社会保险业务档案管理规定(试行)正文解读第一条为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国档案法》和社会保险相关法规，制定本规定。

制定《社会保险业务档案管理规定(试行)》(以下简称《规定》)的目的，主要是为了规范社会保险业务档案的管理，保证社会保险业务档案的真实、完整、安全和有效利用，确保维护广大参保对象的合法权益和切身利益。

《规定》的制定，主要依据是《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国劳动法》《社会保险费征缴暂行条例》和社会保险业务经办规程等社会保险相关法规。

同时，结合了社会保险经办工作实际和部分地方在社会保险业务档案管理中的实践。

第二条依法经办养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的机构(以下简称社会保险经办机构)，管理社会保险业务档案，适用本规定。

《规定》所规范和管理的对象主要是社会保险经办机构，即依法经办养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险等社会保险业务的机构。

管理社会保险业务档案由以上社会保险经办机构进行。

第三条本规定所称社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中。

直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。

《规定》对社会保险业务档案的定义，是社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的并具有保存和利用价值的相关载体的历史记录。

这些记录是原始记录，包括专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体和形式的记录。

由于国家有关部门已经作出规定，因此《规定》没有作相关规定；考虑到针对文书、基金和人事档案，目前国家对电子文档管理尚无明确的规范，因此《规定》没有对电子文档管理作出具体规定，但明确提出：国家有特别规定的，从其规定。

这样，就给以后规范电子文档管理留有接口。

第四条人力资源社会保障行政部门负责社会保险业务档案管理工作的组织领导。

社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作，并接受档案行政管理部门的业务指导。

社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存。

《规定》明确，人力资源社会保障行政部门负责对社会保险业务档案管理工作的组织领导，参与并指导社会保险经办机构做好社会保险业务档案的鉴定、销毁等工作，积极协调解决社会保险业务档案管理工作中涉及的场地设施、人员配备、经费保障等重大问题。

按照《规定》要求，社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作。

社会保险经办机构承担着社会保险的基础性、事务性工作，社会保险业务档案管理是其工作的重要内容。

按照《规定有关要求，社会保险经办机构是社会保险业务档案管理的主体，应当认真履行《规定》赋予的职责。

社会保险经办机构要负责社会保险业务档案的收集、整理、分类、归档、立卷、保管、鉴定和销毁等管理工作，并接受同级档案行政部门的业务指导。

受人力资源社会保障行政部门的领导和委托，社会保险经办机构还要积极参加与社会保险业务档案管理有关的业务监督检查和调查工作。

社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存是指：社会保险经办机构要负责社会保险业务档案的保存；社会保险业务档案要实行集中保存，并由县级以上社会保险经办机构进行保存。

县级以下的社会保险经办机构，原则上应及时将业务档案资料送县级以上社会保险经办机构保存。

第五条社会保险经办机构配备专门的管理人员和必要的设施、场所，确保档案的安全，并根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备。

档案管理必须具备一定的保管条件，需要配备相应的人力、物力，这是加强档案管理的前提和基础。

社会保险业务档案是重要的民生档案，关系到每一个参保对象的切身利益。

因此，《规定》明确要积极解决管理社会保险业务档案所需的设施、场所和人员问题，同时要求根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备。

这既是确保社会保险业务档案安全的需要，也是维护参保对象权益的需要。

为实现社会保险业务档案管理工作科学发展，必须保障基础用房、设备和人员三个方面的条件。

1．基础建设档案室应按照库房、阅览、办公三分开的原则规划设计，三个区域间保持一定的分隔和联系，避免交叉，保证通畅。

各区域设置标准如下：(1)库房①面积。

应参照建设部和国家发改委《档案馆建设标准》等有关标准，根据室藏档案数量确定库房面积，充分考虑社会保险事业发展趋势，测算档案室建筑面积。

②承重。

采用密集架时，楼面荷载应不小于12千牛／平方米。

③消防。

库房内因管道通过等形成的墙面或楼、地面孔洞，均应采用不燃材料填塞密实。

门窗、装修材料和装具家具均应采用耐火材料，绝不能有明火设施，并采用气体或干粉灭火系统。

(2)阅览室①面积。

房问面积至少应达到12平方米。

有条件的可根据利用者人数确定阅览室面积，计算阅览桌椅及复印设备所占用空间后，以人均2平方米为宜。

②位置。

应设在档案利用者易于到达的位置，有条件时应开辟工作人员专用通道。

③采光。

自然采光的窗地面积比应不小于l：5，应避免阳光直射和眩光。

(3)办公室①办公室应划分档案整理区和办公区。

②档案整理区内应设计摆放裁纸机、装订机、扫描仪等设备及档案整理案台位置；办公区应考虑档案编研、统计等工作需要。

(4)展厅为展示奖杯、奖牌等实物档案，有条件的单位可单独设置实物档案展厅；条件达不到的，应在阅览室设立展示区，摆放展示柜。

2．设备配置(1)档案装具档案装具包括存放档案的档案架和装订档案的包装材料。

①按照保存档案的不同类型，档案架可以划分为存放纸质档案的活动式密集架、铁皮五节档案柜，存放实物档案的展示柜，存放音像档案和光盘的防磁柜等。

②装订档案的常用包装材料包括档案盒、档案袋和档案箱等，应采用pH值符合国家标准(一般为pH 7．684+的无酸牛皮卡纸制作。

(2)档案工具档案工具包括整理装订档案的工具和对档案进行信息化管理的设备。

①常用的整理装订工具一般有页码打号机、裁纸机、打孔订机、归档印章和真空压缩封装设备等。

处理医疗保险文件材料的，应增配消毒柜。

②档案管理信息化设备一般有计算机、打印机、复印机等常用办公设备，扫描仪、数码相机、数码摄像机、音视频转换、刻录机等档案数字化设备，有条件的还可配备服务器、交换机、光盘柜、小型机等电子档案存储、应用设备。

3．档案管理部门和档案人员各级社会保险经办机构应明确分管领导，负责档案工作的组织和领导。

明确档案管理部门，负责档案工作的组织和推动，配备专兼职档案管理人员，负责档案工作的操作和实施。

专门档案馆可参照《劳动人事部、国家档案局关于颁布(地方各级档案馆人员编制标准>(试行)的通知》要求(省级l人／万卷、市级2人／万卷、县级2人／万卷)，配备专兼职档案管理人员，明确工作职责。

档案管理人员应具备以下素质和要求：①政治立场坚定，具有较强的组织纪律观念，能够自觉遵守档案工作制度和保密制度。

②具备较高的科学文化知识水平，学历在专科及专科以上。

③具有一定的社会保险经办业务经验，熟悉经办流程和操作规程。

④拥有较强的协调沟通能力，能够有效组织指导各业务部门开展档案管理工作。

⑤具备一定的计算机技术，能够适应档案管理信息化发展需要。

⑥通过岗位资格培训，获得档案人员上岗资格证书。

第六条保险经办机构应当认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求，保证社会保险业务档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。

本条是对社会保险经办机构在管理社会保险业务档案过程中提出的要求。

维护档案的完整与安全，是整个档案管理工作中必须始终遵循的基本要求，也是档案管理各环节的共同职责。

因此，社会保险经办机构和档案管理人员在开展以下社会保险业务档案管理工作过程中要严格遵守档案管理的各项制度。

①认真贯彻执行上级关于档案工作的方针政策、规章制度和管理办法，制定档案工作计划和措施，并认真检查落实。

②按照档案管理制度规定，对本单位各部门文件材料的收集、整理、归档进行指导和监督，并做好归档材料的保管、统计和保密工作，确保档案真实、完整和安全。

③按照档案移交制度规定，组织实施档案的逐级移交工作。

④根据业务档案管理规定，对超过保管期限的档案向上级主管部门提请鉴定和销毁。

⑤积极做好档案的借阅利用，主动为领导决策服务，为经办业务服务，为广大参保单位和人员服务。

第七条保险经办机构办理社会保险业务过程中形成的记录、证据、依据，按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》(见附件)进行收集、整理、立卷、归档，确保归档材料的完整、安全。

不得伪造、篡改。

本条主要是对档案材料的收集、整理、立卷和归档作出的规范。

1．收集①各级社会保险经办机构的业务部门作为业务档案材料的形成部门，应指定专兼职档案人员根据《社会保险业务材料归档范围与保管期限》中划分的归档范围，定期将分散在本部门各岗位人员手中已办结的各种内容、形式和载体的社会保险业务档案材料收集齐全，按照保管要求分类存放。

②档案收集过程中要检验档案材料的真实性、完整性和有效性，确保相关材料完整准确，字迹、印章、日期齐全清晰，联系紧密、衔接有序、真实有效，电子文件可以正常读取。

每份材料应按照主表在前、附件在后，审核结果在前、审核依据在后，重要凭证在前、次要凭证在后的原则排序。

③档案收集时应办理交接手续，经办人员编制《档案材料收集目录》，经档案人员检验，账物相符且达到接收质量标准的由经办人员、档案人员双方签字确认后收集；不符合质量要求的，退回给经办人员限期整改，合格后方可收集。

2．整理①业务部门工作人员应按照业务经办的规律和特点，依据《社会保险业务材料归档范围与保管期限》来整理归档业务材料。

注意不同类别、不同保管期限、不同年度、不同险种的业务文件材料应归人不同案卷，不得混合组卷。

②应用档案管理信息系统著录案卷级和文件级目录，打印档案封皮、备考表和卷内目录：封皮标明全宗名称、保管期限、档案类别、卷名、卷内文件起始日期和归档号等信息；备考表内说明卷内存在问题和立卷时间，由立卷人、检查人签名、盖章；卷内目录注明每份文件的题名、文件日期、卷内顺序号和页次等。

③修复、托裱破损纸质文件材料，确保纸型规格一致，用易褪变材料书写的应予复制；保管期限为永久和30年(含30年)以上的档案应剔除金属物；根据装具规格确定卷内文件页数，每页归档应编排、打印页码，避免重码、空码、过码；利用装订设备将卷内文件材料和目录装订整齐，避免脱落遗失；案卷脊背用红色印油加盖全宗号、目录号、年度和案卷号等。

④有条件的社会保险经办机构可根据实际需要通过扫描、数码拍摄和音视频转换等技术对档案进行数字化处理，形成的电子文件应进行实时的逻辑归档和每年度的物理归档，做到真实性、完整性、可读性和病毒校验后分类存储、备份。

第八条保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“度一业务环节”或年度一险种一业务环节”的方法对社会保险业务材料进行分类、整理，并及时编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录、备考表等。