财务后勤组保障工作实施方案
财务后勤组保障工作实施方案
一、会场、房间和餐饮以及车辆预定
根据组委会领导的要求，组织活动组王红威和财务后勤组李义海、吴青于7月初具体联系落实事项
（一）、会场预定
1、17/19日世贸二楼文澜阁（工作人员协调会）
2、18日下午花家山庄2号楼三楼百花厅
3、19日人民大会堂主会场全天（开幕式与报告会）
（二）、房间预定
备注：租赁的大小车辆在杭州不驻会；与中大元通租赁公司的合同于9月15日前签订完毕
二、经费预（决）算
贯彻办党组会议精神，按组委会确定的工作方案，财务后勤组李义海、何新华具体联系落实事项
（一）、联系省财政厅，办理微调本办财政预算审批手续，确定聚会专项经费落实
（二）、会同各功能组，做好经费预算，报请聚会组委会审定6、工作例会，梳理各功能组 Nhomakorabea8日工作任务
备注1：例会由接待组牵头，财务后勤组配合
备注2：会务活动所用矿泉水于18日上午分别寄存于饭店的礼宾部
六、会务报到
（一）、报到点设置
1、黄龙饭店一楼南门大堂
2、世贸君澜大饭店一楼大堂
（二）、报到起止时间
9月18日9:00—22:00
备注：温馨提示组织活动组，参加海协会理事的代表必须在12：00报到
3、杭州市、衢州活动保障车辆
①、杭州市20日8：00-9：00，引导车（警车）1台、50座大巴车5台、商务车1台、救护车1台
②、杭州市考察20日14：00-21日18：00，引导车（警车）3台、50座大巴车10台、商务车2台、救护车2台
③、衢州市考察20日14：00-21日18：00，50座大巴车2台、商务车1台
1、黄龙饭店：200间（保底数150间）
2、世贸君澜大饭店：340间（保底数300间）
3、天伦精品酒店：12间大床房（地市含义乌主任）
4、常青园宾馆（省老年大学内）：30间（县市主任和地市处长以及本办处级工作人员每人1间，一般工作人员2人1间）
5、17日部分工作人员（临时）入住世贸君澜大饭店、常青园宾馆
8、微信方便，建群容易，便于联系，不再租用对讲机
五、先遣人员集结
1、报到台的背景板于17日14：00前安装完毕
2、17日下午15；00在世贸君澜大饭店二楼文澜阁集结
3、查看饭店显示屏欢迎标语和批示牌（饭店免费制作）
4、检查资料和奖章等在规定时间内到位的情况
5、资料装袋（包），分送相应的饭店礼宾部寄存
1、由办公室协调确定工作人员
2、财务后勤组拟派4名工作人员
3、黄龙饭店和世贸君澜大饭店总台各派2名工作人员
4、要求杭州市侨办和衢州市外侨办各派3名工作人员
（五）、报到台工作人员分工
1、世贸君澜大饭店报到台
本报到台由***负责，与***入住会议组1房间
①、财务后勤组***、***负责签到（登记房号、注明用餐人数、记录离店时间）和发放房卡
（三）、联络员配备
1、要求办公室按1台大巴车2名（正、副）联络员配备；省外侨办15人，杭州市侨办10人，衢州市外侨办5人
2、联络员隶属财务后勤组***管理，活动安排听从组织活动组***指挥
3、参与送接机（站），配合报到台工作，熟悉责任联系的海外代表，便于与组织活动组每场活动对接
（四）、报到台工作人员组成
4、海协理事会活动启用花家山庄百花厅和仙子厅的ld，组织活动组事先将信息提供给何山，并督促检查
5、大会堂主会场和花家山庄百花厅座位图（电子板）于9月10日提供给组织活动组定人定位；18日、19日两个招待晚会座位图自制
6、聚会不是舞会、专业演出，会场原配灯光舞美适合各类会议和论谈
7、大会堂和花家山庄既有的设备和服务能用的，就不需要再另找外包公司
2、世贸君澜大饭店二楼云天阁：18日中、晚2餐、19日午餐，均凭房卡用餐（19日午餐，与会媒体人员和大巴司机本人签字用餐）
3、花家山庄3号楼一楼仙子厅：海协招待晚宴；司陪人员在1号楼用餐
4、大会堂三楼宴会厅：19日晚省政府招待会；司陪人员在花中城5楼58号包厢用餐
5、入住天伦精品酒店和常青园的人员，无招待会安排下，中午、晚上须在世贸君澜大饭店二楼云天阁用餐（黄龙饭店有固定保障任务除外）
2、会展公司负责大会指南、证件、背景板设计、制作（含大会堂主会场主席台ld租赁）
详细清单：嘉宾证、工作证、记者证；每个报到台各一块背景版；接机（站）牌、易拉宝；大会堂主会场背景板与ld组合；大会堂三楼宴请厅省政府招待宴会背景版一块；会议资料纸袋（上届在海宁采购的包）
3、活动场所的指示牌、台签、席签由饭店、大会堂、山庄负责，组织活动组事先提供信息，并督促检查
②、饭店总台派出的2名人员办理入住手续，分发会议资料袋（包）
③、杭州市侨办、衢州市外侨办工作人员各2名负责做好美丽家乡行活动的介绍和确认工作
（四）、车辆预定
1、接送机（站）车辆
5座小汽车、7座商务车、16座中巴车的具体数量由接待组了解和掌握信息来确定，本办驻会车辆备用
2、会议保障车辆
①、18日15：00-20：00，引导车（警车）1台、50座大巴车4台、商务车1台、救护车1台
②、19日9：00-22：00，引导车（警车）2台、50座大巴车15台、商务车2台、救护车2台
6、各饭店、酒店和宾馆每间房均送免费早餐
备注1：入住天伦精品酒店和常青园宾馆的人员中、晚用餐原则上在世贸君澜大饭店，用餐人按财务后勤提供我名单上签字
备注2：19日晚，黄龙饭店仅提供不参加海协和兄弟单位宴请的部分与会代表在一楼咖啡厅凭房卡用餐
备注3：餐饮由***负责、***协助
备注4：两场招待会菜单于15日报***审定
（三）、事先提醒各功能组经费使用与报销必走的程序
（四）、配合各功能组做好经费决算和报销工作
三、办公厅召集的协调会
建议拟邀杭州、衢州两市政府出度；时间待办公室通知，财务后勤组何新华出席会议，随之与相关部分对接，落实相关人员进驻饭店和会场保障
四、外包项目确定
1、本次聚会的安保由饭店、大会堂、花家山庄负责，凭聚会证件进出（不再租用安保公司的设备）
备注1：会务组1设在世贸君澜大饭店，会务组2设在黄龙饭店；各房间配专用取电卡，房卡兼饭卡（无卡按名单签字用餐）
备注2：公安规定，安保需要，饭店要求，入住的领导和代表及会务工作人员须实名制
（三）、餐饮预定
1、黄龙饭店一楼咖啡厅：18日、19日2个午餐，均凭房卡用餐（19日午餐，与会媒体人员和5名大巴司机本人签字用餐）
