日本商业文书（社外部分）挨拶状平成○年○月○日株式会社○○○本社移転のお知らせ謹啓貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、この度弊社では業務拡張のため平成◯年◯月◯日より、下記新社屋に移転することとなりました。
これを機に、一層のサービス向上に努めるべく、社員一同気持ちをあらたにしております。
今後ともご愛顧のほどよろしくお願い申し上げます。
謹白記旧住所等□□□□新住所等□□□□Point●移転、変更、就任などの場合は、「いつから」「何から何へ」が目立つよう明記する。
●今後、「向上」していくことを明記する。
●関係が薄い企業や個人等にも送付する文書では、「謹啓・謹白」を用いる。
案内状平成○年○月○日株式会社○○○展示会のご案内拝啓貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素より大変お世話になっております。
さて、この度弊社では下記の要領にて製品展示会を開催させていただくこととなりました。
つきましては、ご多用中誠に恐縮ではございますが、是非ともご来場いただきたくお願い申し上げます。
当日は、新製品の発表やセミナー等も予定しております。
今後ともご愛顧のほどよろしくお願い申し上げます。
敬具記日時・場所等他の催し・スケジュール等※特典・粗品等Point●パーティーやコンペ等の場合は、参加の有無を確認する返信ハガキ会場案内図等を同封する。
●参加チケットや担当営業の名刺を同封する等、参加率を向上させる工夫をする。
送付状平成○年○月○日株式会社○○○カタログ送付の件謹啓貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
先般は、当社製品「○○○」についてお問い合わせいただき、誠に有難うございました。
つきましては、取り急ぎ当該商品掲載のカタログ等を送付させていただきます。
なお、お問い合わせ等につきましては担当の○○までご連絡いただければ幸甚に存じます。
今後ともご愛顧のほどよろしくお願い申し上げます。
謹白記送付物カタログ一式Point●「何を」「誰が」送ったかを確認するための文書であり、双方にとって記録ともなる。
●他の荷物等と同送する場合は、送付状を別の封筒に入れる。
●例文のような場合は、担当者の名刺を同封し、カタログの当該ページには付箋を添付する。
依頼状平成○年○月○日株式会社○○○ご講演のお願い謹啓○○先生におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素より大変お世話になっております。
この度弊社では、新たに中国進出を目指す企業を対象に、「○○セミナー」を開催することとなりました。
つきましては、中国経済に精通され多数の著作を上梓されている先生にご講演いただき、参加者一同の意識啓発を図りたく存じます。
ご多用中恐縮ではございますが、ご高配賜りたくお願い申し上げます。
謹白記日時・場所講演希望テーマ謝礼等Point●事前に交渉を済ませ再確認のために送付するものであることが望ましい。
●先方に気持ちよく動いてもらうため、礼を尽くした文面を心掛ける。
●講演依頼、転載依頼等の場合は、先方に定型フォームがある場合があるので事前に確認する。
祝い状平成○年○月○日株式会社○○○新社屋落成のお祝い拝啓貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は、新社屋の落成、誠におめでとうございます。
時宜を得た事業で発展してこられた貴社の一層のご発展を祈念いたしております。
今後ともご愛顧のほどよろしくお願い申し上げます。
敬具記送付物祝いの物品等Point●祝い状は、「付き合いの度合い」を確認させることができるもの。
●他の用件との併記は避け、共に喜ぶ文面を心掛ける。
詫び状平成○年○月○日株式会社○○○納品遅延のお詫び謹啓貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度、納品の遅延より貴社に重大なご迷惑をお掛けいたしましたことについて、衷情よりお詫び申し上げます。
現在、原因の特定を完了し、担当部署及び関連部署にて再発を防止するべくシステムの見直し作業を行っております。
一同、誠心誠意努力して参る所存ですので何卒ご容赦賜りたく重ねてお詫び申し上げます。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
謹白Point●誠意をもって詫びるだけではなく、原因の特定と改善策を講じたことを加える。
●上記が「言い訳」にならないように留意する。
礼状平成○年○月○日株式会社○○○御礼謹啓貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は、結構なお品をご恵贈いただき誠に有難うございました。
一同、彼の地を思い起こし季節の風味を満喫させていただきました。
○○様のご厚情に感謝申し上げます。
一層のサービス向上に努めるべく、気持ちをあらたにしております。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
謹白Point●先方に「いかに有意義であったか」を伝えるよう工夫する。
●堅くなり過ぎず、心情的な表現を用いることも効果的。
督促状平成○年○月○日株式会社○○○ご回答のお願い謹啓貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
先般、ご案内させていただきました「第5回国際大会」には、予想を上回る反響をいただき、現在当社では交通・宿泊の手配等、現在鋭意準備を進めております。
つきましては、貴社におかれましても是非ともご参加いただきたく、○月○日までにFAXにてご回答を賜りたく存じます。
なお、本状がご回答と行き違っておりました場合、ご容赦いただきますようお願い申し上げます。
ご多用中恐縮ではありますが、何卒お願い申し上げます。
謹白Point●相手の事情、行き違いの可能性等を考慮し、頭ごなしな催促は避ける。
●回答方法、回答期限を明記する。
●金品の督促等の場合には、「遅れによって生じる不利益」について具体的に記す。
承認状平成○年○月○日株式会社○○○申請承認について謹啓貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
先般、ご申請がございました「無料入会キャンペーンの延長」の件につきまして、担当役員・部署にて検討いたしました結果、秀逸な結果を記録してこられた貴支部よりの申請であることを勘案し、本日承認することが決定いたしました。
緊縮財政の折、「入会案内パンフ」の送付は上限の5,000部とさせていただきますが、従前にも増して良い結果をもたらしていただきますよう祈念しております。
本部といたしましても、全面的にバックアップさせていただく所存です。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
謹白Point●審査した上での決定である旨明記する。
●「先方に対する期待」と「当方の協力」を盛り込む。
断り状平成○年○月○日株式会社○○○新年懇親会について謹啓貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は、「新年懇親会」にご招待いただき誠に有難うございました。
是非とも参加させていただきたく調整いたしましたが、誠に残念ながら会長、社長ともに当日国外にて講演を行う予定があり、如何ともし難いという結論を得ました。
諸事情ご賢察の上、お許しいただければ幸いです。
なお、代理出席をお許しいただけますようであれば、人選を進めさせていただきますことをお知らせ申し上げます。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
謹白Point●ぎりぎりまで検討した上での断りであることが伝わる内容とする。
●次善の策を用意できる場合には、明記する。
抗議状平成○年○月○日株式会社○○○無断掲載について謹啓貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度、貴社ホームページにて当社制作の書籍『北海道味巡り』（1994年刊行）72ページ掲載の写真が無断転載されていることを確認いたしました。
これは、著作者の権益保護を定めた著作権法に抵触する行為であります。
つきましては、違法掲載を即刻中止するとともに、掲載に至った経緯等詳細についてご報告いただきたく存じます。
なお、誠意ある対応がいただけなかった場合には、不本意ながら法的解決も検討させていただきます。
上記の件に関して、○月○日までにご回答いただきますようお願い申し上げます。
謹白Point●抗議の根拠となるものについては、必ず保存しておく。
●回答内容と期限を明記する。
通知状平成○年○月○日株式会社○○○一次面接選考結果について拝啓貴殿におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は、当社の社員選考面接にご参加いただき、誠に有難うごさいました。
慎重なる選考の結果、貴殿に次のステップへ進んでいただくことになりました。
二次面接は下記日程にて行いますので、万障お繰り合わせの上、是非ともご参加いただきたくお願い申し上げます。
ご質問等ございまたら、遠慮なくご連絡ください。
当日、お会いできることを楽しみにしております。
敬具記日時・場所等注意事項等Point●一般的な通知は、簡潔を旨とし婉曲な言い回し等は避ける。
●但し、文例のような場合には、逆に対外的文書であることを意識し、好感がもてる内容とする。
見舞状平成○年○月○日株式会社○○○お見舞い前略貴社○○営業所が、先の火災で甚大な被害を受けた旨を知り、社員一同ご案じ申し上げております。
皆様のご心痛いかばかりかと存じ上げます。
お怪我をされた方々の一日も早いご回復と、営業所の復興をお祈り申し上げるばかりです。
何かのお役に立てていただきたく、お見舞いの品を同封いたしました。
私どもにできることがございましたら、何なりと申し付け下さい。
まずは取り急ぎ御見舞い申し上げます。
草々Point●できるだけ早く出すことが大事。
●体裁や形式よりも、先方を勇気付ける文面を心掛ける。
推薦状平成○年○月○日株式会社○○○委員の推薦について謹啓貴団体におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
先般ご依頼のありました、「都職員倫理綱領策定委員会」委員につきまして、○山△子氏を推薦させていただきます。
○山氏は、現在○○大学の教授を勤められるジェンダーフリー研究の第一人者であり、委員会においても長年の研究成果を活かし貢献されるものと拝察いたします。
○山氏の略歴と連絡先等を記した別紙を同封させていただきます。
今後ともご指導ご鞭撻のほどよろしく申し上げます。
謹白Point●必ず事前に推薦する人物の承諾を得ておくこと。
●就職や転職の人物推薦の場合は、仕事に対する姿勢や性格についても触れる。
日本商业文书（社内部分）業務レポート平成○年○月○日○○部○山○男○○工場ヒアリング報告1. 日時平成○年○月○日2. 場所○○工場（○○県○○市）3. 本部担当○山○男4. 工場担当○谷○子（管理部生産科課長）5. 目的①次期主力商品「○○」の生産ラインに導入された新システム及び改善に関する意見聴取②派遣社員のトレーニングカリキュラムの意見聴取6. 内容①○谷課長より、新システムの概略説明を受けた。