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2020年4月19日
文件档案管理制度
目的：为保证公司档案的完整性、实用性和有效性，便于查找利用，
做好收集、立卷、保管等工作，维护文件档案的安全，特制定本制
度。
适用范围：公司生产质量管理、设备、基建、研发、财务、行政等需
要归档存储的文件、录像、图片资料的管理。
责任：各部门负责人、档案管理员。
内容：
1、存档原则
1.1、对公司规定立卷归档的文件资料，各部门按照要求，根据实际情况
及文件档案特点定期向文件档案管理员移交，集中管理，任何个人不得
据为己有。
1.1.1、批记录生产、检验结束后即时归档。
1.1.2、生产、检验辅助记录结束后经各部门审核后及时归档，QA领用
批生产的报告不另作归档，随批记录即时归档（如A、B级洁净区沉降
菌检测报告、浮游菌测试报告、洁净区表面微生物监测记录、洁净区人
员监测记录、清场合格证等）。
1.1.3、临时记录及文件即时归档。相关的培训记录及健康档案由企管部
归档保存。
1.2、公司全体员工都有保护档案的义务。
2、档案的分类及管理
2.1、档案分类、存档期限、密级划分及管理责任人
文档仅供参考，不当之处，请联系改正。
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一级 分类 二级
分类
三级分类
存档期限 密级划分
管理
责任人
生产质量管理档案 质量标准 原料、辅料、中间产品、成品(仅现行版)、内包材、外包材、生产介质、其它 生新废旧，之后原件保存五年。 机密 生产部档案员
质量部
档案员
SMP文
件SOP文件 部门代码 生新废旧，之后原件保存五年。 秘密
记录 部门代码 与稳定性、验证有关的记录保存八年；其它记录保存五年。 普通
批记录 产品代码 保存至效期后一年（未规定效期则保留五年）。 秘密
数据备份 部门代码 保存八年 机密
计量 内部校验、外部校验 保存至有效期后一年 秘密
检验方法 原料、辅料、中间产品、成品(仅现行版)、内包材、外包材、生产介质、其它 生新废旧，之后原件保存五年。 秘密
供应商档案 原料、辅料、化
学试剂、其它
有业务联系的合格供应商
永久保存；不再作为供应商后保存一年。 秘密
产品档案 产品代码 产品配方、产品批件、包装设计、工艺规程、空白批记录、质量标准生新废
旧，原件保存五年；其它
资料保存八年。技术转移
资料永久保存。
工艺规程、技术
转移资料为绝密
级，质量标准为
机密级，其它资
料为秘密级。
设备厂房
建设档案
合同复
印件
设备采购、工程
基建、委托合同、其它合同 永久保存 机密
设备部经理或指定部门内专人负责 验证文件 验证主计划、厂房及公用系统、设备验证、方法学验证、工艺验
证、清洁验证；
长期保存至产品、设备、
方法等失效后一年。
机密
工程基
建
设计文件、图
纸、会议记录、
招投标文件、造
价、工程管理
（变更、进度控制、质量控制）、工程验收、工程报批资料、其它 永久保存 绝密
文档仅供参考，不当之处，请联系改正。
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设备档案 公用系统、物料仓库等的辅助设备 、生产中心设备、 QC设备、QA设备 设备运行资料保存八年，其它资料在设备报废一年
后销毁。
秘密
研发档案
合同复
印件
技术转让合同、合作协议、保密协议、原辅料采购、委托合同、其它合同 永久保存 绝密 研发部
经理或
指定部
门内专
人负责
技术转移 产品代码 永久保存 绝密
批文 产品代码 永久保存 绝密
机构人员行政公司重大事项档案 合同复印件 公司重大事项合同、员工劳动合同、保密协议、其它合同 永久保存 机密 企管部
主任或
指定专
人负责
员工培训 培训计划、总结；内部培训记录、外部培训报
告、离职人员培
训档案、个人培
训档案
个人培训档案员工离职一
年后销毁，其它培训资料保存五年。 秘密
通用管理 资质、证书、部门职责、职务说明书、手册、注册申报资料、其它 注册申报资料永久保存；其它资料生新废旧，原件保存五年。 注册申报资料为绝密级；其它
为秘密级
其它 集团发文、会议纪要、政府发文、人员健康档案、薪酬、考核等 保存八年，人员档案为员工离职后一年销毁。 机密
财务档案
会计账
簿
总账、明细账、
日记账、辅助账、涉外账 永久 绝密
财务部
经理或
指定专
人负责
会计凭证 记账凭证、原始
凭证
永久 绝密
财务报
表
年度报表、决算
报表
永久 绝密
月度报表、中期
报表
绝密
其它资
料
移交清册、销毁
清册
25年 机密
银行对账单、余
额调节表
5年 机密
财务软件光盘和
使用手册
永久 机密
软件数据库备份 5年 绝密
文档仅供参考，不当之处，请联系改正。
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2020年4月19日
注：1、没有在此范围内的呈请上一级领导或逐级请示确定。
2、公司所有合同原件依据泰丰发[ ]045号《合同保管制度》管理。
2.2、公司设档案管理员一名，对全公司电子版档案进行管理。
3、公司保密文件档案各密级的定义。
3.1、绝密：是公司涉密事务中的核心部分，限极少数人知悉的事项，
一旦泄密会使公司利益遭受危害和重大损失，涉及公司命运。
3.2、机密：是公司涉密事务中比较重要的部分，限少数人知悉，一旦
泄密，将给公司造成严重的损失。
3.3、秘密：公司保密事务中重要程度较低的部分，一旦泄密会对公司
造成一定的危害，或者潜在的损失，对公司内部公开，对外部保密均
为秘密级。
4、文件档案的存储方法
公司的因此档案必须同时以两种形式四种方法存储：纸质档案
（文件盒存于部门文件柜）、电子档案（专用电脑存储、移动硬盘存
储、刻录光盘存储）
5、文件资料的接收、归档、查阅、借阅、拷贝
5.1、接收
5.1.1、接收时间
A、文件：复印分发至各部门后，文件档案管理员即可将原件存档。
B、记录：按照《记录管理制度》执行。
C、其它资料：各部门收集、整理本部门归档的文件资料交于文件档案
管理员。