法规处是油田公司合同档案管理工作的归口管理机构，其主要职责是：

（一）组织制订、执行油田公司合同档案管理工作制度；

（二）负责油田公司合同档案管理工作的统筹规划、组织协调和监督指导；

（三）负责油田公司合同档案管理验收工作；（验收？）

（四）参加油田公司建设工程合同竣工验收；（考虑下）

（五）组织油田公司合同档案管理业务交流与培训工作；

第七条合同承办单位档案管理机构是本单位合同管理档案工作

的归口管理机构，应有专人负责，其主要职责是：

（五）负责本单位合同档案管理。

第三章一般规定

第八条反映和记录合同管理重要职能活动，具有查考利用价值的各种载体的项目文件，应当收集齐全，归入合同管理档案。

第九条合同承办单位应把合同档案管理工作纳入项目建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入领导和工作人员的岗位职责，与项目建设管理同步实施。

第十条合同承办单位应加强对合同管理相关文件形成、收集、等过程控制，保证合同档案完整、准确、系

统。

第十一条申请立项后，合同承办单位应明确档案管理机构、人员负责项目文件的收集、积累和工作；建立项目档案工作机制和合同文件管理流程，对合同文件实行跟踪管理、动态管理。

第十二条合同承办单位应当配备与本单位合同管理需要相适应的档案库房和档案安全保管的必要设备设施，档案保管条件应符合国家有关标准要求。

第十三条各单位员工调出本单位时，必须清退应归档的文件材料和借阅的档案，档案部门签署意见后，方可办理有关手续。

第四章文件收集、、归档与检查

第十四条各单位应保管单位负责人的授权委托书、乙方单位的资质文件和市场准入证等常规性文件。

第十五条合同管理资料日常收集

企管法规处负责制定日常基础资料范本，各单位遵照执行。

（一）合同统计报表（附件一）

合同统计报表每月报给企管法规处，全面反映各单位在建项目合同管理情况。

（二）合同基本台账（附件二）

合同基本台账是反映各单位所签订合同基本情况汇总一览表，反映合同签订情况。

（三）合同收发记录表（附件三）

合同收发记录应附于本合同，为负责记录经盖章后合同去向登记表。

（四）合同履行台账（附件四）合同履行台账附于本合同，为本合同履行结算情况一览表。其中标题栏填写合同编号；序号代表办理结算次数；

第十六条合同文本相关文件收集、与归档

（一）合同立项阶段，应收集相应合同管理信息系统中上报的资料，包括但不限于领导批示、项目申请报告、调研报告等。

（二）合同申报阶段，应收集相应合同管理信息系统中上报的资料，包括但不限于合同文本、HSE合同、技术协议、甲供材料表等。

（三）合同归档阶段，应收集相应合同管理系统中三项审查表、签字人授权委托书、变更申请、终止协议等资料。

第十七条招投标相关文件收集、与归档

在招投标活动中，应收集、、归档的文件包括但不限于乙方市场准入证、乙方资质证书、乙方单位授权委托书、招标文件、投标文件、投标签到表、评标规定、评委评分表、领导批示、中标通知书等。（这部分征求许程意见）

第十八条油田公司合同管理档案由企管法规处以岗检形式负责

检查。_合同如何归档。