项目二 EXCEL在人事档案管理中的应用
❖ 学习目的：
▪ 分析人事档案管理中需要运用的数据； ▪ 掌握工作表的建立、管理等操作； ▪ 理解其中相关函数的功能应用； ▪ 熟练掌握数据的快速录入、数据的提取、数据查询、数据统计
以动态图表的分析等内容，提升对工作表的综合运用能力。
2.1 人事档案的建立
❖ 1.表格资料分析
▪ 为了提高数据录入效率，我们把上述表格资料分析如下： ▪ （1）“编号”、“身份证号”的输入单元格格式应设置
为文本型。 ▪ （2）“性别”、“出生日期”、“年龄”可利用函数由
“身份证号”中取得。 ▪ （3）“学历”、“职称”、“职务”、“部门”可利用
设置“数据”>“数据工具”>“数据验证”>“验证条件 ”>“序列”来实现。
THANK YOU
▪ 我们建立由“学历”、“职称”、“职务”、“部门” 组成的数据验证表，如图2-5所示，利用“数据验证” 实现对人事档案中相关项目的数据录入。
2.2 数据格式设置
❖ 2.2.1单元格样式应用
▪ 精美的表格会给人带来强大的视觉冲击，如果感到设计的 表格的样式与标题文字不够协调，可以使用套用表格格式 ，再利用Excel 2016内置的单元格样式，快速地设计出精 美的表格。
2.1 人事档案的建立
❖ 2.相关函数应用
▪ （1）CONCATENATE函数 ▪ 功能：将两个或多个文本字符串联接为一个字符串。 ▪ （2）LEFT函数 ▪ 功能：从文本字符串的第一个字符开始返回指定个数的字符。 ▪ （3）RIGHT函数 ▪ 功能：根据所指定的字符数返回文本字符串中最后一个或多个
2.1 人事档案的建立
▪ （8）YEAR函数。 ▪ 功能：返回对应于某个日期的年份。 Year 作为 பைடு நூலகம்900 -
9999 之间的整数返回。 ▪ （9）TODAY 函数 ▪ 功能：返回当前日期的序列号。
2.1 人事档案的建立
❖ 2.1.2 文本型数字的输入
▪ 1、在输入单纯由数字组成的字符型的数字时，可以在前 面加上一个单引号【‘】再输入，单元格类型变成了字 符型。
字符。
2.1 人事档案的建立
▪ （4）INT 函数 ▪ 功能：将数字向下舍入到最接近的整数。 ▪ （5）ROUND函数 ▪ 功能:将数字四舍五入到指定的位数。 ▪ （6）MID函数 ▪ 功能:返回文本字符串中从指定位置开始的特定数目的字符，
该数目由用户指定。 ▪ （7）MOD函数 ▪ 功能：返回两数相除的余数，结果的符号与除数相同。
2.3 数据分析
❖ 2.3.2创建图表
▪ 图表用于以图形形式显示数值数据系列，使用户更容易理解大 量数据以及不同数据系列之间的关系。
▪ 1.图表的元素 ▪ 2.图表类型
2.3 数据分析
❖ 2.3.3创建动态图表
▪ 在企业的经营活动中，往往需要为每个部门建立大量相似的图 表，如果在一张工作表中建立太多的图表，会显得很凌乱，可 以用动态图表来解决这个问题。下面介绍一种使用Index函数和 窗体控件制作动态图表的方法，用户也可以据此建立多种形式 的动态图表。
2.2 数据格式设置
❖ 2.2.2条件格式设置
▪ 条件格式，在Excel表格中十分有用，通过条件格式设置， 可以更加直观地显示数据，使数据更加有表现力。
▪ 1、突出显示单元格规则 ▪ 2、最前/最后规则 ▪ 3.规则管理
2.3 数据分析
❖ 2.3.1查询分析表
▪ 如果按部门统计学历情况，可以用函数来实现，下面以 COUNTIFS函数为例，介绍多条件统计使用方法。 COUNTIFS函数 功能:将条件应用于跨多个区域的单元格，然后统计满足所有条 件的次数。
▪ 2、选中“编号”、“身份证号”两列，打开“设置单元 格格式”对话框，选中“数字”>“文本”确定即可。
2.1 人事档案的建立
❖ 2.1.3 利用函数建立数据
▪ 通过分析可以看出，身份证号中隐藏着出生日期、性别 等信息，下面结合上面所讲的函数以及数字文本的设置 进行操作。
❖ 2.1.4 利用“数据验证”建立数据