公路养护档案管理办法
第一章总则
第一条公路养护档案是公路管养事业发展的真实记录和宝贵的信息资源，是公路管理决策和维护合法权益的历史凭证和重要依据。
为了加强我所公路养护档案管理，充分发挥档案的重要作用，更好地为我师公路事业服务，根据《中华人民共和国档案法》及师交通局有关规定，结合全师公路养护工作特点，制定此档案管理办法。
第二条公路养护档案是指公路养护单位、组织及个人，在其工作、生产、经营、建设和科学研究等活动中直接形成的，作为历史原始记录和具有保存备查价值的、不同载体的文件和信息资料。
第三条公路养护档案工作是公路养护行业进行科学管理、提高管理水平的重要组成部分，是维护单位经济效益、合法权益和历史真实面貌的一项重要工作。
各领导及有关人员应高度重视档案工作，并将其纳入日常工作计划和各项管理工作之中，纳入领导班子议事日程。
单位主要领导应经常过问档案工作。
第二章公路养护档案管理人员及其职责第四条公路所应分派专（兼）职人员，负责全所公路养护档案的管理工作，负责管理本单位形成的全部资料的归档。
第五条单位领导在抓档案工作中，将档案工作列入议事日程，纳入单位发展规划，实行计划管理；纳入单位相关部门的岗位责任制；纳入档案人员、财会人员、工程技术人员岗位责任制。
为档案管理工作解决一定数量的库房、设备、经费和档案工作中的实际问题。
第六条档案工作是单位各有关工作人员的重要职责。
单位要结合本单位实际情况，明确责任分工，配备的专（兼）职档案人员，必须选择事业心强、政治素质高，具有中专或大专以上文化程度的同志从事公路养护档案工作。
第七条公路养护档案工作是一项专业性很强的管理工作。
档案管理人员要热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，努力学习政治理论，刻苦钻研业务。
领导要关心档案人员的工作、生活和学习，有计划地培训档案人员，不断提高档案人员的业务水平。
第八条公路养护档案管理人员属档案专业人员，应按照国家有关规定，保证档案人员与其他专业人员一样，享受有关待遇。
第九条档案管理人员主要职责：
一、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》和上级有关档案工作的规定，学习档案专业知识，提高业务工作水平。
二、负责集中管理养护所档案，搞好各类档案资料的收集、整理、保管、鉴定、统计、编目、提供利用、登记造册等工作。
三、加强对各口子形成的文件资料的收集整理与归档工作的监督和指导，严格履行各类档案资料的审核移交手续，确保归档档案资料的完整、齐全、准确、系统、规范。
四、根据上级的有关规定和要求，拟制各类档案保管期限表和分类编号方案，对保存档案的价值确定要适当，分类组卷要合理，编目排列要科学，以便查找利用。
五、严格遵守档案管理的各项规章制度，搞好防火、防盗、防水、防光、防有害生物、防鼠、防尘、防高温、防磁、防病毒、防污染等工作，确保档案的完整与安全。
六、搞好安全保密工作。
对保管的档案应经常进行检查，发现问题及时汇报，对破损和字迹褪变的档案要及时修补或复制。
七、编制各种档案检索工具和参考资料，熟悉室藏，提高档案的查找速度和服务质量。
八、对有关工程等技术档案资料的整理进行监督指导，参加公路工程交工、竣工及重要资料的开箱验收，确保文件材料的归档完整齐全。
九、遵守职业道德，热爱档案工作，热情主动的为利用
者提供优质服务。
第三章文件材料的形成与归档
第十条建立、健全公路养护档案资料的形成、收集、整理和归档制度，并纳入生产、技术、经营等各项管理程序，
纳入有关部门及有关人员的职责范围和岗位责任制，提高全体人员的档案意识，做到每次管理工作和技术活动都有完整、准确的文件资料（包括照片、录音、录像、缩微胶片、计算机软盘、光盘）归档。
第十一条对每项科研成果、产品试制、基建工程等项目进行鉴定、验收时，都必须有档案人员参加。
有关业务主管领导要会同有关人员对应归档的技术文件、工程竣工资料加以审查并签署意见。
没有完整、准确的技术、工程竣工文件资料的项目则不予验收。
第十二条公路养护档案的立卷归档。
公路工程竣工档案由各参建工程队立卷，建设单位负责汇总；会计档案由财务部门负责立卷。
档案人员应加强对各部门立卷工作的业务指导。
（一）公路养护档案的立卷要求。
各部门立卷时要遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，能够准确地反映生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实面貌和历史过程，并力争使归档率、完整率、准确率达到100%。
1. 档案立卷要严格按照上级交通管理部门的有关案卷质量标准的规定和要求执行。
2. 档案立卷后由立卷人向档案管理部门移交时，必须填写档案移交目录一式两份，交接双方签字后分别保存。
（二）归档时间和归档份数。
1. 归档时间。
文书档案必须在次年6月底前完成，机密性较强的重要文件可随时归档；科技档案按工程项目、产品、课题分阶段或在全部竣工验收后两个月内向档案部门归档；会计档案按会计年度隔年归档。
其它载体的档案资料可随时归档。
2. 归档份数。
文书档案一般按一式一份归档；有条件时也可做电子档案，但必须有一套纸质原始档案。
第四章交通档案的管理
第十三条单位要建立健全各项档案管理制度，包括档案人员岗位责任制、档案移交与接收制度、档案统计制度、档案利用与保密制度、档案鉴定与销毁制度、档案保管制度、档案库房管理制度等基本制度。
第十四条单位的档案，应作为一个全宗进行整理和保管。
一个
全宗内的文书档案应按年度、机构、问题排列。
科技档案应按上级交通部门的有关规定进行分类、整理；案卷分别按永久、长期、短期三种保管期限进行系统排列。
第十五条档案管理要根据档案开发利用的需要，编制必要的文书档案文件归档目录，科技档案总目录、分类目录、底图目录，声像档案、会计档案和其它保管单位目录等，要逐步实现计算机自动检索。
第十六条根据本单位档案资料的数量，设置必需的档案专用库房和柜架，并留有一定的发展余地。
档案库房、办
公室、阅览室要分开设置。
档案库房要坚固耐用，做到防火、防盗、防水、防光、防有害生物、防鼠、防尘、防高温、防磁、防病毒、防污染。
档案库房不能存放与档案无关的物品，保持库房内干净整洁。
第十七条声像档案入库前要严格检查，对已被污损的物件要进行必要的技术处理。
照片档案要放入专用像册内，磁带、软盘按编号顺序排列在防磁柜内，要注意改善档案保管条件，添置必要的设备，进一步完善档案管理设施。
第十八条档案人员要定期进行库藏档案的清理、核对工作，做到帐物相符。
对破损、虫蛀、鼠咬、载体变质、字迹褪色的档案，要及时采取防治措施，进行修补和复制。
第十九条档案管理应建立收入、移出档案总登记簿，及时把收入和移出的档案分别进行登记。
按照要求，准确编制《公路养护档案工作基本情况统计表》。
第二十条档案管理应按档案的保管期限，定期用直接鉴定法对档案进行鉴定。
文书档案的鉴定工作应在单位负责人的领导下，由档案管理人员和有关业务人员组成鉴定小组共同进行；科技档案的鉴定工作，要在工程师或科学技术负责人的领导下，由档案人员和科技人员共同进行。
第二十一条鉴定工作结束后，应由档案人员提出“档案鉴定工作报告”，编写“档案销毁清册”，经本单位领导人签字批准后，方予销毁备案。
销毁档案时，应指定两人监销，监销人应在“档案销毁清册”上签字。
未经鉴定和批准，不
得销毁任何档案。
第二十二条档案人员退休或调动工作时，应在离职前做好档案及其设施、设备的移交工作，办好交接手续。
第二十三条单位领导要支持档案人员积极参加有关档案管理、业务建设等方面的理论研讨会或培训班，以便交流经验、研讨问题、促进发展，不断提高档案工作的管理水平。
第五章档案信息的开发与利用
第二十四条公路养护档案开发利用的方式有：
1. 建立档案阅览室，以档案原件提供利用；
2. 以档案复制品提供利用；
3. 通过编写各种参考资料、撰写文章、著书立说等，以编研档案资料提供利用。
第二十五条档案管理人员出借档案时必须严格履行登记手续，在借用档案登记簿上登记，并当面点交清楚。
归还时要严格检查，防止受损和污染的档案入库，并在借用档案登记簿上注销。
第二十六条凡根据档案材料缩微、抄录、复制、复印的材料，经档案管理人员核对无误后，加盖档案管理证明专用章。
第二十七条借用档案的人员，对所借档案要负安全、保密之责，不得损毁、丢失、抽取、拆散，不得自行转借、翻印，擅自带出单位，严禁在文件上涂改和做任何文字标记。
第二十八条借用档案的人员，因公出差休假、探亲、
调动工作和离退休时，应立即将所借档案归还。
第十九条因借用档案解决重大问题，并产生较大的经济效益和社会效益的，应填写“档案利用效果登记表”。
第三十条对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式进行利用时，应采取稳妥的身份认定、权限控制等安全保密措施，并严格遵守有关保密规定。
第三十一条遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》，认真贯彻执行上级保密法规，做好保密工作。
第六章附则
第三十二条本办法自二0一一年一月一日起施行。
第三十三条本办法如与上级修订的管理制度、办法抵触之处，按上级规定执行。