公文处理实施细则第一章总则一、为了使医院公文处理规范化、制度化、科学化，提高公文质量和公文处理的工作效率，根据《国家行政机关公文处理办法（国发[2002]23号）和贵州省人民政府办公厅有关公文处理的规定，结合医院实际，制定本实施细则。

二、医院的公文（包括电报），是医院在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行医和进行医院公务活动的重要工具。

三、医院公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

四、公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

医院办公室是医院公文处理的管理机构、指导与具体实施部门，主管医院的公文处理工作。

五、医院各级领导应当高度重视公文处理工作，加强对公文处理工作的领导与检查；医院办公室配备专人负责公文处理工作。

文秘人员必须忠于职守，廉洁正派，具备有关专业知识。

六、医院的公文不得对党的组织作批示，交任务。

七、医院公文的处理必须严格执行国家保密制度、法律法规和有关规章制度，确保国家秘密的安全。

第二章医院公文种类八、通知适用转发上级机关和不相隶属机关的公文，奖惩有关单位和人员。

九、通报适用于表彰先进、批评错误，传达重要指导精神或情况。

十、报告适用于向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

十一、请求适用于向上级机关请求指示、批准。

十二、批复适用于答复医院各科（部）室的请示和处理办法。

十三、意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

十四、函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复审批事项。

十五、会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章公文格式一、公文一般由发文机关标识、秘级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、印发份数等部分组成。

（一）发文机关标识应当写全称或者规范化简称。

（二）涉及国家秘密的公文，应根据保密规定标明密级和保密期限，其中“绝密”、“秘密”级公文还应当标明份数序号。

文件的秘密等级一般用黑体字标注在文件首页文头的右上角。

（三）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”“平急”。

紧急文件的紧急程度标在文件首页文间的右上角；如同时又有秘密等级时，按照秘密等级在上、紧急程度在下的次序分两行顶格标注在版心右上角。

（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。

1.年份一律用公元纪年全称，括于六角括号内，置机关代字之后，序号之前。

2.发文字号由医院办公室统一规定并登记编号。

3.发文字号标注位置一般在文字头之下取中，如需标注签发人，发文字号可居左与签发人位置对应。

（五）上行文应当注明签发人。

其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

平行文、下行文可不标明签发人。

（六）公文标题应当准确简要概括公文的主要内容并准确标明公文种类，一般应当标明发文机关。

标题中除法规规章和名称可加书名号外，一般不用标点符号。

批转、转发公文的标题过长，可能进一步压缩文字、概括内容，但不应以其发文字号代替标题。

贯彻上级公文，在其标题之后可不再标公文种类，以避免出现“通知的通知”。

（七）主送机关应写在标题之下，居左顶格并加冒号。

如特殊需要，也可将主送（分送）机关列在主题词之下，抄送机关之前。

（八）公文如有附件，应在正文之后、成交时间之前注明附件序号。

如附件不能与主件装订在一起，其附件首页上角应注明主件的发文字号和附件的序号（形成为“[年份]号文件附件”）。

（九）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖公章。

（十）成文日期以负责人签发的时间为准；会议通过的文件，以通过日期为准。

电报以发出日期为准。

成文时间一般应写在正文之后，特殊情况下也可写在标题之下，并用括号括起来。

（十一）公文如有附注（需要）说明的其它事宜，应当加括号标注。

附注的位置在成文日期和印章之下，版记之上。

（十二）文件应当标注主题词。

上行文应当按照上级机关的要求标注主题词。

主题词的标引次序应当根据主题词含义由大到小，先标类别词，再标类属词；在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。

一份文件主题词标引最多不超过5个，最少不少于2个。

一般情况下，类别词不能省略，如找不出反映文件主题词内容的类属词时，可标适当的类别词。

主题词标在文件的抄送之上，顶格。

主题词之间空一字距离，不用标点符号。

（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（十四）印发机关和印发时间标注在抄送档之下。

印发机关排列在左侧，左空一字；印发时间排列在右侧，右空一字。

（十五）文字从左至右横写、横排。

一般情况下，公文使用的字体统一为：标题使用2号宋体，批语使用3号楷体，正文使用仿宋；每页排22行，每行28字。

二、公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

三、公文用纸一般采用国际标准A4型（长297毫米、宽210毫米），左侧装订。

张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章行文规则一、医院的公文行文应当确有必要，注重效用。

二、医院的公文行文关系根据各自的隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

三、医院向上级部门的“请示”一文一事, 具有可操作性，一般只主送一个机关, 如需同时送其他机关, 可以用抄送形式，但不得抄送医院下级部门。

请示一律送交收文机关的办公室统一办理。

除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以医院名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

一般不得越级请示, 因特殊情况必须越级请示时, 应当抄报被越的直接上级部门, 并在文中写明越级的理由。

四、医院向受双重领导的单位行文，必要时应同时抄送该单位的另一上级机关。

五、对上级机关的来文，如无具体贯彻意见，可原文翻印下发，不另行文。

六、已在各类会议上印发的领导讲话、会议纪要，不再另行发文。

经批准在报刊上全文发表的文件，视为正式文件依照执行，不另行文。

第五章发文办理一、发文办理指以医院名义制发公文的过程。

发文办理一般包括拟稿、审核、签发、复核、缮印、校对、用印、登记、发送、立卷、归档、销毁等程序。

以医院名义发文，其程序是：主办人拟稿各科（部）负责人审核医院办公室核稿办公室主任复核医院领导签发办公室登记、编号、送印主办科（部）室校对医院办公室用印主办科（部）室封发。

二、医院草拟的公文应当做到：（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。

如提出新的政策、规定、措施等，要切实可行并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，文字精练，用词规范，标点准确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文的目的、医院的职权和主送机关的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程序。

（五）人名、地名、数字、引文准确、引用公文应当先引标题，后引发文字号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日。

（六）公文中的结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“ ( 一 ) ”，第三层为“ 1 ．”，第四层“ (1) ”。

（七）用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化的简称，应当先用全称并同时注明简称。

使用国际组织外文名称或缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

四、主办部门拟制公文时，对涉及其他部门或院内职权范围内的事项，应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理由，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请医院协调或裁定。

五、公文送有关负责人签发前，应当填写发文稿首页，由医院办公室进行审核。

审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的要求，公文格式是否符合本细则的规定等。

六、以医院名义制发出的上行文，应由办公室呈送院长签发。

以医院名义制发的下行文或平行文，由院长或院长授权的分管领导签发。

七、公文正式印制前，办公室应当进行复核。

复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第五章收文办理一、医院的收文办理指医院办公室对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、签发等程序。

二、医院办公室收到上级机关或院外其他部门的公文，由办公室登记，提出拟办意见后，送医院办公室主任复核，呈院领导阅示。

紧急公文，应当明确办理时限。

三、对不符合本办法规定的公文，经办公室主任批准后，可以退回发文单位并说明理由。

四、院领导审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

院领导草拟、修改、审批和签发公文应使用符合存档要求的黑色印迹的钢笔或签字笔。

院领导审阅后，应将文件退办公室处理，一般不直接交给承办部门。

五、办公室收到领导批示的文件后，应按照批示意见及时处理。

需发两个以上部门办理的应当明确主办部门。

六、承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。

紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。

对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回办公室并说明理由。

七、公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，如有分歧，可报分管领导协调或裁定。

部门之间征求意见或会签文件时，除主办部门另有时限要求的以外，协办部门一般应当在3个工作日内予以回复，如因特殊情况不能按期回复，协办部门一般应当提前主动与主办部门沟通并商定回复时限及方式，否则视为失职，主办部门可以视其为没有不同意见，并据此继续办理有关公文。

八、送负责人批示或交有关部门办理的公文，办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

办公室应防止公文因错分、积压、丢失而延误审批或者办理。

第六章公文归档一、公文办理完毕后，应当根据《中华人民共各国档案法》有其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。

传真文件应当复印后，存留复印件。

二、归档范围内的公文，应当根据其特征、相互联系和保存价值等分类整理（立卷），要保证档案齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

案卷标题应当准确反映卷内公文的作者、内容和文种三、联合办理的公文，原件由主办部门整理（立卷）、归档，其他部门保存复制件或其他形式的公文副本。

四、归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。