目录数据采集软件使用指南为了方便各测绘成果目录汇交单位进行目录数据的录入和汇总，我们开发了目录数据采集软件，该软件能够实现手工数据的录入，也能完成批量数据的导入。
使用本录入软件，需要操作系统安装有MICROSOFT OFFICE XP中的ACCESS软件。
如果您的计算机没有安装此软件，请与系统管理员联系。
为保证软件的正确运行，请安装MICROSOFT Office XP时，选择ACCESS 的“全部从本级运行”安装选项，并安装全部的OFFICE工具和共享功能。
下面简要说明本软件的功能和操作方法。
一、启动打开“目录数据录入软件”，出现如下“测绘成果目录”总界面（图1，用鼠标左键点击所要录入的测绘成果目录，进入相应的目录录入模块。
（图1）注：如果想了解本数据库的表的结构或其它对象，以及想要进行其它一些ACCESS的高级操作，只要在按下SHIFT键的同时打开数据库，即：打开“目录数据录入软件.Mdb”所在的文件夹，按下SHIFT键，同时用鼠标左键双击“目录数据录入软件.Mdb”的图标、或启动MICROSOFT ACCESS，选择菜单“文件”－＞“打开”，出现“打开”对话框，导航到“目录数据录入软件.Mdb”所在的目录，按下SHIFT键，选择该文件并打开它。
请注意：在实施测绘成果目录汇总前，汇交单位应详细阅读“汇交测绘成果目录基本要求”。
在“编目总窗口”中用鼠标点击“汇交测绘成果目录基本要求”链接标签，即可显示“汇交基本要求”窗口，如图2所示。
（图2）二、录入在（图 1上用鼠标左键点击任意一个成果目录（假设为“1： 10万地形图成果目录”），则可以录入该类成果目录（如图3所示），①②③④⑤⑥⑦（图3）图3所示窗口的最下方为记录导航条，其中：①第一条记录②上一条记录③记录编号（既可以显示当前记录编号，也可输入编号使指定编号的记录成为当前记录）④下一条记录⑤最后一条记录⑥创建新记录⑦记录总数第二种录入界面是有含有子窗体的录入界面，这能满足具有关联关系的两个数据表的数据录入，以“天文大地测量成果目录”为例（见图4），窗体的上部分是主窗体，对应两个关联表中的主表，窗体的下部分是子窗体，对应两个关联表中的子表。
当主窗体中的数据改变时（记录间导航），子窗体里的数据会根据两个关联表间的关系而相应变化。
（图 4）第三种录入界面是含有三层关系表的测绘成果目录，如水准测量成果目录，它含有水准网成果目录（一级）、水准路线成果目录（二级）、水准点成果目录（三级），如图 5所示。
其中每条水准路线成果目录数据前有一个 “+”，点击后即展开第三级数据，即水准点成果目录。
主窗体子窗体子窗体的导航条 主窗体的导航条 子窗体的水平滚动条（图 5）三、窗体视图工具条当点击（图 1上的任何测绘成果目录超链接时，就打开了相应目录的数据录入和维护窗口（如图3和图 4所示），在菜单栏的下方出现“窗体视图”工具条（如图 6所示）（图 6）“窗体视图”工具条上的图标功能为ACCESS 的默认功能：图标⑴：保存图标⑵：打印图标⑶：打印预览图标⑷：剪切图标⑸：复制图标⑹：粘贴图标⑺：撤销图标⑻：升序排序，即按照当前字段对记录进行升序排序图标⑼：降序排序，即按照当前字段对记录进行降序排序⑴ ⑵ ⑶ ⑷ ⑸ ⑹ ⑺ ⑻ ⑼ ⑽ ⑾ ⑿ ⒀ ⒁ ⒂ ⒃水准路线目录导航条 水准网数据导航条导航条 点击每条水准路线目录数据前的“+”，展开浏览该路线所包含的水准点展开后的水准点目录数据图标⑽：按选定内容筛选，即将当前光标所在字段的值添加为筛选的条件图标⑾：按窗体筛选，在窗体中输入筛选条件图标⑿：应用／取消筛选：开始筛选或取消筛选图标⒀：查找，即在这个表中查找匹配指定值的记录图标⒁：创建新记录图标⒂：删除记录图标⒃：ACCESS帮助上述功能为MICROSOFT ACCESS的默认功能，各图标的具体功能可查阅ACCESS的帮助文件以及各技术和使用手册。
其中⑴～⑺为数据编辑功能，比较常用；⑻～⑼为记录排序功能，⑽～⑿为记录筛选功能。
为了帮助使用者了解和使用本软件，此处略为介绍一下有关筛选的操作，使得使用者能够从大量的数据中快速地查询到满足条件的记录。
按选定内容筛选按内容筛选（图标⑽）就是将当前按照当前光标所在字段的内容查询满足条件的记录，可以设置多个匹配值。
首先如下图所示，假设“1：5万地形图成果目录”中有7542条记录，当前记录为第779条记录（如图7）。
图7将光标停留在高程基准字段内，按下图标⑽“按选定内容筛选”，可发现3380条满足条件的记录（即高程基准为“85国家基准”），通过窗口底部的导航条在所有记录间导航可发现，所有筛选出的记录都满足高程基准为“85国家基准”这一条件，如图8所示。
图8如图8所示，当前记录为第391条记录时，大地基准为“1954年北京”，再一次按下图标⑽“按选定内容筛选”，则系统将会在上次筛选出的数据的基础上继续筛选出所有大地基准为“1954年北京”的记录（对于整个数据集来说，筛选内容即为高程基准为“85国家基准”，并且大地基准为“1954年北京”），共777条，如图9所示。
图9如果不想继续筛选，可按图标⑿取消筛选。
按窗体筛选按窗体筛选时操作人员可以直接输入任何值去匹配记录。
输入的值可以是一个精确的值，也可以采用通配符，其中问号“?”匹配单个字符，星号“*”匹配所有字符。
MICROSOFT ACCESS提供了更多、更灵活的通配符及其使用方法，请查阅联机帮助。
带有通配符的字符串的操作符默认为“like”，也可为“not like”。
数字类型的字段的默认操作符为等于（=）,也可输入大于（>）、大于等于（>=）等。
仍然以“1：5万地形图成果目录”为例。
从编目总窗口上点击“1：5万地形图成果目录”，打开窗体，点击工具栏上的“按窗体筛选”图标，出现空白记录，输入查询条件（如图10所示），点击图标⑿（应用筛选），则查询出满足条件的记录。
图10输入筛选条件时，如进行默认匹配，如等于（=）操作、相像（like）操作，则不用输入操作符。
图中的大地基准和高程基准都没有输入“=”，另外，如想匹配图幅编号字段的第一个字符为“I”的记录，则需输入“I*”，系统为自动在“I*”加上“like”。
对于出版年代，如欲匹配出版年代大于1989的记录，则需输入“>1989”，因为大于号不是默认操作。
当想退出筛选状态，只要点击图标⑿（取消筛选），则返回至正常窗体。
筛选条件可以是很复杂的形式，每一字段中也可以输入多项条件，也点击窗体底部的“或”标签页，输入新的筛选条件，两个标签页间是“或”关系（OR），同一标签页上各字段间是“与”关系（AND）。
四、数据导入本录入软件可以拷贝多份，由不同的人员分别录入，最后汇总在一起。
数据的汇总可以从“编目总窗口”的“导入外部目录数据库”按钮启动。
按下“编目总窗口”的“导入外部目录数据库”按钮，出现“成果目录导入窗口”，如图11所示。
图11首先选择所要导入的数据源，然后选择想要导入的目录类型后，按下“开始导入”按钮就可完成指定目录类型的数据导入。
需要提醒的是，数据导入时以数据库中表的关键字进行匹配，只要关键字不存在的（符合当前数据库的约束条件）数据才会导入。
导入日志在窗口下方的文本框内显示。
本导入功能只能导入具有与当前数据库相同的表名和表结构类型的目录数据库，当要导入的数据源为其它格式时（如EXCEL、DBF等），可按第一部分“启动”中所说的，打开本数据库的同时按下SHIFT键，利用ACCESS自己的导入功能实现。
利用ACCESS的导入功能导入数据时，需要明白本数据库中表的含义及表之间的关系。
表的含义由表的名称可以看出，欲了解表之间的关系，请选择菜单“工具－>关系”，出现“关系”窗口，该窗口内显示了当前数据库内各表之间的关系。
五、报表打印当“窗体视图”工具条（如（图所示）出现时，你可以按下按钮（2）或按钮（3）打印或打印窗体中的数据。
当窗体处于非筛选状态时，打印当前成果目录的所有数据。
打印时调用设计好的报表来打印，而不是采用ACCESS默认的格式，因此应首先保证各窗体对应的报表存在，并且其名称与窗体名称一致，否则系统将出错。
对于用户而言，打印应该实现“所见即所得”的效果，即只打印窗体里的数据：如果窗体处于非筛选状态，则打印当前目录的所有数据；如果窗体处于筛选状态，只打印筛选出的数据。
但实际打印时，由于技术上的原因，如果当前窗体含有子窗体（如天文大地导成果目录窗体、水准测量成果目录窗体、重力测量成果目窗体录、GPS测量成果目录窗体等），并且子窗体处于筛选状态时，在打印时，只要主窗体的数据被打印，该数据对应的所有关联数据（子记录）都将打印出来，不够子窗体是否处于筛选状态。
当窗体含有子窗体时，且主窗体处于筛选状态时，只打印筛选出的主窗体里的数据（如控制网数据）以及与之关联的所有子记录数据（如控制点数据）。
当窗体为独立窗体（不含子窗体），只打印筛选出的数据。
当窗体不处于筛选状态时，将打印当前目录的所有数据。
注意：①如果只是想看看表格格式，而非实际打印，请使用“打印预览”功能。
②当“窗体视图”工具条上的“打印”功能采用默认打印机的默认功能，如果想在打印前做一些打印设置（如选择打印机、设置页边距等，设置项取决于打印机），请选择菜单“文件－>打印…”功能进行打印。
六、图片存储一些成果目录，如大地水准面，重大工程测量成果目录等要求附图，尽管存储图片时可以使用多种格式，但打印时报表上只能打印出JPG、BMP格式的图片。
为了满足打印的需要，请将图片预先转存成JPG、BMP格式，然后存入到本软件的相关字段中（OLE字段）。