XX有限公司公文处理实施细则第一章总则第一条为规范XX有限公司（以下简称公司）公文规范化、制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》、《湖北省国家行政机关公文处理实施细则》，结合我公司实际，特制定本实施细则。

第二条公司公文是本公司在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。

第三条公司综合管理部，是公司公文处理的管理机构，主管本公司的公文处理工作，并指导各项目公司的公文处理工作。

公文由综合管理部统一收发、分办、传递、用印和归档。

第四条各部门、各项目公司应当有专人负责公文处理工作。

第五条本实施细则适用于公司及各项目公司的公文处理工作。

第六条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、保密。

第二章公文种类第七条适应本公司的公文种类主要有：(一) 决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排；奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级单位不适当的决定事项。

（二）通知适用于批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。

（三）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（四）报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。

（五）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（六）请示适用于向上级机关请求指示、批准。

（七）批复适用于答复下级单位的请示事项。

（八）函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（九）会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。

第八条本公司正式编号文件及适用范围：（一）“XX党[xxxx]xx号”：以公司名义制发的文件，适用于向上级党支部请示、报告工作；部署公司党群工作；任免干部等，适用范围包括决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见等。

（二）“XX[xxxx]xx号”：以公司名义制发的文体，适用于向上级行政机关请示、报告重要事项;部署公司全局性工作；转发上级行政机关公文；批转项目公司请示、报告；制定和发布公司规章制度；设立或调整公司机构设置；表彰奖励及处罚公司员工的决定；与有关部门联合开展工作；其他需以公司名义印发的文件等。

（三）“XX函[xxxx]xx号”：以公司名义制发的重要平行文，适用于与其它不相隶属机关之间商洽工作、答复询问、征求意见、请求批准等事项。

（四）“XX办[xxxx]xx号”：以公司综合管理部名义制发的平行文、下行文，适用于传达贯彻公司的指示；向公司各部门和项目公司布置具体工作，通报有关事项；与有关部门协商具体工作；印发重要会议通知、会议文件及一般性规章制度等。

（五）“会议纪要”：包括党支部委员会、董事会、总经理办公会会议纪要和专题会议纪要，用于记载和传达有关会议精神和议定事项。

第三章公文格式第九条公文一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送单位、正文、附件、印章、发文时间、抄送单位、附注等部分组成。

除按上述要求外，公文首页上方留出三分之一左右的空白；在单位名称红头右下方、与编号平行的右侧，排印签发人姓名(本公司及联名、会签部门的负责同志)；“请示”文件应当注明联系人的姓名和电话(打印位置在主题词上方)；公文落款处(除会议纪要外)由报送单位加盖印章。

(一)公文标题。

应当准确简要地概括公文的主要内容，一般由发文单位、事由、公文种类三部分构成；公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

(二)主抄送单位。

主送单位是指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称。

抄送单位是指除主送单位外，需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称。

(三)成文时间。

一般公文一律以签发人签发日期为准；会签文件和联合发文，应以最后会签部门领导签发的日期为准。

会议通过的文件，应注明通过日期。

签发日期与实际印发时间一般不得超过3个工作日；遇有特殊情况，综合管理部应注明实际送印时间。

(四)公文编号。

一般包括单位代字、年份、顺序号。

几个单位的联合发文，主办单位名称应当排列在前，并只标明主办单位的公文编号。

(五)秘密等级。

涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

(六)紧急程度。

对急需办理的公文，应视紧急程度分别标明“特急”、“急件”；电报则分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

紧急公文须由签发领导审定。

凡特急电报及标有“特急件”的文件，从核稿、审批、发文登记、校对、印刷到分发、送递，都应按时限要求，急速处理。

(七)附件。

公文如有附件，要在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。

(八)公文落款。

除联合下发的公文，落款处必须署名发文单位名称并加盖印章外，其他公文落款处不再署名发文单位名称，只加盖主办单位的印章。

(九)文件加盖印章要规范，位置要压盖年月日。

(十)公文用纸。

公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm)。

公司党支部发文用“中共XX有限公司支部委员文件”字头专用纸；公司发文用“XX有限公司文件”字头专用纸；公司发函用“XX有限公司”字头便函纸；综合管理部发文用“XX有限公司文件”字头专用纸。

第四章行文规则第十条应当逐级行文，一般不得越级行文，特别是不能越级请示和报告。

对越级向公司请示和报告问题的文，除因情况特别紧急外，原则上不予受理，并告其按行政隶属逐级向上请示和报告。

第十一条请示性公文应当一文一事，只写一件事和一个主送单位。

需同时送其它单位的，应用抄送形式，但不能抄送下属单位。

“报告”不得夹带请示事项。

第十二条除公司领导同志直接交办的事项和必须直接报送的绝密事项外，不得以公司的名义向公司领导同志报送公文。

特殊情况，需写给公司领导同志个人的公文，可以便函形式发出(要编号、加盖部门的印章)，并在正文后面附领导批示的复印件。

第十三条与有关部门联合行文，必须对所涉及的事项取得一致意见，并由主办单位领导先签署意见，由主办单位编号、印发。

第十四条公司内设机构（各部门）除综合管理部外，不得向外制发政策性、规范性文件。

第五章发文办理第十五条发文办理指以本公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第十六条草拟公文应当做到：（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。

（二）情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，稿面整沽，篇幅力求简短。

（三）人名、地名、数据、引文准确。

引用公文应先引标题，后引发文字号。

日期应当写具体的年、月、日。

（四）公文中的结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。

（五）公文内容涉及计量单位的，要使用国家法定计量单位。

（六）文内使用非规范化简称要先用全称，并同时注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（七）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第十七条主办部门拟制公文时，对涉及其他部门的事项，应当主动与有关部门协商，取得一致性意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调。

第十八条草拟公文稿，应用“XX公司文件拟稿纸”。

文件拟稿纸各项应认真填写。

如联合发文，应在签发栏内划出定格，注明联名单位，以便签发人批签。

第十九条拟稿和审批公文应使用钢笔(只能使用碳素墨水或蓝黑墨水)、毛笔，不得使用铅笔、圆珠笔。

第二十条公文送有关公司领导签发前，应当由综合管理部进行审核。

审核的重点是：是否确需行文；行文方式是否妥当；是否符合各行文规则和拟制公文的要求；公文格式是否符合本细则的规定等。

第二十一条以本公司名义制发的上行文，由主要负责人或主持工作的负责人签发；以本公司名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或分管负责人签发。

第二十二条公文正式印制前，综合管理部行政文员进行复核。

复核重点：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否符合《细则》要求等。

第二十三条签发、会签(一)以公司党支部名义发出的公文，由党支部书记签发。

(二)以公司的名义发出的公文，视重要程度和涉及范围，由公司总经理或副总经理签发。

上报公司的公文，经公司分管领导阅签后报公司总经理签发，若总经理出差，可请主持工作的副总经理签发。

其余的公文，按有关规定办理。

1、请示件。

各部门先呈报公司分管领导，不要同时呈送几位公司领导批示。

分管领导审阅时，可视情况(涉及全局的重大问题、敏感问题，以及涉及其他公司领导分管的业务问题)决定是否送其他公司领导核批，其中，需两位以上公司领导核批的公文，由分管领导按公司领导排序签署送批意见，但从后向前核批。

2、送阅件。

按公司领导排序送阅，即从后向前传阅。

3、公文运转要讲求效率、规范，急事急办，不得延误。

(三)以综合管理部名义发出的公文，由分管领导或综合管理部负责人签发；重要事项由综合管理部负责人批请相关领导审阅。

签发或会签公文时，主签人应当明确签署意见、姓名和日期，其他核签人圈阅视为同意。

(四)公文会签。

本公司起草的文稿需送外部门会签的(包括联名发文)，应由本公司领导批签后送外会签；送外部门下属单位会签的文稿，承办部门负责人核阅后，由承办部门先送公司外会签；公司内有关部门之间会签的文稿，由承办部门自行办理。

外部门送本公司领导签发、会签的文稿，一律由对口部门审核提出意见，并送公司领导批签。

外部门与本公司联合发文，主办单位签发后，应按联名单位顺序依次签发。

会签稿要急件急办。

会办部门若对会签稿有意见，一律应在“拟稿纸”上写明，如在文稿上修改，应在旁边注明修改部门，以示负责。

修改公文不得在文稿装订线以外书写。

公司内文稿不得向外提供，特别是公司内尚有不同意见、有关各方未能取得一致的文稿，未经综合管理部同意，任何人不得向外提供。

第二十四条缮印与校对(一)以公司党支部、公司、综合管理部名义发出的公文，必须由综合管理部统一登记、编号后打印。

(二)打印的文稿，字迹要清楚。

对字迹不清、难以辨认的文稿，由拟稿部门重新抄清后，再予打印。

(三)公文正式送印前，承办部门负责对送印文稿进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全、格式是否统一、规范等。

经复核需要对文稿内容进行实质性修改的，应按程序报公司领导复审。

(四)校对。

送印的公文由承办部门负责校对。

校对文稿必须准确无误，校样与原稿必须一致，不得擅自修改原稿，如必须修改时，应征得综合管理部核稿人认可，重要改动需要报经签发公司领导同意。

打印其他稿件，也要先定稿再承印，不得边校、边改。

校对人员校完后应在文稿上签字，以示负责。

校对差错由部门校对人承担直接责任，部门负责人承担领导责任。