***财产保险股份有限公司业务档案归档管理办法第一章总则第一条为加强业务档案的科学管理，提高业务档案的工作质量，维护业务档案的完整与安全，充分发挥业务档案的信息存储、咨询作用，使之更好地为公司的发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，结合我公司工作特点，特制定本办法。
第二条公司业务档案工作的管理原则是：统一领导，分级管理，确保业务档案的完整与安全，实现业务档案的综合管理和有效利用。
第三条本办法所指业务档案是指投保人在投保过程中和保险公司在承保、批改、理赔等业务处理中直接形成的，具有保存和利用价值的各种单证、文字、图表、照片、声像等文件资料，包括已承保的投保资料档案、保险合同资料档案、案件理赔资料档案及其它业务档案。
第四条业务档案包括文书档案及电子档案两大类。
文书档案是指在传统直接记载有信息无需借助外部阅读工具阅读的各种纸质（包括纸、塑、胶等）文件档案。
电子档案是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件档案。
第二章业务档案的归档第五条在完成承保理赔工作后，应在一个月内向业务档案管理人员移交所有原始归档材料，双方清点移交材料并在“业务资料归档交接清单”上签名（清单项目：移交机构、移交人、移交时间、保险合同号或赔案号、单证张数、接收机构、接收人签字），并确保原始档案资料的排列顺序与交接清单一致。
第六条业务档案管理员在收齐原始档案后，必须在两个月内完成整理归档入库，保险档案的整理、立卷应以保证各种文件、单证的系统、完整、真实和保持历史联系为原则。
具体如下：（一）非车险保单按险种归档，依险种保单号从小到大顺序装订, 每50个流水号装订一卷，批单归入原承保单证案卷中（如案卷已装订归档，则粘贴在首页），若单一险种当年度保单号不足50号，则与其他险种合并归档装卷。
作废、丢失单证单独归档；（二）车险保单依印刷流水号从小到大顺序装订，每50个流水号装订一卷；批单单独装订，按印刷流水号从小到大顺序装订，每50个流水号装订一卷。
第七条业务案卷承保材料依下述顺序从上至下归档装订：（一）交强险承保单证：依不同交强险险种类别归档1．保险费发票业务联；2．保险单副本；3．投保单：如果同时投保交强险和商业保险的车辆，投保单粘贴在交强险保单的背面；4．多车投保填写了投保单附表的，将附表与第一张保险单副本一同装订。
如果同时投保交强险和商业保险的车辆，投保单附表粘贴在交强险保单的背面；5．行驶证复印件或新车购置发票复印件、出厂合格证复印件；6．交强险费率浮动告知单、上年交强险保单原件或其他能证明上年已投保交强险的书面证明；7．在投保交强险时，如果在税务局已缴纳车船税的，应将完税凭证复印归档，如未缴纳车船税的，由客户本人填写车船税欠税声明书并归档；8 . 其他投保资料。
（二）交强险批改单证1. 批改申请书；2. 批单副本及涉及保费批改变化的发票。
（三）商业车险承保单证1. 保险费发票业务联；2. 保险单副本；3. 投保单；4. 多车投保填写了投保单附表的，将附表与第一张保险单副本一同装订；5. 行驶证复印件/组织机构代码证复印件、新车购置发票复印件、出厂合格证复印件；6. 验车验证材料；7. 约定驾驶员的驾驶证复印件；8. 其它相关投保资料；注：如同时在我司投保交强险，以上3－5单证均归档至交强险合同。
（四）商业车险批改单证1、批改申请书；2、、批单副本及涉及保费批改变化的发票。
（五）非车险1. 保险费发票业务联；2. 保险单副本及附表；3. 投保单及附表；4. 批改申请书；5. 批单副本及涉及保费批改变化的发票；6. 其他应归档的文件材料。
（六）非车险卡折式保单按照保单号顺序（保单流水号即保单号）装订业务联。
第八条理赔单证按险种归档，依赔案号从小到大顺序装订，采取一案一卷的方式装订。
理赔材料依下述顺序从上至下顺序归档装订：（一）车险普通赔案车险赔案一律采用电子赔案方式，相关材料扫描并上传至系统后，所有文书资料装入《客户资料档案袋》，客户资料档案袋须一案一袋管理（特殊赔案除外）。
同一事故既涉及交强险又涉及商业险的赔案，如果文书资料仅有一份的应放入交强险赔案档案中，在对应的商业险档案内的卷宗目录上勾划注明商业险赔案中没有，但交强险赔案中已有的文书资料，并同时注明相应的交强险赔案号。
车险未决赔案应按照车险理赔实务要求收集相关材料。
车险已决赔案按照赔案号顺序排列归档，属交强险的案卷按交强险理赔实物规程要求单独归档，《客户资料档案袋》装订顺序可参照下述顺序：1. 赔款收据、领取赔款授权书、机动车辆保险索赔申请书；2. 事故责任认定书、事故调解书、判决书或出险证明文件；3. 机动车辆保险事故现场查勘草图、机动车辆保险事故现场查勘询问笔录及附页；4. 机动车辆保险车辆损失情况确认书；5. 误工证明及收入情况证明、机动车辆保险出险证明、机动车辆保险权益转让书；6. 机动车辆保险赔案票据粘贴用纸（有关原始单据）、机动车辆保险赔案照片粘贴用纸（如有公估或其他机构提供的照片）；7. 机动车辆保险领取赔款通知书、机动车辆保险结案催告、注销通知书、机动车辆保险拒赔通知书；8. 机动车辆保险代位追偿案件登记簿、机动车辆保险损余物资回收处理单；9. 机动车辆保险诉讼、仲裁案件审批表、机动车辆保险拒赔案件报告书；10. 机动车辆保险预付赔款申请书、机动车辆保险预付赔款审批表；11. 机动车辆保险异地出险联系函、机动车辆保险受理查勘、定损复函；12. 其他有关证明及材料。
（二）车险特殊赔案1. 简易赔案车险简易赔案按特殊赔案编号规则单独编号，规则与普通赔案相同，简易赔案《客户资料档案袋》材料顺序如下：（1）赔款收据、领取赔款授权书；（2）事故责任认定书、事故调解书；（3）机动车辆保险出险证明；（4）机动车辆保险简易案件赔款协议书；（5）机动车辆保险领取赔款通知书、机动车辆保险结案催告、注销通知书；（6）其他有关证明及材料。
2. 其他特殊赔案待系统开发完善后，另行制定下发。
（三）水险1. 卷宗目录；2. 批复及请示；3. 理赔案件审批表；4. 出险通知书；5. 承保材料（保险单正本、批单正本、保费收据复印件等）；6. 正本运输契约；7. 相关贸易单证（如货物原始发票、货物购销合同、货价证明等）；8. 装箱单/磅码单、货物积载图等装货单证（主要适用于涉外货运险）；9. 索赔函及索赔清单（包括向保险人的索赔函及索赔清单、向责任方的索赔函以及责任方的答复函）；10. 货损货差证明；11. 检验报告；12. 其他单证；13. 现场照片；14. 法院裁决及诉讼材料；15. 预付赔款申请书；16. 赔付协议书；17. 赔款计算书；18. 赔款收据；19. 权益转让书。
（四）非水险1. 卷宗目录；2. 批复及请示；3. 理赔报告（包括承保情况、出现情况及责任认定、定损及拟赔付情况等）；4. 理赔案件审批表；5. 出险通知书及被保险人索赔申请；6. 承保材料（包括投保单、保险单及批单、风险问询表或风险评估、保费收据复印件等）；7. 损失清单（包括定损协议书、费用原始单据）；8. 现场查勘报告；9. 出险证明材料（或调查取证材料）；10. 技术鉴定或公估理算材料；11. 其他材料（如出险时上月份的资产负债表、固定资产明细账、存货分类明细账等）；12. 残余物资回收价格或协商证明材料；13. 现场照片；14. 法院裁决及诉讼材料；15. 预付赔款申请书；16. 赔付协议书；17. 赔款计算书；18. 赔款批单；19. 赔款收据；20. 权益转让书；21. 受灾现场平面图。
（五）人身险1. 卷宗目录；2. 报案登记表；3. 理赔申请书；4. 理赔委托书；5. 理赔案件审批表；6. 承保材料（包括投保单、保险单及批单、风险问询表或风险评估、保费收据复印件等）；7. 照片（事故现场、伤残者）；8. 证明材料（1）健康险（含意外医疗险）①疾病诊断证明书；②出院小结；③病历、发票；（2）伤残、死亡案件①出险事故证明；②伤残鉴定证明；③死亡证明（或户口注销证明、火化证明）；④受益份额证明（死亡案件所有受益人需在场签署收益份额证明，如无法在场需出具公证材料）；⑤其他证明文件；9. 赔款计算书；10. 赔款收据。
（六）个人抵押贷款房屋保险1. 案卷目录；2. 理赔报告（包括承保情况、出现情况及责任认定、定损及拟赔付情况等）；3. 理赔案件审批表；4. 出险通知书及被保险人索赔申请；5. 承保材料（包括投保单、保险单及批单、风险问询表或风险评估、保费收据复印件等）；6. 损失清单（包括定损协议书、费用原始单据）；7. 现场查勘报告；8. 出险证明材料（或调查取证材料）；9. 现场照片；10. 赔付协议书；11. 赔款计算书；12. 赔款批单；13. 赔款收据；14. 贷款合同及公证书；15. 贷款银行同意事项证明书。
第三章业务档案的装订及档案盒填写第九条业务档案装订原则是以卷为单位，即“一卷一装订”。
业务档案的装订有以下三种方法：（一）“三孔一线”装订方法；（二）连发卡式装订机装订方法；（三）不锈钢钉装订方法。
第十条业务档案管理人员在装订业务档案时，按以下要求进行：（一）要去掉案卷资料中的所有金属物，如订书针、大头针和回形针等，使装订出的案卷保持结实、整齐；（二）要注意案卷左边、下边保持整齐，也不能出现漏页、倒页的现象；（三）对于可能会压住案卷字迹或已经破损的文件、单证、图表等资料案卷，要加宽边、裱糊，不能影响阅读；（四）采用三孔一线装订方法的，要用棉线装订，线要拉紧，并在案卷背面中孔处结扣；（五）采用连发卡式装订机装订方法的，各业务部门将每一份资料订好，移交档案室后，档案室工作人员用长尾票夹将每卷资料夹好；（六）采用不锈钢钉装订方法的，要在档案左侧上下各一钉。
第十一条对于规格与A4用纸不同的原始资料，装订前应折叠整齐，保单以外原始资料应粘贴于粘贴纸上。
第十二条业务档案装订完成后应归入档案盒，档案盒统一使用硬卷皮、无酸纸制作，左上角须加印公司Loge，在档案盒封面印有“案卷内容摘要”，下面有类别、险种、保单号、立卷时间、立卷人、复核人、本卷情况简要说明，详见如下：公司Logo案卷内容摘要（一）类别：分为承保、批改、理赔；（二）险种：险类-险种，如交强险-摩托车50-250cc，企财险-基本险；案卷中有多个险种需要一一列明；（三）保单号：案卷中保单号起止号，案卷中有多个险种保单号需要一一列明；（四）立卷时间：案卷归档装订完成时间；（五）立卷人：案卷制作人，一般是业务档案管理员；（六）复核人：一般是业务部门负责人；（七）本卷情况简要说明：简要注明本案卷有关单证、资料缺损、修改、补充、移交等情况。