DMS管理员标准作业手册文件类别: 作业手册文件编号:撰写单位: 饮品群营业本部版本: 第 1 版生效日期: 2010-04-15机密等级: □机密▉一般合计页数: 共7 页1目的：根据集团“若要富、先修路”的发展战略与经营计划，2010年度要强化通路的建设与培育，为经销商规模化提供更专业化支持，派驻DMS管理员于JBP+战略伙伴，驻点协助JBP+战略伙伴使用EDMS系统做进销存管理工作。

2DMS管理员的架构与职责2.1架构2.2职责驻点协助JBP+战略伙伴使用EDMS系统做进销存管理工作。

3DMS管理员的职掌3.1EDMS订单处理：3.1.1EDMS订单处理：3.1.2确认交易客户账上余额3.1.3依全品项订货原则创建经销商采购订单3.1.4依业代转单创建经销商的销售订单3.2EDMS客户管理3.2.1经销商与公司的采购对账3.2.2经销商与二阶批发商的销售对账3.2.3定期对经销商库存进行盘点3.2.4经销商EDMS系统管理，为营业提供准确的进销存数据3.2.5经销商返利管理，士多批发商返利、DC送货奖励的数据提供，返货接收、发放管理3.3日常管理3.3.1经销商盘点单留存保管3.3.2经销商送货单留存保管3.3.3送货准时率、准确率KPI管理4DMS管理员人员培训、交接4.1DMS管理员培训上岗作业标准。

4.1.1订单管理组主管对DMS管理员做公司相关制度、工作执掌、DMS管理员SOP方面的培训。

4.1.2对DMS管理员做EDMS系统操作、进销存、库存状态方面的培训。

4.1.3培训完毕后，培训报告及DMS管理员的培训心得报告营业本部，营业本部确认合格，DMS管理员即可独立上岗工作。

4.2DMS管理员异动交接作业标准。

4.2.1按照公司人资异动交接制度进行交接。

4.2.2异动人员对新进人员进行现场工作辅导。

4.2.3留档的相关单据及经销商EDMS系统权限的移交。

4.2.4相关资产及硬件设备的移交。

4.2.5交接清册需经销商/异动人员/新进人员共同签字确认。

5采购订货作业标准5.1采购建议：5.1.1发起人：业务组长。

5.1.2审核人：所长。

5.1.3打单人员：DMS管理员通过EDMS系统打单。

见《单一：采购订单》(没有配备DMS管理员的经销商，由业务所内勤通过SE打单)。

5.1.4采购建议数据来源：访问EDMS系统。

查看《表一：三阶库存期间报表》。

根据采购周期，安全库存系数（系统默认，建议淡季，旺季），系统自动计算出每种产品的建议采购量。

5.1.5订单原则：5.1.6全品项出货原则，B类品项不少于规定个数（系统进行管控，少于规定个数，订单无法通过）。

5.1.7本张订单赠品金额不能超过该订单总金额的42%。

5.1.8返利管控：5.1.9DMS管理员对已结案并产生促销案号TP1、再来一瓶等，根据订货品项出货数量，合理安排货补5.1.10针对封顶的返利促销案。

已货补金额，需记手工帐管理，并注意赠品金额不能超过封顶的金额。

否则超过封顶的金额会造成客户冻结。

图：1-1-1《表一：三阶库存期间报表》5.2采购订单录入：图1-2-1：《单一：采购订单》5.2.1DMS管理员依组长的下的采购单进行经销商订单的处理。

5.2.2访问路径：5.2.3EDMS系统–〉采购流程–〉采购订单5.2.4填写主信息：A．填写送货时间。

B．选择送货地址。

C．填写出货工厂的工厂编号。

D．填写库位。

E．如果有需要特殊说明的内容，填写在备注栏。

5.2.5填写明细信息：A．点击下表中的第一个空行，产生输入框，输入框右侧出现有选择产品按钮。

B．点击选择产品按钮，调出“产品选择”页面(见图1-1-2《产品选择》)，勾选需要出货的主卖品，赠品后面处理。

点击确定按钮，确认沟选的产品。

已经输入到采购单的产品，可以通过删除产品编码来删除此品项。

C．单价、金额和标箱数：这些栏位由系统自动显示和计算，不能修改，公式为：D．输入数量*单价=金额；标箱数是根据每一产品的容积折算比自动计算，向上取整的。

E．产品编码输入或选择后，可以通过Enter 键快速将焦点移位到数量处，直接输入数量。

F．采购单界面的产品，只有主卖品可以添加和删除，赠品的添加和删除需要到赠品选择界面进行。

G．选择好主卖品后，点存盘按钮。

图1-2-2：《入库产品选择：》5.2.6刷新价格、刷新促销：A．如果系统不能自动带出价格，或者带出的价格与目前价格实际执行价格不一致，请点击右上方的刷新价格按钮。

B．刷新价格后，界面上显示集团R3系统中最新的价格，该价格保存到EDMS系统中。

下次会自动带出。

(注意：刷新价格只会刷新本订单中出现的产品) C．点击刷新促销按钮，会取得该用户所有可用促销案的相关信息，并保存在EDMS 系统中。

供后面自动促销和手工促销使用5.2.7自动促销：A．当订单中的主卖品有长短促时，点击该按钮，系统会自动计算长、短促赠品，并将赠品添加到表格中。

5.2.8手工促销A．对于再来一瓶、TP1等促销上限封顶的促销案。

需要操作人员手工选择促销案、促销赠品。

B．点击右上“手工促销”按钮，弹出。

如图1-1-3：《促销赠品选择》窗口C．在《促销赠品选择》窗口中，选择可享受促销案。

选中后，“赠品选择”栏会出现按钮，点击该按钮，可以选择赠品。

D．选择赠品后，下方赠品列表出现产品，输入赠品数量，系统自动计算金额。

E．点击确定后，完成赠品选择。

图1-2-3：《促销赠品选择》5.2.9订单提交A．完成以上步骤后，点“提交”按钮。

完成订单处理。

B．提交的订单会自动转成R3系统中的报价单。

该报价单经订单管理组审核通过，转成R3订单。

C．R3订单在系统中进行交货后，交货的订单可以同步回EDMS系统，由DMS管理员进行收货。

5.3采购收货：5.3.1到货后，仓管确认到货数量及产品层别(将生产月份写在产品名称后面)，经销商在纸面单据上签字盖收货章，DMS管理员见纸面收货单后及时在EDMS系统收货入库确认。

5.3.2路径：采购流程—〉采购单入库，见图1-3-1《采购单入库汇总表》5.3.3系统每天凌晨3：00会自动下载已经发货的采购订单。

用户每天打开采购单入库汇总表后就可以看到这些已经交货的采购订单。

5.3.4DMS管理员按照纸面收货单的单号(200)，找到系统中的订单5.3.5如果供应商的发货单已到，但该界面中没有订单显示。

可以点击“订单同步”按钮。

输入发货单右上角的号码（如：01）后，可以得到该单的信息。

5.3.6DMS管理员需要核对总金额和总数量与纸面收货单是否一致。

如果不一致，则将该单作废，然后点“订单同步”按钮重新同步该订单。

5.3.7如果需要查看处理过的订单可以通过查询按钮查看。

图1-3-1《采购单入库汇总表》5.3.8双击汇总表中的订单纪录或选中纪录后点编辑按钮，可以进入订单明细。

见图1-3-2《采购单入库》5.3.9如果经销商存在多个仓库，需要选择正确的入库仓库(界面左上)。

5.3.10系统默认的产品层别状态是正常品，DMS管理员需要将其改为实际的月份层别状态。

如：正常品-〉三月5.3.11确认订单无误后，点“提交”按钮。

完成所有产品的入库动作。

5.3.12确认后的纸面订单交由经销商指定人员保管。

图1-3-2《采购单入库》5.4付款核销、对帐5.4.1根据经销商付款凭证，在系统中做预付款作业。

在预付款备注栏填写付款凭证的凭证号码。

5.4.2收货后核对公司交货单号，做预付款核销，冲抵预付款。

核销步骤如下：A．路径：采购流程——〉付款核销B．根据销售单号(200开头单号)，核对纸面订单金额与付款核销中应付金额是否一致。

一致的，在“预付核销”栏位填写本单需要支付的金额。

C．勾选需要核销的单据。

D．点击核销按钮，完成该单据的核销。

如果核销金额与应付金额有差异，系统会提示是否继续核销。

E．完成核销后，本界面不在显示已核销单据。

可以从付款查询界面、供应商对账单界面查看已经核销的单据。

5.4.3每月底列印已付款核销采购单据汇总，逐笔核对预付款及已核销付款金额，与公司核对R3对账单。

5.4.44核对无误后的R3对账单及EDMS对账单经销商需要签章（需以开户基本资料留档件相符）5.4.5货补对账处理，每月与经销商核对TP1\TP2\ZLYP手工帐。

5.4.6收货差异部分车队赔付，并在系统中做其他出库处理。

5.4.7对账单按月归档整理装订入册留存。

6经销商销售发货作业标准6.1经销商销售流程概述A 手工录入、编辑销售单，可选择赠品；保存的订单可在销售订单汇总表中继续编辑，状态为“新建”；提交的订单将转入发运单确认，状态为“提交”；勾选直接销售，然后提交订单，可以一步完成发运单确认、回单确认、收款核销全部流程，状态为“结算”。

B 汇总表中为经销商未处理的状态为“新建”的销售单，可选择处理多张销售单，也可进入销售单明细逐一处理，编辑后保存，状态仍为“新建”，提交至发运单确认，状态为“提交”，作废所选择的销售单，状态为“取消”。

C 发运单确认中可选择一张或多张发运单一起发运，也可进入发运单察看明细，修改发运数量后再发运。

送货单打印：在此可以选择一张或多张发运单打印。

建议打印三联：客户一联，经销商一联，营业所一联。

营业所联要有客户签字。

D 回单确认，可选择一张或多张销售单一起确认，也可进入察看明细，并根据客户实际的签收修改实收数量后再确认。

E 收款核销，输入实收金额和折让金额，核销销售单。

实收金额表示一张订单实际收到的货款，如果还未收齐货款，请不要核销，但可以保存。

如果未收齐货款核销，则未收齐部分计入折让。

核销后，无法修改该单的收款信息。

以下是销售流程界面：单张订单连续流程：用户如果勾选，则订单提交后，会自动进入下一个流程。

而不必退出当前界面，再进入下一流程。

适合于总是单张处理订单的情况。

6.2经销商销售订货作业标准6.2.1二阶客户订单，由业务所转单，经销商签字确认后方为有效订单。

DMS管理员进行系统录入动作。

6.2.2自营客户、一阶客户由经销商出具手写订单，签字确认后由DMS管理员进行系统录入作业。

6.2.3系统录入作业步骤如下：图2-2-1 《销售订单》A．选择客户：点击客户选择按钮，查询并选择客户，在客户地址列表选择客户地址，输入产品前须先选择客户。

B．客户余额：该界面显示销售客户的余额情况。

如果对该客户有预收款(预收款说明见收款核销)，该处显示预收款的余额（还剩多少预收款）。

C．仓库：如果该单的销售需要从指定的一个仓库中出货，可以选择该仓库，选择后。

无论是输入产品编码还是选择库存产品，都会默认成从该仓库的信息。

D．选择产品：可直接输入产品编码带出产品或点击产品查询按钮查询选择产品。

选择产品时，要注意品项层别，依据先入先出原则，月份早的层别优先出货。