电子文档管理与技巧
总部：Jogger
2006年8月29日
2013-7-22
培训目录
1.文件命名及存档管理
2.文件打印前的准备工作
3.打印选项缩放功能的使用
4.其它注意事项
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1、文件命名及存档管理
1.1 文件命名及保存
1.2 文件的基本内容
1.3 自动存档的正确设置
1.4 文档分类管理
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1.1 文件命名及保存
1.1.1 文件命名及保存的常规样式
a.Word文件命名样式
b.Excel文件命名样式
c.文件命名后的正确显示样式
d.错误的文件命名样式
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1.1 文件命名及保存
1.1.2 注意事项：
文件一旦建立后应立即命名和保存以防丢失
文件名必须与文件内容相一致，否则难以查找
保存时应分类存档
在复制同格式的文件编辑时，必须立即更改文件名并保存，否则会覆盖并导致原文件丢失
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1.2 文件的基本内容
1.2.1 文件内容：
文件名
创建人
创建/修订日期
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1.2 文件的基本内容
1.2.2 注意事项：
1)如文件需提交相关人员审核时，应补充完整
2)如文件超过一页时，应设置页码，以便识别
3)日期“年月日”的输入必须完整。
为防止错误，
可直接从菜单“工具”--“插入”--“日期和时间”
直接输入
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1.4 文档分类管理
创建文件时应按类型或性质进行定义并创建好文档，如创建“电子文档管理与技巧”培训教程文
档名，同时创建“培训”文件夹
对制作或接收的文件分类归档。
保存文件时，直接将“电子文档管理与技巧”保存在”培训”文
件夹中
为节省和缩短查询时间，建议大家在建立文件是尽量使用英文。
当打开分类文档时，直接使用键
盘输入第一个字母即可找到对应的文档
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3、打印选项缩放功能的使用
3.1 Word的操作步骤
3.2 Excel的操作步骤
说明：
打印预览时，如发现文件部分超边（即超
页）或需打印在一页时，可使用此项功能。
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3.1 Word的操作步骤
3.1.2 注意事项：
1)默认状态下，打印机选中的是“无缩放”
类型；且“每页的版数”无须改变；
2)在【文件】--【打印】--“属性”--【效果】-
-【正常尺寸的%(N)】的比例缩放，只能改变文档整体比例，并不能改变页数。
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3.2 Excel的操作步骤
1)选择【文件】菜单下的【页面设置】命令；
2)在打开的对话框中，单击“缩放比例”设
置项处的对话框；
3)设置好缩放比例后，单击“打印预览”按
钮直到显示理解效果；
4)单击“确定”按钮。
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4、其它注意事项
4.1 “我的文档”位置的正确设置
4.2 妙用“格式刷”
4.3 如何设置“页眉与页脚”
4.4 在WORD中如何美化你的表格
4.5 充分发挥你的左右手—快捷键的使用
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置
4.1.1 更改前样式
4.1.2 更改后样式
4.1.3 更改原因
4.1.4 更改步骤
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置
4.1.1 更改前样式
即系统默认格式，C:\Documents and
Settings\user\My Documents
4.1.2 更改后样式
更改为非系统盘存储，即将文档存属更改为
“D:\My Documents”或“E:\My Documents”
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置
4.1.3 更改原因
系统出现故障时，系统盘默认的程序和文档通常都会丢失或无法打开，非系统盘文件一般不受影响
注：什么是系统盘
系统盘通常指的就是Window系统安装后的硬盘区域，默认盘为C盘
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4.1 “我的文档”位置的正确设
置
4.1.4 更改步骤
右击桌面“我的文档”，选择“属性”；
选择“属性”下的“目标文件夹”，将原路径“C:\Documents and Settings\user\My
Documents”更改为““D:\My Documents”或
“E:\My Documents”
更改时，弹出对话框“创建文件夹”；
点击“是”按钮。
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4.2妙用“格式刷”
4.2.1 什么是“格式刷”
4.2.2 格式刷的原理及作用
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4.2.1 什么是“格式刷”
“格式刷”实际上是一种特殊的复制、粘贴工
具，主要用于对字符、段落和单元格的格式化
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4.3 如何设置“页眉与页脚”
1)选择【视图】菜单下的【页眉和页脚】命令。
切换
到【页面】视图，并出现【页眉和页脚】工具栏2)Word可通过单击工具栏上的【在页眉和页脚间切
换】按钮或者利用垂直滚动条向上、向下滚动，就可以在页眉和页脚之间切换
3)Excel则可直接在对话框中进行页眉与页脚切换
4)在“页眉与页脚中”输入相关文字后，单击【页眉
和页脚】工具栏上的【关闭】按钮
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4.3 如何设置“页眉与页脚”
注意事项：
可插入页码、日期和时间等作为文档的页眉或页脚 对于首页、偶数和奇数页，可使用不同的页眉或页脚
附：页眉与页脚样式
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4.4 在WORD中如何美观表格
4.4.1 如何设置表格标题行重复
选择菜单栏“表格”下“标题栏重复”选项，则从下页标题栏自动重复，避免单页阅读
时有针对性的查找和对比上下文
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4.4 在WORD中如何美观表格
4.4.2 “表格属性”的边框、底纹和选项的使用
a)选中要标注边框或底纹的单元格后，然后选中相应的
线型，这样便可以直接从预览图中查看效果
b)有关“选项”，主要用于更改文字与边距的大小，一
方面，有利于增加输入更多文字；另一方面，更有利于调整整个文本的格式
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4.4 在WORD中如何美观表格
4.4.3 行与列距的设置方法
a)别忘记最简单易行的设置方法：直接选中整个表框，
然后把鼠标放置在表格的右下角自由拉动，只到选择合适的位置放松鼠标即可；
b)选中工菜单栏“表格”的下拉菜单“自动调整”进行
行与列的自由设定；
c)手动调整（略）
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4.5 快捷键的使用
1)如果希望快速完成需要频繁执行的任务，
指定快捷键不失为一种非常好的方式，您
只需按下键盘上的一个或多个按键，即可
完成一项任务
2)在操作过程中，要特别协调和利用好您的
左右手，这样操作会节省大量时间
3)快捷键规则（略）
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The End!
Thanks for you all coming!
谢谢大家
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Word文件命名样式
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Excel文件命名样式
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文件命名后的正确显示样式
2013-7-22
错误的文件命名样式
2013-7-22
Word自动保存设置步骤1
2013-7-22
Word自动保存设置步骤2
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Excel自动保存设置步骤1
2013-7-22
Excel自动保存设置步骤2
2013-7-22
Excel自动保存设置步骤3
2013-7-22
Excel自动保存设置步骤4
2013-7-22
Excel自动保存设置注意事项步骤1
2013-7-22
Excel自动保存设置注意事项步骤2
2013-7-22
Word打印缩放功能设置步骤1
2013-7-22
2013-7-22
2013-7-22
2013-7-22
页眉与页脚设置样式
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