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高效会议培训课件(PPT 49张)
对低效率会议的抱怨
美国一项对高级管理人员的调查表明,人们不喜欢开 会的原因有:
跑题: 83% 准备不足: 77% 低效率: 74%
缺乏倾听: 68%
会议长度: 60% 缺乏参与: 51%
低效率会议的高成本
研究表明:主管人员平均投入会议的时间为总工作时间的30%,高 级管理人员甚至达到50% 低效率会议掠夺你的时间 每个会议均耗时 X 年均开会数量 X 会议有效率 = ? 你主持的低效率会议掠夺别人的时间
记录人
笔录会议决议 备份会议记录
会议要素--会议角色及任务
回顾你以往主持的会议,你是否完成了:
主持人的任务 协助人的任务
记录人的任务
会议准备5WIH
WHY, WHO, WHEN WHERE, WHAT, HOW
以下情况,开会是种资源的浪费
主持人没有时间为会议作充分准备 与会者没有时间为会议作充分准备 必要人物不能出席 会议没有时间对问题展开讨论 书面形式比开会更有效
6-2 会议的基本步骤
Step3 征求方案 ・・・・・・征集意见、商讨方案
信息沟通类会议场地布置
活页 纸架
投影 屏幕
活页 纸架
投影屏幕
活页 纸架
决策讨论类会议场地布置
活页 纸架
活页 纸架
活页 纸架
活页 纸架
WHAT:议什么?
WHAT:议程
“会议讨论什么主题?” “议程有哪些?” “每项议题的时间分配?”
制订议程注意事项
议程应提前分发,使与会者有备而来 与会者可在会前及会议开始时合理提议增减议题
用一个比喻形容参加会议的心情
用一个比喻形容主持会议的心情
界定“会议”
三人以上 聚在一起 展开有组织的讨论 有效达到明确目的
会议和渠道沟通
沟通渠道
面谈 会议 电话沟通 电子邮件 正式文件 简报/短片/ 海报/展架
优点
可以利用现场气氛 双向沟通 集思广益 可当场看到对方的身体语言 方便 双向沟通 费用低廉 传播范围广 完整全面 可以事前充分准备 生动形象,视觉冲击力强,印象深 内容伸缩性强,可重复使用
通过语调完成的
是通过所使用的言辞传达的
开会具有电子邮件、电话、信函等方式 不可比拟的优势
会议的作用
发放消息型 Presentation Meeting 互通消息型 Information Sharing Meeting 解决问题型
信息沟通类
Problem-solving Meeting
重要议题应留有充分时间
常规议题先讨论 (时间简短) 重要议题之间应穿插一些简单议题
一次会议不要安排太多重要议题
会前合理划分每个议题的◇ ◇
议题:关于「沟通技巧」培训的企划 目的:构筑整体的培训内容 出席者: 日時:
◇
場所:
时间 9:00-9:30 会议项目 ◇该培训所被期待发挥的作用 ・ ◇与沟通技巧相关的能力要件确认 ・ ◇今后的实施日程 ・ ×× ○○ △△ 担当
完成会议既定的目标
会议要素--会议程序
有完整的会议过程,以便有效完成会议任务
会议要素--会议成员
充分发挥各成员的作用,创造积极的会议气氛
会议要素--会议角色
主持人
完成会议讨论任务 确保会议达到预期 目的 确保高质量讨论内 容
协助人
监控会议程序 贯彻会议规则/纪律 确保与会者平等参与
做出决定型 Decision-making Meeting
会议的作用
决策讨论类
会议是由哪些要素组成的?
会议三维立体图
会议任务
会议程序
会议成员 会议成员--会议角色
会议要素--会议三维立体图
会议任务 Task 会议程序 Process 会议成员 People
会议要素--会议任务
低效率会议 = “犯罪”
先开一个会 Things in Common
议题:找出小组成员之间肉眼无法观察到的8个共同点
目的:帮助参会人员增进相互之间的了解;融洽团队气氛;促进未来沟 通和关系的建立
地点:XX会议室 时间:8分钟
主持人:志愿者
记录人:志愿者 阐述人:志愿者
课前热身回顾
是什么行为和心态导致你们的讨论结果
缺点
面子作用 传达范围有限 须事先准备 有可能出现混乱局面 可能误解 看不到非语言的反馈 看不见非语言信息 反馈慢 须多重审核 不能及时获取反馈 制作时间及成本相对高 需要专业人员协助
会议的独特优势
在有效沟通中,所传递的信息
55%
是通过身体语言传达的
38%
7%
达成共识
Step5
Closing
6. 高效会议
6-2 会议的基本步骤
Step1 Opening ・・・・・・阐明会谈内容和目的
・对出席者表示感谢
・说明会谈的目的和重要性
・说明议题的讨论进程(时间分配等)
Step2 把握状况
・确认背景状况 ・寻求补充信息
・・・・・・说明详细的相关信息
・总结
6. 高效会议
WHEN&WHERE:何时何地?
WHEN,WHERE
“何时开会最有效达到会议目的”
“在哪里开会最合适?” “座位如何摆放?” “需要哪些设备?” “需要哪些食物准备?”
WHEN&WHERE:何时何地?
避免:
在用餐时间开讨论决策型会议
在临近下班时间仓促开会
在刚上班时间开会 在大家疲劳时间开会 没有及时提前通知会议时间与地点 在嘈杂地点开会
你以前主持的会议,哪些会议不该召开?举例说明。
WHY:会议的目的
WHY
“会议的具体目的是什么?”
会议主题≠会议目的!
会议目的:通过开会预期达到的结果 会议主题:会议讨论的核心议题
WHO:谁?
WHO:关键人物
“谁参加?”
“每个成员的独特作用”
考虑因素:
职位
会议中发挥的作用 会后发挥的作用
HOW:怎么议?
HOW 用什么方法
“如何让大家作最好准备?” “哪些内容需提前通知?”
“会议规则有哪些?”
6.高效会议
6-2 会议的基本步骤
Step1 Step2 Step3 Step4 Opening 把握状况 征求意见、方案 阐明会议内容、目的 介绍详细的相关信息 寻求意见、商讨方案 就结论和执行方法 达成一致 回顾会议内容 确定跟进方法