行政助理(运维方向)工作流程
一、零食管理,每天早上9:00,下午17:20分别在二楼及三楼分发
零食,并在零食库存不够时及时提醒行政主管采购;
二、水果供应,每周二、周四15:30供应水果,行政助理通知司机
提前购买,并在规定时间将水果准备好并通知大家;水果时间应发通知前先通知秘书为领导准备一份;
三、公司环境常规检查,每天早上9:00放零食后巡视2层及3层
办公环境,检查冰箱内部是否需要清理,过期食品告知保洁扔掉并清洁冰箱;检查饮用水是否充足,不足时告知前台叫水;检查公共区域卫生是否合格,是否有杂物堆积、桌面是否有尘土等,并及时告知保洁清理;设备检查,巡视公司设施是否正常运行,包括饮水机、冰箱、打印机、空调等,如发现故障立即修理,不能修理的,报行政主管,联系售后上门维修;安全检查,行政助理下班前应彻底检查一遍2楼及3楼门窗是否关好,将未关闭的窗户关好后在离开;
四、办公物品出入库登记,每次采购后,行政主管将《物品采购申
请单》交行政助理,物品到货后,由出纳拆货盘点,行政助理待出纳盘点完毕后按照《物品采购申请单》更新库存;所有办公物品领用都应在行政助理处做办公用品领用登记,每天下午17:00根据当天的《办公用品领用登记表》变更《库存表》;
五、库存管理,每月5日-7日根据库存表盘点,并对库存实时更新;
在库存不足的情况下应给出采购清单,交行政主管采购;
六、快递收发,每天下午15:00行政助理到收发室收取公司预订报
纸,并分成4份,放置在前台边柜上;公司快递统一收发,统一由行政助理收取;
七、
八、员工入职辅助工作,hr将新员工入职信息告知行政助理,行政
助理提前一个工作日将新员工工位、电脑、电话等基础设备准备好,待新员工报到后,将新员工必备办公用品(笔记本、签字笔)摆放至新员工工位,并将公司群号、邮箱号、分机号告知新员工;
九、电费缴纳,每月根据物业的电费通知单到物业缴纳电费;
十、公司电脑及办公设备维护,包括网络、电话、打印设备、电脑
的维修维护,包括电脑系统重装、电话安装、打印机更换硒鼓、卡纸解决等;
十一、固定资产管理,新增固定资产划拨到部门或者个人使用时,应根据固定资产台账给固定资产编号,每月5日协助行政主管盘点固定资产,核对账目;
十二、办公室文档管理,公司下发的行政文件、包含但不限于行政制度、通知、说明等,应由人力行政部统一管理,按照文件类型分别存档,并编制文件目录,以便查阅;重要文件包括合同协议,公司证照等应扫描备存。
十三、领导交办的其他临时性工作。